Workspace Digital Awards 2025 — успейте номинировать кейсы по льготной цене до 1 декабря. Принять участие!
PROFI
Корпоративный портал для рекламного агентства полного цикла
PROFI
#Внедрение и поддержка CRM

Корпоративный портал для рекламного агентства полного цикла

230 
PROFI
PROFI Россия, Иваново
Поделиться:
Клиент

Рекламное агентство полного цикла

Сфера

Дизайн и Реклама

Регион

Россия

CRM

Битрикс24

Сдано

Сентябрь 2022

Задача

Привести процессы в порядок, повысить эффективность и контроль работы по всем отделам, автоматизировать процессы для сокращения времени ведения заказов.

Решение

1. Повышение эффективности отдела продаж и уровня клиентского сервиса:

— фиксация каждой заявки в единой системе

— установка причины отказа и получение обратной связи от клиента

— контроль дебиторской задолженности

— повышение скорости и качества обработки заявок за счет автоматизации действий

2. Контроль качества работы менеджеров:

— автоматические задания менеджерам по событиям

— контроль сроков обработки с уведомлением руководителю

— полная история взаимодействия с клиентом для оценки действия

— отчеты о работе по показателям

3.  Сокращение времени менеджера на рутинные операции:

— автоматическое выставление КП, счета, договора

— передача заявок в производство и доставку

— автоматическое формирование отчетов по работе

— полная история заказов и коммуникаций по клиенту с быстрым поиском информации

4. Контроль и планирование работы дизайнеров:

— график дежурств и автоматическое распределение заданий в соответствии с графиком

— планирование занятости и распределение заказов на основе оценки трудозатрат по действующим и предварительно оцененным заказам

— автоматическое формирование отчета по заказам

1Анализ и структурирование всех процессов компании, составление ТЗ на внедрение Битрикс24

Перед внедрением нам нужно было плотно познакомиться со всеми процессами и выявить проблемные места. Для этого мы провели несколько встреч. На них обсудили возможности оптимизации, рассказали про опыт других компаний. Далее перенесли процессы на модель и согласовали техническое задание на внедрение.

А зачем это было нужно?

• Без детального ознакомления с Вашей работой вероятность успешного внедрения сводится к 0%, ведь все компании и процессы разные и у каждого есть свои нюансы. Типовое внедрение не всегда решит Ваши проблемы.

• Мы хотим максимально помочь Вашему бизнесу, поэтому учитываем все детали.

• Бонус: если у Вас нет регламентов работы, то модели и их описание будут полезны для новых сотрудников компании – так они смогут быстрее понять порядок работ.

2Установка портала, приглашение пользователей

Первым делом мы установили коробочный портал Битрикс24, далее выполнили общие настройки системы и пригласили пользователей.

Уже на этом этапе все сотрудники компании могли пользоваться стандартным функционалом от Битрикс24:

• общаться в чатах;

• писать новости и создавать опросы;

• ставить и выполнять задачи, контролировать их выполнение;

• загружать файлы на диск, делиться документами;

• работать в рамках групп и проектов и др.

3Настройка воронок для работы всей компании

1. Для отдела продаж: настроили воронку от поступления новой заявки до полной передачи готовой продукции клиенту.

2. Для отдела дизайна: настроили воронку от оценки работ по данным брифа/от допечатной обработки до согласования итоговых макетов с клиентом;

3. Для отдела производства: настроили воронку от передачи в производство до доставки и монтажа.

Отметим, что в компании производство делится на 4 направления:

• Широкоформатная печать.

• Цифровая печать.

• Перезаказ.

• Рекламные конструкции.

И, в зависимости от специфики работы каждого направления, мы настроили определенные процессы обработки и автоматизации, в процессах участвуют разные сотрудники.

4. Для отдела рекламаций: настроили воронку от рассмотрения заявки до передачи в производство.

