Комплексное внедрение Битрикс24 и интеграция с тендерной площадкой Seldon

► Объединить всех сотрудников компании для удобной работы и общения.

► Настроить CRM-систему для 2-х отделов: тендерного и прямых оптовых продаж.

► Интегрировать систему Битрикс24 с тендерной площадкой Seldon для автоматического получения новых заявок в Битрикс24, а также для уведомлений в Битрикс24 по изменениям тендеров из Seldon.

► Настроить шаблоны коммерческого предложения и договоров для сокращения времени путем быстрой генерации в пару кликов.

► Объединить заявки из разных источников (сайт, мессенджеры, телефония).

С помощью Битрикс24 мы объединили коммуникации и процессы работы нескольких отделов в одном информационном пространстве, автоматизировали обмен данными с тендерной площадкой и интегрировали Excel для совместных расчетов. 

Это позволило сократить время и повысить прозрачность работы за счет аналитики и отчетности в CRM.

Компания — крупный производитель текстиля для комплектации спальных мест и прочих нужд гостиниц, отелей, лагерей, больниц и прочих организаций.

Большое внимание компания уделяет работе с тендерами.

До обращения к нам:

● Менеджеры вели заявки в программе Excel, что способствовало возможной потере заказов, а также отсутствию полной картины по ведению заказов.

● Тратилось время на анализ фактических изменений по тендеру (срока подачи, окончания заявки на участие в тендере, и др.).

● Долгое оформление документов коммерческих предложений и договоров приводило к затягиванию процесса продажи.

● Менеджеры тратили время на ручное составление отчета по расходам и прибыли заказов в excel, а также на составление плана продаж.

● Совсем не было отчетов и аналитики по звонкам.

● Нигде не фиксировалось общение с клиентами (до фактической продажи это было особенно важно, так как было невозможно проанализировать причины отказов).

● Разрозненное общение сотрудников в разных мессенджерах.

Оценивая и понимая всю текущую ситуацию, руководство компании исследовало рынок подходящих информационных систем для решения проблем и пришло к выводу, что необходим именно Битрикс24, ведь эта система объединяет в себе множество функций (от общения сотрудников между собой до возможности сложных интеграций с другими информационными системами).

Клиент обратился в нашу компанию и выбрал ее по нескольким причинам (из отзыва Заказчика):

● Понравилось общение с сотрудниками компании — конструктивный диалог.

● Понятно сформировано коммерческое предложение.

● Адекватная стоимость предложенного решения.

● Наличие успешного положительного опыта внедрения Битрикс24 для компаний с аналогичным бизнесом — текстильное производство.

Мы посоветовали взять именно коробочную версию Битрикс24 — с помощью нее можно было быстрее реализовать потребность заказчика в плане интеграции с тендерной площадкой Seldon. Также в коробочной версии больше возможностей автоматизаций.

Базовая настройка портала включала в себя настройку коробочной версии на выбранном сервере, приглашение сотрудников на портал, настройку рабочего времени и ежедневных отчетов руководителю.

У компании департамент продаж делится на несколько направлений:

● Тендерные продажи (работа с тендерной площадкой Seldon).

● Прямые оптовые продажи.

● Проектные продажи.

С учетом похожей специфики обработки заказов мы объединили прямые и проектные продажи в одну воронку и создали 2 основных направления CRM: обработка тендеров и обработка прямых/проектных продаж.

Это позволило сократить компании расходы на дальнейшую техническую поддержку CRM.

Менеджеры тендерного отдела теперь получают заявки ежедневно автоматически из Seldon. Они видят все новые заявки в Битрикс24 и сами отбирают для себя подходящие, берут в работу по регламенту «кто первый взял».

Все изменения по тендерной заявке со стороны Seldon автоматически приходят в карточку Битрикс24 и уведомлением менеджеру.

По причине загруженности менеджеров и для исключения их забывчивости подать заявку на участие, мы настроили автоматические уведомления — за несколько дней, а также в день окончания.

Закупщики и логисты автоматически получают задачу на расчет с калькуляцией.

В документе они все вместе одновременно работают и заполняют свои данные в режиме онлайн.

