Кейс Аспро: CRM-система для строительных компаний — как управлять проектами без хаоса

Компания «Спецкомплект» — многопрофильная строительная организация с офисами в шести городах России и странах СНГ — столкнулась с хаосом в управлении десятками параллельных проектов. Основные проблемы:

• Разрозненность информации: Проектная документация, договоры, финансовая отчетность и коммерческие предложения хранились в разных файлах Excel и почтовых ящиках. Поиск нужного документа занимал часы.

• Невозможность контроля: Не было единой картины по всем объектам. Руководство не могло оперативно видеть, на какой стадии находится каждый проект, какие сроки и бюджет.

• Ручной документооборот: Составление актов, счетов и технических заданий велось вручную. Данные дублировались между Excel и интернет-банком, что вело к ошибкам.

• Риск потери данных: Коммерческие предложения и черновики договоров легко терялись в общем потоке информации.

Цель: Централизовать управление всеми строительными проектами, автоматизировать рутинные операции с документами и финансами, исключить человеческий фактор и создать прозрачную систему контроля для масштабирования бизнеса.

После анализа рынка (решения от 1С и Advanta были отвергнуты из-за сложности лицензирования и высокой стоимости внедрения) компания выбрала специализированную CRM-платформу для управления проектами и финансами — Аспро.Cloud.

Решение позволило перевести все процессы с изолированных таблиц в единое цифровое пространство, где каждый проект имеет свою структурированную карточку со всеми связанными данными.

Самый ресурсоемкий этап. Мы не стали «переключать» все процессы за день, а последовательно переносили информацию в новую систему.

• Анализ текущих процессов. Описали все этапы работы по проекту, от первого контакта с клиентом до сдачи объекта.

• Первичное наполнение базы. Вручную и с помощью импорта загрузили в CRM базу существующих договоров, контрагентов (клиентов и подрядчиков) и финансовых данных.

• Настройка структуры. Создали шаблоны проектов с типовыми этапами (проектирование, согласование, закупка, строительство, сдача) и чек-листами для контроля.

«Самым сложным было первично наполнить базу договорами, контрагентами, подрядчиками. В целом все удобно. Заведение небольшого проекта заняло около одного или двух часов», — Александр Литневский, директор «Спецкомплект».

На этом этапе мы начали вести реальные проекты в CRM, обучая команду работать в новой системе.

• Запуск пилотных проектов. В CRM были заведены 5 действующих объектов. Для каждого настроены этапы, задачи, назначены ответственные и закреплены все документы.

• Обучение команды. Провели обучение для менеджеров проектов и бухгалтерии. Основной акцент — на удобстве: все данные по проекту теперь в одном окне.

• Настройка документооборота. Подготовили шаблоны для автоматического формирования счетов и актов непосредственно из карточки проекта.

После того как команда освоила базовый функционал, мы начали настраивать автоматизацию для экономии времени.

• Финансовый контроль. Настроили раздел для учета поступлений и расходов по каждому проекту. Планируется интеграция для импорта банковских выписок.

• Централизация коммуникаций. Запустили процесс интеграции корпоративной почты, чтобы вся переписка с клиентами и подрядчиками велась и хранилась в CRM.

• Планирование развития. Составили roadmap по подключению дополнительных функций: клиентский портал для подрядчиков, коллтрекинг, уведомления в Telegram.

Спустя несколько месяцев системной работы с Аспро.Cloud компания «Спецкомплект» получила конкретные измеримые результаты:

1. Полный контроль над проектами. Все 5 объектов, ведущихся в системе, находятся под постоянным контролем. Два из них уже прошли полный цикл — от договора до акта сдачи — и были завершены точно в срок, несмотря на период адаптации к CRM.

2. Ускорение документооборота. Поиск любого договора или технического задания теперь занимает секунды, а не часы. Счета и акты формируются автоматически, что сократило время на их подготовку на 70%.

3. Прозрачность финансов. Первый платеж по проекту в новой системе поступил уже через 7 дней после выставления счета. Все финансовые движения привязаны к проектам и видны в реальном времени.

4. Устранение хаоса. Исчезла путаница с версиями документов. Вся история коммуникаций, задачи и файлы по каждому проекту хранятся централизованно в его карточке.

Главный итог: Компания перестала «тушить пожары» и заниматься рутиной. Руководство получило инструмент для стратегического управления и уверенного масштабирования бизнеса на новые регионы.

«Ожидаем выхода клиентского портала. Тогда можно будет добавлять подрядчиков и клиентов к проектам. В реальном времени можно будет видеть, что происходит по задачам, на какой мы стадии», — делится планами Александр Литневский.

Этот кейс наглядно показывает, что цифровизация строительного бизнеса — это не про сложные и дорогие системы, а про выбор понятного инструмента, который решает конкретные боли: потерю данных, рутину и отсутствие контроля.