Комплексная автоматизация, настройка выгрузки в OLAP. Кейс ЗАО «Унигра»

Более 15 лет компания вела учет в двух программах, которые обменивались данными через кастомную интеграцию:

1) 1С: Управление торговлей 10 с доработками для управления складскими процессами;

2) Abaqus для ведения бухгалтерии и подготовки налоговой отчетности.

Сводка по ключевым показателям на английском языке ежедневно автоматически выгружалась на FTP-сервер. Оттуда она поступала в международную аналитическую систему OLAP для формирования отчетов, которую нельзя подготовить в Abaqus.

На момент ввода в эксплуатацию такая комбинация была лучшим решением, но со временем она устарела морально и технически.

Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:

1. 1С: УТ 10 не поддерживает работу с системой обязательной маркировкой пищевой продукции. Как следствие — риски штрафов за нарушение законодательных требований;

2. В 1С:УТ нет прозрачного планирования по товародвижению. Точные даты поступления и отгрузок в 1С:УТ отражаются в документах по каждой операции. Сделать файл со сводными данными нельзя;

3. Трудоемкие расчеты в Abaqus. Работа в программе построена на бухгалтерских проводках, там нельзя сформировать нужный отчет автоматически. Поэтому вручную проводятся все расчеты по каждой операции и для каждого товара, подготовка всей отчетности;

4. Параллельный учет в двух программах. Все операции и документы складского учета из 1С:УТ 10 необходимо отражать в Abaqus для ежедневной выгрузки в OLAP.

Как итог — сотрудники выполняют двойную работу и тратят время на рутинные задачи, которые можно автоматизировать. Это негативно влияет на качество бизнес-процессов и экономическую эффективность компании.

В такой ситуации возможно два варианта: в очередной раз доработать 1С:УТ, чтобы соблюдать правила оборота товаров с маркировкой и избежать штрафов, либо мигрировать на другую 1С. Учитывая высокую стоимость доработок и очевидные недостатки устаревшей системы, компания выбрала переход на современное ПО.

Оптимальным вариантом стала 1С: Комплексная автоматизация. «Взрослая» конфигурация содержит инструменты для управления складами и логистикой, продажами, расчета экономической эффективности, а также встроенный бухгалтерский блок. Отдельные функции доработали под бизнес-требования компании-заказчика.

Внедрение конфигурации и разработка и интеграция дополнительного функционала шли практически параллельно, чтобы не сдвигать сроки запуска учетной системы в промышленную эксплуатацию.

Компания размещает продукцию на складах ответственного хранения. Применяет схему поступления «Товары в пути». Это означает получение прав собственности на товары в момент их выхода от поставщика, еще до пересечения границы.

Учет в 1С:УТ шел по сериям номенклатуры, но ее присваивают после получения генеральной таможенной декларации (ГТД). В момент таможенного оформления серии у номенклатуры нет, ее себестоимость формировалась из таможенных расходов.

При получении товара в 1С:УТ сотрудники отражали фактическое поступление на склад, а в Abaqus — фактическую реализацию на дату: сколько единиц товаров реализовано, какой складской остаток, какая у него себестоимость. Эти сведения ежедневно выгружали в OLAP.

Исходя из особенностей работы заказчика мы доработали конфигурацию для учета товара в пути, контроля товародвижения и отражения себестоимости:

1) Добавили проверку количества на кратность и количество, т.к. у компании штучные продажи, а типовой учет в 1С:КА идет по коробкам;

2) Сделали серии с ГТД и партионный учет, чтобы отражать данные о том, какая именно партия товара в продаже, и видеть себестоимость по партиям;

3) Доработали внутренние печатные формы, добавили количество штук, коробок, серию с ГТД и сроком годности, цену, сумму и т.д.;

4) Разработали индивидуальную форму товарно-транспортных накладных;

5) Создали сводный отчет о том, какой товар зарезервирован и какой у него срок годности;

6) Внедрили подготовку отчетности на английском для зарубежного руководства.

При переходе на 1С: Комплексная автоматизация у клиента фактически появилось новое звено бизнес-процессов. Технически сложным моментом стал перенос начальных остатков, поскольку данные объемные и рассредоточенные по разным документам.

В этом блоке самой трудоемкой задачей стал перенос начальных остатков — данные были разрозненные и разноформатные. Мы их систематизировали, структурировали и подготовили базу для корректных расчетов в новой системе. Бухгалтерский учет переносили поэтапно, по мере готовности отчетов в Abaqus, чтобы не выполнять дважды одну и ту же работу.

На этапе тестовой эксплуатации начали обучать персонал работе с программой на тест-кейсах по типовым задачам. Оказалось, что стандартных инструментов компании мало. Появились пожелания по доработкам. Предусмотреть их заранее было нельзя, т.к. сотрудники до этого никогда не вели бухучет в 1С и знали про устройство программы.

Что мы сделали по запросу клиента:

1) Доработали настройки бухгалтерских счетов учета.

2) Настроили учет НДФЛ по подразделениям.

3) У обособленных подразделений компании собственные КПП. Чтобы упростить оформление отгрузки с их складов, мы разработали отдельный периодический регистр сведений. При проведении реализации программа обращается к нему, в случае совпадения данных автоматически заполняет печатные формы УПД и УКД.

4) Внедрили механизм удержания излишне выданных средств из заработной платы с двумя проводками.

5) Создали нетиповые отчеты с разными аналитическими данными — например, отчет по валовой прибыли без НДС.

6) Настроили регламентное задание на отражение проводок каждую минуту, поскольку филиалы компании находятся в разных часовых поясах, и при закрытии месяца.

Критически важная доработка для международной компании. Чтобы передавать отчетность вышестоящему руководству, мы настроили выгрузку из 1С всех необходимых данных в табличный документ формата CSV.

Регламентным заданием система каждую ночь передает актуальный файл в папку на FTP-сервер, откуда ее забирает OLAP. Чтобы международная система воспринимала автоматически сформированный отчет, мы адаптировали его структуру порядок полей в таблице.

Проект перехода с 1С: УТ и Abaqus на 1С:КА завершен.

Ключевые преимущества внедрения:

- Экономия временных, человеческих и материальных ресурсов;

- Прозрачная отчетность и аналитика для эффективных управленческих решений;

- Снижение риска ошибок из-за ручных расчетов;

- Работа в соответствии с действующим законодательством о маркировке.

Современная конфигурация полностью автоматизировала подготовку отчетности. Все формы и объемные отчеты регламентированного, налогового, бухгалтерского учета, которые сотрудники готовили вручную, теперь формируются в программе.

В OLAP поступают корректные данные.

По этому проекту остаемся на связи с клиентом, отвечаем на возникающие вопросы и даем рекомендации. Также продолжаем сотрудничество и реализуем проект по товародвижению маркированного товара на складах ответственного хранения.