Кейс: Как IT-компания упростила управление финансами и освободила время CEO от операционки

Владелец и CEO IT-компании terexov Кирилл Терехов был погружен в операционные задачи и рутинный финансовый учет, что мешало ему сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса. Компания, занимающаяся сложной веб- и мобильной разработкой, столкнулась с проблемами из-за использования разрозненных инструментов:

• Финансовый хаос: Учет велся в Excel-таблицах, что требовало ручного ввода данных и многочасового анализа для получения общей картины. Не было единого и оперативного взгляда на денежные потоки, прибыль и дебиторскую задолженность.

• Отсутствие системы в продажах: Не было централизованной CRM, из-за чего терялась история взаимодействий с клиентами и сложно было контролировать воронку продаж.

• Потеря контроля: Руководитель не мог быстро ответить на ключевые вопросы: «Какая текущая прибыль?», «Кто из клиентов задерживает оплату?», «Укладываемся ли в бюджеты проектов?».

Цель: Внедрить единую систему управления (Аспро.Cloud), чтобы автоматизировать рутину, получить прозрачность финансов и освободить время CEO для стратегических решений.

Мы провели самостоятельное внедрение системы Аспро.Cloud, сфокусировавшись на двух ключевых направлениях: финансовый учет и управление продажами. Процесс был организован поэтапно, что позволило smoothly интегрировать систему в работу компании без остановки операционных процессов.

В первую очередь мы избавились от главного источника хаоса — Excel-таблиц. Кирилл самостоятельно импортировал все финансовые операции в Аспро.Cloud. Процесс занял минимум времени благодаря удобному импорту данных в формате CSV. Это создало единый и достоверный источник финансовой информации для всего руководства.

Параллельно мы настроили CRM-модуль. Менеджеры перенесли базу клиентов, настроили этапы воронки продаж и причины отказов. Это позволило упорядочить работу с лидами и текущими проектами, а руководитель получил возможность видеть всю историю взаимодействий с каждым заказчиком в одном месте.

Мы настроили финансовые виджеты для дашборда CEO и топ-менеджеров. Теперь ключевые показатели (баланс, прибыль, долги) были видны с первого взгляда. Финансовый контроль был делегирован: бухгалтер и менеджеры стали работать в системе, а Кирилл получил возможность контролировать общую картину, не вникая в каждую операцию.

Завершающим шагом стала настройка автоматических напоминаний о просроченных оплатах, создание шаблонов для часто используемых документов и категоризация доходов/расходов для детальной аналитики по каждому проекту.

Спустя 2 месяца после полного внедрения системы компания terexov получила качественно новый уровень управления.

1. Время CEO освобождено для стратегии

Кирилл Терехов больше не тратит часы на сбор данных в Excel. Состояние бизнеса он оценивает за 5 минут утром, просматривая виджеты в системе. Это позволило ему переключиться с операционки на развитие компании и привлечение новых крупных клиентов.

2. Полная финансовая прозрачность

Руководство в режиме реального времени видит:

• Точный остаток денег на счетах.

• Динамику доходов и расходов.

• Размер дебиторской задолженности и кто именно из клиентов задерживает оплату.

3. Эффективный контроль дебиторской задолженности

Система автоматически отслеживает неоплаченные счета. «Раньше клиенты могли забыть оплатить счет, и мы теряли на этом деньги. Теперь я открываю список счетов, сразу вижу «красные» позиции и могу быстро напомнить контрагенту», — комментирует Кирилл Терехов.

4. Упорядочивание работы с клиентами

Внедрение CRM позволило структурировать воронку продаж, анализировать причины отказов и хранить всю историю коммуникаций с клиентом в одной карточке, что особенно ценно для долгосрочных проектов.