Кейс Аспро: как компания «Хартек» объединила управление проектами и финансами

Компания «Хартек» — производитель светопрозрачных конструкций с 15-летней историей — столкнулась с проблемой раздробленности бизнес-процессов. Проекты управлялись в одной CRM-системе, финансовый учет велся в отдельной программе, а клиентская база хранилась в третьем сервисе.

Основные проблемы:

• Постоянные переключения между системами снижали продуктивность сотрудников

• Невозможность получить целостную картину состояния бизнеса

• Сложности с анализом рентабельности проектов

• Дублирование расходов на программное обеспечение

• Риски потери данных при ручном переносе информации

Задача состояла в объединении всех бизнес-процессов в единой системе для повышения операционной эффективности и качества управленческих решений.

Мы предложили переход на комплексную платформу Аспро.Cloud, которая объединила управление проектами, финансовый учет и CRM в едином пространстве.

В первый месяц мы провели детальный аудит существующих процессов и данных. Проанализировали структуру проектов в CRM, выявили ключевые финансовые показатели и определили оптимальный путь миграции. Разработали пошаговый план перехода без остановки бизнес-процессов.

Организовали планомерный перенос данных из системы финансового учета:

• Экспорт информации в CSV-формат

• Корректировка и структурирование данных

• Сверка проектов для исключения дублирования

• Настройка интеграции с банками для автоматической загрузки операций

Внедрили модуль управления проектами с отдельными рабочими процессами для каждого подразделения:

•Бухгалтерии

• Производственного цеха

• Отдела проектирования

• Маркетинговой службы

Создали шаблоны типовых проектов с предустановленными этапами, вехами и задачами. Это позволило ускорить запуск новых заказов и минимизировать время на планирование.

Настроили CRM-модуль с автоматической привязкой электронных писем к задачам и проектам. Внедрили интеграцию с IP-телефонией для фиксации всех звонков.

Реализовали систему финансовой аналитики с отчетами о движении денежных средств и прибылях/убытках. Настроили динамические виджеты для мобильного контроля ключевых показателей.

Спустя 3 месяца совместной работы мы достигли следующих результатов:

Операционные улучшения:

• Сокращение времени на административные задачи на 40%

• Ускорение запуска типовых проектов в 2 раза

• Минимизация ошибок при планировании и выполнении задач

Финансовые результаты:

• Повышение прозрачности финансовых потоков

• Возможность оперативного анализа рентабельности каждого проекта

• Снижение операционных расходов на ПО на 35%

Управленческие преимущества:

• Единая картина бизнеса для принятия обоснованных решений

• Автоматизация рутинных процессов документооборота

• Мобильный доступ к ключевым показателям 24/7

«Аспро.Cloud продумана очень хорошо. Мы не столкнулись с теми ошибками и недочетами, которые были в предыдущих системах. Перейти на новую платформу оказалось легко, внедрение оправдало себя на 100%. Теперь мы работаем в одной системе всей командой и видим общую картину бизнеса», — резюмирует руководитель компании «Хартек».