Кейс Аспро.Cloud: Как упростить финансовый контроль проектов и увеличить прибыльность

Наладить централизованное и прозрачное управление финансами в проектной компании BIMPRO, которая работала одновременно с несколькими клиентами. Из-за использования разрозненных инструментов (Excel, разные программы для документов) руководство не имело оперативной картины по бюджетам, рентабельности проектов и денежным потокам. Конкретные проблемы:

• Финансовые данные по проектам были разбросаны по разным системам, что приводило к ошибкам и потере информации.

• Формирование сводных финансовых отчетов занимало много времени и было чревато ошибками.

• Отсутствовал оперативный контроль за рентабельностью каждого проекта.

• Не было единой системы для постановки задач и отслеживания их выполнения командой, что усложняло управление.

Было принято решение внедрить комплексную CRM-систему Аспро.Cloud, которая объединила бы управление проектами и финансами в единой платформе. Ключевой фокус — не просто автоматизировать продажи, а создать прозрачную среду для контроля всего жизненного цикла проекта: от задач и сроков до точного финансового учета и отчетности. Это позволило бы руководству видеть полную картину бизнеса в реальном времени.

Провели аудит существующих процессов в BIMPRO. Выявили основные «болевые точки»: разрозненность данных, ручное составление отчетов, отсутствие контроля рентабельности на уровне проекта. Сформулировали ключевые требования к системе: централизация финансов, автоматизация отчетности, управление задачами, возможность делиться информацией с клиентами.

Внедрили модуль управления проектами в Аспро.Cloud. Основная работа на этом этапе:

• Создание шаблонов проектов: Разработали универсальные шаблоны для типовых задач компании. Это позволило в разы ускорить запуск новых заказов — вместо создания структуры с нуля команда адаптирует готовый шаблон под клиента.

• Настройка канбан-досок и задач: Организовали пространство для постановки задач, контроля дедлайнов и отслеживания прогресса по каждому проекту.

Интегрировали финансовые операции в карточку каждого проекта. Это стало ключевым изменением:

• Все доходы и расходы по проекту стали отображаться в одном месте.

• Настроили автоматическое формирование счетов и финансовых отчетов.

• Внедрили автоматический расчет рентабельности проекта на основе фактических данных.

• Наладили процесс контроля кассовых разрывов благодаря прозрачности платежей.

Клиентский доступ: Настроили ролевой доступ, позволяющий клиентам видеть прогресс по своему проекту, общаться с командой и оплачивать счета прямо в системе. Это сократило время на подготовку отчетов для клиентов.

Обучение команды: Техническое внедрение заняло 5 дней, но основное время ушло на адаптацию сотрудников. Особое внимание уделили творческим специалистам (дизайнерам), которым сложнее привыкнуть к структурированной системе. Проводили поэтапное обучение.

Спустя несколько месяцев после внедрения Аспро.Cloud проектная компания BIMPRO получила качественно новый уровень управления и конкретные финансовые результаты:

1. Обнаружены скрытые доходы и повышена финансовая прозрачность. После централизации учета в CRM были выявлены «потерянные» 500 000 рублей, которые ранее не были корректно учтены в разрозненных системах. Теперь все финансовые потоки полностью контролируемы.

2. Получен полный контроль над рентабельностью проектов. Руководство в реальном времени видит, какие проекты приносят прибыль, а какие — убыточны, что позволяет оперативно принимать управленческие решения и оптимизировать портфель заказов.

3. Значительно сокращено время на администрирование. Автоматизация формирования отчетов и отказ от громоздких Excel-таблиц освободили десятки часов рабочего времени ежемесячно, которые команда теперь тратит на основную работу.

4. Укреплено доверие клиентов и упрощена коммуникация. Предоставление заказчикам доступа к проекту в CRM повысило прозрачность и снизило количество запросов о статусе работ. Клиенты ценят открытость и чаще возвращаются с новыми заказами.

Этот кейс наглядно показывает, что внедрение CRM — это не просто «удобный планировщик задач», а стратегический инструмент для финансового контроля и роста прибыльности. Система помогла не только навести порядок в процессах, но и literally найти потерянные деньги, что напрямую повлияло на финансовый результат компании.