Кейс Аспро: как FORMA BIM увеличила прозрачность процессов на 100% с помощью системного подхода

FORMA BIM — быстрорастущая проектная компания в сфере BIM-проектирования с командой из 200 специалистов. С увеличением масштабов бизнеса возникли серьезные вызовы в управлении:

• Процессы стали хаотичными, информация была разбросана по разным инструментам

• Отсутствовала единая система управления проектами

• Невозможно было контролировать загрузку 200 сотрудников в реальном времени

• Документооборот велся в разных системах (диски, Контур.Диадок, бумажные носители)

• Не было прозрачности в финансовом планировании по проектам

• Маркетинг и продажи не были структурированы в единой системе

• Компании требовалось объединить все рабочие процессы на одной платформе, обеспечить 100% прозрачность бизнес-процессов и создать основу для дальнейшего масштабирования.

Компания обратилась к профессиональному интегратору X NET для внедрения Аспро.Cloud. Была проведена комплексная работа по автоматизации ключевых бизнес-процессов:

Интегратор начал с экспресс-аудита существующих процессов. Провели несколько встреч с ключевыми сотрудниками, изучили текущие инструменты работы, точки роста и узкие места. На основе анализа составили техническое задание с четкими критериями успеха.

Результат этапа: Выбрали тариф "Бизнес", который покрывал потребности в проектном управлении и финансовом учете. Составили детальный план внедрения на 2 месяца.

Загрузили базу контрагентов и настроили карточки компаний. Создали две отдельные воронки продаж: для холодных контактов и постоянных клиентов.

Настроили автоматизацию обработки входящих запросов:

• Письма на корпоративную почту автоматически создают сделки

• Система назначает ответственных менеджеров

• Автоматически ставятся задачи на анализ исходных данных

• Сделки движутся по этапам воронки после выполнения задач

Создали универсальный шаблон проекта с базовой структурой работ и типовыми задачами. Шаблон включает все ключевые этапы BIM-проектирования: от получения ТЗ до передачи готовой модели.

Команда адаптирует шаблон под конкретные требования каждого проекта, сохраняя баланс между стандартизацией и гибкостью.

Решили проблему разрозненного хранения документов через пользовательские списки. Для каждого заказчика создали отдельную структуру документов с четкими статусами.

Теперь все документы хранятся централизованно, с историей изменений и контролем версий.

Разработали комплексную базу знаний для адаптации новых сотрудников и систематизации экспертизы:

• Организационный раздел с процедурами отпусков, больничных, регламентами

• Профессиональные стандарты BIM-проектирования

• Технические инструкции и решения типовых проблем

Спустя 2 месяца совместной работы с интегратором FORMA BIM достигла впечатляющих результатов:

1. Полная прозрачность бизнес-процессов

Руководство получило 100% видимость всех рабочих процессов — от контроля задач до финансового планирования. Исчезли "информационные вакуумы", когда нельзя было отследить статус проекта или загрузку сотрудников.

2. Автоматизация ключевых процессов

• Обработка входящих запросов сократилась с 2-3 дней до нескольких часов

• Каждая сделка доводится до логического завершения

• Время на поиск документов сократилось на 70%

3. Единое информационное пространство

Все данные компании теперь находятся в одной системе: проекты, документы, база знаний, финансы. Сотрудники перестали тратить время на переключение между разными инструментами.

4. Масштабируемая основа для роста

Система позволяет легко добавлять новых сотрудников, проекты и клиентов без потери управляемости. Компания готова к дальнейшему росту без революционных изменений в процессах.

"Появилась огромная прозрачность происходящего. Все на месте, все прозрачно. Я знаю, кто и когда чем занимается, получаю уведомления о выполненных задачах", — Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM.

Этот кейс наглядно показывает, что профессиональное внедрение системы управления через интегратора позволяет быстро достичь результатов без потерь времени на самостоятельное освоение. Всего за 2 месяца компания получила полностью работоспособную систему, которая стала фундаментом для дальнейшего роста.