Кейс Аспро: Переход креативного продакшна OGONÖK с Notion на Аспро.Cloud

Креативный продакшн OGONÖK столкнулся с необходимостью срочно заменить Notion после блокировки российских аккаунтов в августе 2024 года. Команда два года выстраивала в Notion комплексную систему управления, включающую:

• CRM для ведения продаж и клиентской базы

• Управление проектами с индивидуальными шаблонами под каждый заказ

• Базу знаний с регламентами, контактами фрилансеров и аналитикой

• Автоматизацию рабочих процессов

Требовалось найти российский аналог, который не только сохранит существующую функциональность, но и устранит ограничения Notion: невозможность создания нескольких воронок продаж, отсутствие финансового учета и сложности с аналитикой.

Команда OGONÖK выбрала Аспро.Cloud как комплексное решение, объединяющее все необходимые модули управления бизнесом в одной системе. Миграция заняла около месяца и включала поэтапный перенос данных и настройку процессов под специфику креативной индустрии.

В течение 10 дней команда тестировала различные российские аналоги Notion, оценивая их по ключевым критериям:

• Российская разработка и хранение данных в РФ

• Наличие полноценной CRM-системы

• Поддержка различных методологий управления проектами

• Возможность гибкой настройки под специфику креативного бизнеса

• Наличие модуля финансового учета

• Интуитивно понятный интерфейс

«Я потратила почти 10 дней своей жизни на то, чтобы просто зарегистрироваться во всех российских сервисах и протестировать их. Ничего не нравилось», — вспоминает Тая Курковская, генеральный директор OGONÖK.

Первым делом в Аспро.Cloud настроили систему продаж с несколькими воронками:

• Основная воронка для входящих заявок

• Отдельная воронка для работы с холодной базой клиентов

• Автоматические действия для постановки задач продюсерам

Команда сохранила ручной ввод сделок, но настроила автодействия в воронке холодных продаж. Это позволило адаптировать коммуникацию под разные категории клиентов и повысить эффективность работы продюсеров.

В модуле «Проекты» настроили систему тегов для быстрой навигации:

• «На контроле» — ожидание информации от исполнителей

• «Коммуникация с исполнителем» — активное взаимодействие

• «Документация» — работа с документами

• «Тайм-менеджмент» — контроль сроков

Для разных типов задач применили различные методологии:

• Waterfall для клиентских проектов с четкими этапами

• Agile с недельными спринтами для внутренних задач

• Бизнес-процессы для стандартизации найма и обучения

За один день перенесли все корпоративные регламенты, должностные инструкции и контакты фрилансеров из Notion в Аспро.Cloud.

Текстовый редактор системы оказался интуитивно понятным, что позволило быстро адаптировать структуру базы знаний без потери функциональности.

Начали освоение модуля финансового управления, который стал приятным бонусом системы. В Notion команда вела только базовую аналитику поступлений, теперь планирует внедрить полноценное финансовое планирование.

Спустя месяц миграции и настройки процессов команда OGONÖK получила:

1. Единую систему вместо набора разрозненных инструментов

• Аспро.Cloud объединил все бизнес-процессы в одной платформе:

• CRM с несколькими воронками продаж

• Гибкое управление проектами с поддержкой разных методологий

• Корпоративную базу знаний

• Финансовый учет

«Круто, что в системе есть финансовый учет. Я такого вообще нигде еще не видела, чтобы в системе управления компанией сразу было все и в одном месте», — отмечает Тая Курковская.

2. Повышение эффективности работы с клиентами

Возможность создавать multiple воронки продаж позволила:

• Разделить работу с текущими и потенциальными клиентами

• Адаптировать коммуникацию под разные категории заказчиков

• Автоматизировать рутинные задачи продюсеров

3. Сохранение и улучшение привычных процессов

Команда сохранила все наработанные в Notion процессы, но получила более удобный и функциональный инструмент:

«Пока в Аспро.Cloud все вроде как логично и нормально работает. Создаем теги, настраиваем воронки, заносим данные о контрагентах, задачки внутри можно поставить. Меня это все вполне устраивает», — комментирует Всеволод Курковский, директор по развитию.

4. Безопасность и стабильность работы

• Российская разработка и хранение данных в РФ обеспечили:

• Отсутствие рисков блокировки аккаунтов

• Быструю техническую поддержку

• Соответствие требованиям законодательства

Этот кейс наглядно показывает, что переход с зарубежных систем на российские аналоги может быть не только вынужденной мерой, но и возможностью улучшить бизнес-процессы. Комплексный подход Аспро.Cloud позволил не просто заменить функционал Notion, но и получить дополнительные инструменты для роста бизнеса.