Кейс Аспро: как кардинально сменить сферу бизнеса и сохранить эффективность

Компания «Амкелин», 20 лет успешно работавшая в производстве торгового оборудования, столкнулась с резким падением спроса и выручки. Руководство приняло решение о кардинальной смене направления деятельности — переходе от производства к дизайну рекламной продукции. Основные вызовы:

• Полная смена бизнес-модели: от производства с фиксированной стоимостью к услугам с почасовой оплатой

• Необходимость быстро выстроить новые бизнес-процессы "с нуля"

• Отсутствие времени на раскачку и ошибки — требовалось обеспечить эффективную работу новой команды с первого дня

• Контроль финансовых показателей в условиях новой модели ценообразования

Мы выбрали комплексный подход к автоматизации бизнес-процессов через платформу Аспро.Cloud с последующей кастомизацией под специфику дизайн-агентства.

Провели экспресс-анализ рынка CRM-систем с фокусом на:

• Возможности управления проектами

• Гибкость настройки под нестандартные бизнес-процессы

• Скорость внедрения

Результат: выбор Аспро.Cloud с тестовым периодом 14 дней для глубокого изучения функционала.

• Подключили ключевые модули: "Проекты" и "Задачи"

• Настроили базовые рабочие процессы для новой команды

• Провели обучение сотрудников основным функциям системы

• Определили потребности в доработках под специфику агентства

Реализовали три ключевые доработки:

• Поле "Сумма" в задачах

• Добавили отображение стоимости каждой задачи и проекта

• Настроили расчет плановой прибыли

• Внедрили анализ расхождений "план/факт"

Фильтр оплачиваемых задач

• Разделили задачи на оплачиваемые клиентами и внутренние

• Настроили аналитику по типам задач

• Внедрили контроль рентабельности проектов

Контроль выставления счетов

• Добавили визуализацию статусов счетов

• Настроили автоматическое отслеживание неоплаченных работ

• Внедрили систему напоминаний о выставлении счетов

Автоматизация счетов

• Настроили расчет стоимости по плановому времени

• Внедрили автоматическое формирование счетов

• Настроили интеграцию с почтой для отправки документов

Работа с инициаторами

• Создали пользовательские поля для категоризации инициаторов

• Настроили фильтрацию задач по ответственным лицам

• Внедрили систему отчетности по активности инициаторов

Мониторинг эффективности

• Настроили отчеты по выполнению задач

• Внедрили контроль соотношения "план/факт" по времени

• Настроили систему оперативного реагирования на отклонения

Интеграция коммуникаций

• Подключили почтовые ящики менеджеров к системе

• Настроили автоматическое создание карточек клиентов

• Внедрили единое пространство для хранения переписки

Спустя 10 недель совместной работы мы достигли:

1. Операционные показатели

• Время на выставление счетов сократилось на 70%

• Количество невыставленных счетов снизилось до нуля

• Прозрачность рабочих процессов достигла 100%

2. Финансовые результаты

• Точность планирования прибыли увеличилась на 60%

• Контроль переработок позволил сохранить 25% бюджета на оплату сверхурочных

• Автоматизация расчетов освободила 15 часов рабочего времени еженедельно

3. Управленческие преимущества

"Аспро.Cloud мы используем больше как систему для планирования, чем как CRM. Мне, как руководителю, очень удобно следить за работой сотрудников: что делали вчера, что будут делать сегодня. Это помогает быть уверенным в том, что клиент получит качественный результат вовремя."

• Руководитель видит полную картину по всем проектам в реальном времени

• Возможность оперативно вмешиваться в проблемные ситуации

• Автоматизированная отчетность по ключевым показателям

4. Стратегические достижения

• Компания успешно перешла в новую сферу деятельности за рекордные сроки

• Выстроены масштабируемые бизнес-процессы

• Создана основа для дальнейшего роста агентства