Кейс Аспро: Как Panda Ads наладила управление бесконечными проектами

Digital-агентству Panda Ads требовалось выстроить эффективную систему управления долгосрочными проектами без четких сроков завершения. В отличие от классических проектов с фиксированными дедлайнами, продвижение бизнеса в digital — это непрерывный процесс, требующий постоянной адаптации к изменениям алгоритмов, рыночных условий и поведения пользователей.

Основные вызовы:

Отсутствие четких конечных точек в проектах

Необходимость постоянного мониторинга и корректировок стратегий

Сложность контроля рентабельности каждого направления работы

Затраты времени на обучение новых сотрудников сложным системам

Риск потери информации при ручном управлении задачами

Команда Panda Ads выбрала комплексный подход к автоматизации бизнес-процессов через внедрение Аспро.Cloud. Система объединила управление продажами, проектами и финансами в едином интерфейсе, обеспечив сквозной контроль всех этапов работы — от первого контакта с клиентом до анализа рентабельности проектов.

Первым шагом стала быстрая и безболезненная миграция данных из предыдущей CRM. Благодаря возможности импорта через CSV-файлы, команда перенесла всю историю лидов, задач и финансовой информации всего за две недели.

«Мы перенесли всю информацию и перевели команду в Аспро.Cloud, наверное, за недели две. Но нужно тоже понимать, что мы занимались внедрением неполный рабочий день»

Ключевые работы на этом этапе:

• Настройка пользовательских полей под специфику агентства

• Интеграция каналов связи (email, сайт, Telegram, WhatsApp)

• Настройка прав доступа для разных ролей в команде

Команда настроила сквозной процесс работы с лидами от первого контакта до передачи в производство. Все каналы связи были интегрированы с системой, что позволило автоматически создавать карточки сделок и объединять историю взаимодействия с клиентом.

Основные улучшения:

• Настройка детализированной воронки продаж с четкими этапами

• Внедрение автодействий для автоматической постановки задач менеджерам

• Организация бесшовной передачи проектов в производство

Для работы с долгосрочными проектами команда создала гибкую систему управления задачами и контроля времени. Особенностью подхода стал отказ от жестких шаблонов в пользу еженедельного планирования, что позволило сохранить гибкость в быстро меняющейся digital-среде.

«У нас достаточно быстро меняющаяся сфера. То, что запланировано неделю назад, завтра может быть уже неактуально»

Ключевые элементы системы:

• Создание отдельных проектов под каждую услугу клиента

• Еженедельная постановка задач исполнителям

• Фиксация времени выполнения задач для анализа эффективности

Завершающим этапом стала организация проектного финансового учета. Команда настроила процессы выставления счетов, отслеживания оплат и контроля расходов в рамках каждого проекта.

Реализованные возможности:

• Выставление счетов прямо из карточки проекта

• Автоматическое заполнение данных контрагентов

• Отслеживание поступлений и списаний по проектам

• Автоматический расчет рентабельности и прогноза денежного потока

Внедрение Аспро.Cloud принесло агентству Panda Ads значимые улучшения в управлении бизнес-процессами:

Упрощение адаптации новых сотрудников

Интуитивный интерфейс системы сократил время обучения новичков с нескольких недель до нескольких дней. Новые сотрудники начали быстрее вливаться в рабочий процесс и показывать результаты.

Повышение прозрачности процессов продаж

Наглядная воронка и автоматические уведомления исключили потерю потенциальных клиентов и повысили конверсию на каждом этапе воронки.

Улучшение финансового контроля

Интегрированный учет доходов и расходов на уровне проектов дал полное понимание рентабельности каждого направления работы.

Снижение операционных затрат

Автоматизация рутинных операций (сбор лидов, постановка задач, выставление счетов) высвободила до 30% времени менеджеров для работы с клиентами.

«В Аспро.Cloud стало удобнее работать с продажами, появилась более наглядная воронка. Мы решаем все свои задачи, функционала хватает»

Опыт Panda Ads демонстрирует, что даже в условиях непрерывных проектов без четких дедлайнов можно выстроить эффективную систему управления. Ключевыми факторами успеха стали: простой интерфейс для быстрой адаптации команды, интеграция финансового учета с проектным управлением и гибкость процессов, позволяющая быстро адаптироваться к изменениям рынка.