Кейс Аспро: как архитектурное бюро оптимизировало управление проектами с помощью единой CRM-системы

Архитектурное бюро XXIIIVEK столкнулось с критическими проблемами в управлении бизнес-процессами из-за использования трех разрозненных систем:

• для работы с клиентами

• для финансового учета

• для управления проектами

Такая фрагментация создавала операционный хаос:

• Менеджеры теряли информацию при переключении между системами

• Отсутствовала единая картина всех бизнес-процессов

• Ручные расчеты рентабельности в Excel приводили к ошибкам в тендерах

• Финансовые потери из-за неверных расчетов стоимости проектов

• Невозможность удаленного контроля для руководителя

Ключевая задача: объединить все процессы в единой системе с автоматическим расчетом рентабельности и обеспечить прозрачность управления.

Мы предложили комплексный переход на платформу Аспро.Cloud, которая объединила все необходимые модули в единой системе. Ключевыми преимуществами решения стали:

• Единое пространство для CRM, управления проектами и финансами

• Автоматический расчет рентабельности проектов

• Интеграция телефонии для коммуникаций

• Возможность удаленного контроля всех процессов

• Гибкая настройка воронок продаж под разные типы клиентов

Начали с переноса всех клиентских данных из предыдущей CRM в Аспро.Cloud:

• Экспорт контактов и сделок в CSV-формате

Настройка структуры карточек контрагентов с сегментацией:

• Клиенты

• Поставщики

• Девелоперы

• Архитекторы-партнеры

• Создание пользовательских полей для хранения дополнительной информации

• Настройка прав доступа для разных отделов

Разработали специализированные воронки для разных типов клиентов:

• Для дизайнеров — упор на визуализацию и творческую составляющую

• Для девелоперов — акцент на сроки и бюджет

• Для тендерных процедур — детальная проработка документации

Каждая воронка включает этапы:

• Новые запросы

• Установление контакта с ЛПР

• Переговоры и презентация

• Согласование КП

• Подписание договора

• Старт проекта

Подключили и настроили телефонию для бесшовной коммуникации:

• Интеграция с Zadarma и Mango Office

• Настройка совершения звонков прямо из карточек контактов

• Автоматическая запись истории звонков

• Синхронизация email-переписки

Запустили комплексное управление финансами:

• Настройка статей доходов и расходов

• Интеграция финансового планирования в проекты

• Автоматизация расчета рентабельности

• Настройка отчетности по план-факт анализу

Разработали корпоративную базу знаний для стандартизации процессов:

• Описание алгоритмов работы со сделками

• Чек-листы для каждого этапа проектов

• Обучающие материалы для менеджеров

• Шаблоны документов и презентаций

Спустя 2 месяца внедрения Аспро.Cloud архитектурное бюро XXIIIVEK достигло значительных улучшений в управлении бизнесом:

Количественные результаты:

• Полный отказ от 3 разрозненных систем

• Сокращение времени на администрирование процессов на 15 часов в неделю

• Исключение ошибок в расчетах рентабельности проектов

• Ускорение подготовки коммерческих предложений в 2 раза

Качественные улучшения:

• Прозрачность управления

"Теперь я захожу в Аспро.Cloud и сразу понимаю, какие проекты в работе, сколько каждый принесет, могу оценить состояние денежного потока компании", — Сергей Капустин, руководитель бюро.

• Автоматизация расчетов

Система автоматически рассчитывает рентабельность проектов, учитывая все статьи расходов. Это исключило ошибки, которые раньше возникали при ручных расчетах в Excel.

• Эффективная удаленная работа

Платформа позволила перевести часть команды на удаленный формат без потери контроля:

• Удаленные менеджеры по продажам

• Специалисты отдела реализации

• Архитекторы и дизайнеры

• Стандартизация процессов

Корпоративная база знаний ускорила адаптацию новых сотрудников и обеспечила единые стандарты работы для всей команды.

Этот кейс демонстрирует, что переход от множества разрозненных инструментов к единой системе управления может кардинально повысить эффективность проектного бизнеса. Комплексный подход позволяет не только решить операционные проблемы, но и создать основу для устойчивого роста.