Менеджеры всех отделов после расчета автоматически выгружают товары из файла в сделку, и далее в пару кликов генерируют и отправляют коммерческое клиенту. Система посылает уведомление о прочтении КП, и менеджер может сразу перезвонить для получения обратной связи. После успешного согласования, аналогично быстро создает и отправляет договор.

Все эти автоматические действия теперь существенно сокращают время обработки заказа всех отделов!

Намного проще и быстрее просто открыть отчет и сразу видеть прибыль компании и маржу со сделок!

Поэтому мы настроили отчет, который показывает все расходы и прибыль компании по обоим направлениям. Теперь менеджерам не нужно тратить время на подготовку данных вручную, а руководителям напоминать менеджерам, ведь система принудительно запросит данные расходов на одном из этапов обработки заказа.

Как быстро проанализировать продажи ваших менеджеров? Настроить план продаж и анализировать его выполнение!

Так как настройка плана продаж не подразумевает сложных действий, мы настроили только на 1 месяц и обучили руководителей работе с ним. Сейчас они самостоятельно легко вносят планы и контролируют их выполнение.

Удобный отчет по конверсии позволяет руководителям оценить количество дошедших до продажи сделок, проработать ошибки менеджеров и улучшить таким образом качество работы с клиентом.

В свою очередь отчет по обычной воронке (не конверсионной) позволяет проанализировать данные по этапам, с которых чаще всего «отваливаются» заказы и далее можно аналогично проработать ошибки и оптимизировать бизнес-процессы компании.

Мы настроили телефонию и теперь руководители следят за работой менеджеров

Также могут слушать звонки и оценивать эффективность.

В карточке заказа и клиента теперь есть вся информация о коммуникациях (звонки, письма), а также дела и комментарии, которые составляет менеджер самостоятельно. Таким образом прослеживается история работы с клиентом, ничего не теряется, даже если менеджер уйдет работать в другую компанию.

В момент обращения у компании было не так много входящих заявок и не требовалось их подключение к Битрикс24. Но компания стала стремительно развиваться, подключила несколько сайтов. Мы предложили завести все заявки в Битрикс24, в котором компания уже работала.

Сейчас они получают лиды с форм на нескольких сайтов, звонков, а также из Telegram и Viber. Виджет с этими мессенджерами установлен на сайте, клиент сам выбирает как ему удобнее связаться.

В итоге все заявки, вне зависимости от источника, менеджер теперь обрабатывает в CRM.

Очень важный функционал в Битрикс24 – Экстранет-группы.

Это про то, когда не нужно, чтобы сторонний человек видел общий диск компании, новости, общий чат и другие данные.

Таких людей у данной компании уже несколько – внешний сотрудник по безопасности, сторонний HR-менеджер. Для каждого мы создали свою группу внутри системы, где находятся только своя лента, свой диск, календарь, чат и задачи. Именно задачи помогают эффективно взаимодействовать с этими сотрудниками и добиваться точного результата. Такие группы являются секретными, поэтому многие сотрудники могут быть даже не в курсе, кто у них работает на аутсорсе.

Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников работе с новой системой. Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами). Далее провели обучение для департамента продаж по работе с CRM.

Наша компания успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по вопросам новых и текущих сотрудников, реализовываем новые доработки и автоматизации.

● CRM (сделки, клиенты, лиды)

● Отчеты

● Диск

● Задачи

● Чаты

● Группы

● Новости

► Мы помогли организовать информационное пространство, где удобно не только общаться и делиться новостями, но и работать многим отделам сразу – продажи, закупки, логисты, внешние сотрудники на аутсорсе.

► Интегрировали стороннюю тендерную площадку Seldon – теперь менеджерам не нужно вручную перебивать данные, тратить время на анализ изменений.

► Все специалисты, участвующие в расчетах, работают в одном встроенном окне редактора Excel, а все товары с ценой и детальной информацией по окончанию расчета автоматически отправляются в CRM.

► Менеджеры в пару кликов генерируют, отправляют коммерческое предложение и договора.

► Руководители анализируют работу отделов, благодаря настроенным отчетам CRM, аналитике звонков, а также корректируют планы продаж.