Кейс Аспро: как брендинговое агентство DUGA объединило 10 инструментов в одной системе

Брендинговое агентство DUGA столкнулось с критической проблемой фрагментации бизнес-процессов. Компания использовала 10 разрозненных сервисов для управления различными аспектами деятельности:

• Asana для управления проектами

• amoCRM для ведения сделок

• «Контур.Эльба» и MS Office для документооборота

• Notion для базы знаний

• Dropbox для хранения файлов

• Google-таблицы для финансового учета

Такая разрозненность создавала системные проблемы:

• Потеря информации при передаче проектов между отделами

• Невозможность получить целостную картину бизнеса

• Ручная сверка финансовых данных, занимающая часы работы

• Отсутствие проектной аналитики для оценки рентабельности

• Снижение операционной эффективности команды из 22 специалистов

Задача состояла в консолидации всех процессов в единой системе управления с сохранением накопленных данных и минимальным disruption для текущей работы.

Мы предложили комплексный переход на платформу Аспро.Cloud, которая объединила все необходимые модули в единой системе. Ключевыми преимуществами решения стали:

• Единое пространство для управления проектами, CRM и финансами

• Гибкая настройка под специфику брендингового агентства

• Интуитивный интерфейс, важный для креативной команды

• Российская платформа с полным контролем данных

Начали с самого болезненного участка — финансового учета. За первый месяц настроили:

• Интеграцию с банковскими системами для автоматической выгрузки операций

• Разметку исторических финансовых данных за предыдущие периоды

• Структуру отчета о прибылях и убытках

• Статьи учета в модуле «Бюджетирование»

• Финансовую аналитику по проектам для контроля рентабельности

Перенесли все данные из предыдущей CRM-системы:

• Экспорт данных из amoCRM в CSV-формате

• Импорт в Аспро.Cloud с сохранением структуры

• Настройка прав доступа и ролей пользователей

• Обучение команды работе в новой системе

Создали единые шаблоны для управления проектами:

• Разработка типовых шаблонов проектов с этапами и вехами

• Настройка автоматических уведомлений и напоминаний

• Создание каталога услуг с фиксированными ценами

• Интеграция процессов продаж и проектной работы

Настроили систему отчетности и дашбордов:

• Создание персонализированных дашбордов для руководителя

• Настройка автоматических финансовых отчетов

• Внедрение системы контроля ключевых показателей

• Обучение команды работе с аналитическими инструментами

Спустя 10 недель внедрения Аспро.Cloud агентство DUGA получило значительные улучшения в управлении бизнесом:

Количественные результаты:

• Отказ от 7 отдельных сервисов с консолидацией в единой системе

• Сокращение времени на административные задачи на 15 часов в неделю

• Ускорение подготовки коммерческих предложений в 3 раза

• Мгновенный доступ к актуальным финансовым показателям

Качественные улучшения:

• Бесшовная передача проектов

Раньше отдел продаж и проектная команда работали изолированно. Теперь менеджеры проектов подключаются к работе с клиентом на этапе брифинга, что исключает потерю информации.

• Автоматизация коммерческих предложений

Создан каталог услуг с ценами. КП формируются автоматически, экономя время коммерческого директора.

• Прозрачность управления

Руководитель получил возможность контролировать ключевые показатели бизнеса в реальном времени через настраиваемые дашборды.

"Аспро.Cloud стал ядром нашего бизнеса, благодаря которому мы можем эффективно работать. Мы рады, что нас слышат, и готовы участвовать в развитии системы", — Юрий Нарвин, владелец и CEO DUGA.

Этот кейс демонстрирует, что переход от множества разрозненных инструментов к единой системе управления может кардинально повысить эффективность digital-агентства. Системный подход позволяет не только решить операционные проблемы, но и создать основу для устойчивого роста.