Кейс Аспро.Cloud: Как юридическая фирма Win&Joy наладила управление 30+ параллельными проектами

Автоматизировать управление бизнес-процессами в быстрорастущей юридической компании Win&Joy, которая одновременно вела до 30 арбитражных дел. Команда из 5 человек столкнулась с хаосом в координации задач, отсутствием прозрачности в загрузке сотрудников и трудностями в контроле жестких процессуальных сроков. Необходимо было внедрить систему, которая решит три ключевые проблемы:

• Упорядочить управление множеством параллельных проектов с уникальными дедлайнами.

• Внедрить точный учет рабочего времени для корректного расчета стоимости юридических услуг.

• Централизовать клиентскую коммуникацию, документооборот и финансовый учет в одной платформе, отказавшись от разрозненных инструментов.

Было принято решение внедрить комплексную CRM-систему для управления бизнесом — Аспро.Cloud. Ключевыми критериями выбора стали: интуитивный интерфейс для быстрой адаптации команды, гибкость в настройке рабочих процессов под юридическую специфику и выгодная тарифная модель, позволяющая подключать стажеров без доплат.

Процесс работы над проектом включал анализ текущих процессов, выбор и настройку платформы, обучение команды и поэтапное внедрение ключевых модулей: от воронки продаж до финансового учета.

Проанализировали текущие инструменты (Trello, ProjectMate) и выявили их недостатки: отсутствие учета времени, неудобный интерфейс, сложности с масштабированием. Сформулировали требования к новой системе: проектный менеджмент, тайм-трекер, CRM и финансы в едином окне. После сравнения нескольких решений выбор пал на Аспро.Cloud из-за понятного интерфейса и гибкой ценовой политики.

Провели бесплатную демонстрацию системы с экспертом Аспро.Cloud, чтобы понять ее возможности. Руководитель компании самостоятельно настроила платформу под юридические процессы:

• Воронка продаж: Создана уникальная цепочка этапов сделки: от «Новой заявки» через «Консультацию» и «Исполнение» до «Оплаты».

• Шаблоны проектов: Разработаны типовые сценарии для частых процедур (например, банкротство физлиц), что ускорило планирование новых дел.

• Календарь и база знаний: Настроены общие инструменты для синхронизации команды и хранения накопленного опыта.

Поэтапно подключили и внедрили самые важные для практики модули, фокусируясь на их полезности для ежедневных задач:

• Учет времени: Внедрили тайм-трекер для фиксации затрат на каждую задачу. Это позволило точно оценивать себестоимость услуг.

• Финансовый учет: Настроили автоматическое формирование счетов из данных сделки и интеграцию с банком для отслеживания оплат.

• Работа с командой: Провели обучение, чтобы преодолеть консервативное сопротивление новым технологиям и привить привычку работать в системе.

После освоения базовых функций начали планировать дальнейшую автоматизацию для роста бизнеса. Запланировали интеграцию с телефонией и мессенджерами (WhatsApp, Telegram) для автоматического создания заявок из всех каналов связи и сокращения ручной работы.

Спустя год работы с Аспро.Cloud юридическая компания Win&Joy добилась измеримых улучшений в управлении и прозрачности бизнеса:

1. Контроль над проектами: Руководитель получила полную видимость загрузки каждого юриста и статуса всех 30+ дел в режиме реального времени. Прозрачность процессов исключила срывы сроков и потерю информации.

2. Точный расчет услуг: Внедрение тайм-трекинга позволило перейти к обоснованному ценообразованию на основе реальных трудозатрат, а не интуитивных оценок.

3. Снижение операционной нагрузки: Автоматизация рутины (выставление счетов, финансовые отчеты) сократила административную нагрузку на руководителя, высвободив время для стратегических задач.

4. Фундамент для роста: Созданная цифровая экосистема (от воронки продаж до базы знаний) стала надежной основой для масштабирования услуг и привлечения большего числа клиентов без потери качества.

Этот кейс доказывает, что даже в консервативной юридической отрасли правильно подобранная и настроенная CRM-система может стать ключевым конкурентным преимуществом. Это не просто инструмент для учета, а платформа для роста, которая повышает надежность услуг и доверие клиентов.