4Настройка карточек заказов, дизайна, производства, рекламаций

Для всех отделов мы создали свои карточки, в которые сотрудники могут заносить всю необходимую информацию. Все карточки одного заказа связаны между собой – таким образом появилась возможность быстро и легко переходить между карточками заказа, производства, дизайна или рекламации.

5Автоматическая отправка расчета из Excel и Google-таблиц в карточки производства и заказа

Очень удобно, когда не нужно вручную переносить данные из сторонней системы в Битрикс24. Мы знаем как важно время для компании – ведь от этого напрямую зависит объем продаж менеджеров и Ваша прибыль.

Мы автоматизировали процесс переноса данных по расчету – менеджеры, как и раньше, выполняют расчеты в уже имеющихся калькуляторах Excel и Google-таблицах, но теперь, лишь нажатием одной кнопки, все данные расчета попадают в нужную карточку заказа и производства.

6Создание документов в пару кликов

Для увеличения скорости работы менеджеров, мы им настроили шаблоны документов:

• коммерческое предложение;

• договор;

• счет.

Теперь они могут в пару кликов создавать документы – все автоматически подтянется из карточки.

Отправить сгенерированный документ можно сразу привычным способом для сотрудников - по электронной почте, но происходит это напрямую из Битрикс24! Почта синхронизируется, менеджер видит статусы прочтения – это повышает шансы на продажу, ведь после прочтения письма с коммерческим предложением можно сразу перезвонить клиенту и обсудить все детали.

Бухгалтер больше не выставляет счета – ему остается проставить в карточке счета статус «Оплачен», а ответственный менеджер получит автоматическое уведомление.

7Автоматическая работа дизайнеров по графику дежурств, оценка и планирование

Больше не нужно самостоятельно искать дизайнеров – система делает это сама!

Мы разработали график дежурств внутри Битрикс24, который позволяет отправлять автоматические задания по допечатной обработке нужному дизайнеру. Также в графике есть возможность ставить замещающего сотрудника, дату и смену переноса, если по какой-то причине дежурный по плану не вышел на работу.

Для разработок «с нуля» дизайнеры получают задания на оценку, а также в дальнейшем планируют дату внутри своей карточки → все автоматически отправляется в календарь сотрудника внутри Битрикс24! Кстати, календарь Битрикс24 можно легко синхронизировать со своим сторонним календарем :)

8Автоматическая отправка заказа на производство

Больше не нужно вручную передавать запрос в производство – система делает это сама!

Определенный печатник, в зависимости от способа изготовления, автоматически получает задания на установку планируемой даты производства и производства продукции. После выполнения всех заданий, заказ автоматически передается на самовывоз или доставку.

Менеджеру остается только наблюдать за ходом выполнения и контролировать процесс.

9Автоматическая отправка заказа на доставку и монтаж

Аналогично курьеры и монтажники получают задания и видят все актуальные незакрытые заявки. Курьеры видят адрес, контактную информацию, а монтажники после монтажа заносят результат в виде фото и текстового отчета → все результаты попадают в Битрикс24.

10Автоматические письма клиентам

Мы настроили готовые автоматические письма, которые отправляются клиентам по различным событиям (смены статусов, выполнения задания или др.):

• согласования дизайна с готовой ссылкой на макеты

• о передаче продукции на производство

• о готовности продукции для самовывоза

• о запланированной доставке курьером

• с запросом обратной связи от клиента

Письма подкрепляются в карточку, таким образом система хранит историю коммуникации с клиентом.

11Отчеты для руководителя

Любая компания хочет видеть результат.

Наверняка, Вы тоже хотели бы видеть отчеты по объемам продаж, по работе менеджеров и других сотрудников? Узнать, кто выкладывается «на полную» и принес большую эффективность компании, а кто работает медленнее и неохотнее.

Для этой компании мы разработали различные отчеты объема продаж по производству, по работе отдела дизайна, по заказам менеджеров, по дебиторской задолженности.

Теперь руководитель сможет анализировать объем продаж по менеджерам, средний чек дизайнера, объемы продаж по производству в разрезе способов изготовления, менеджеров, периоду по переводу в производство и др. отчеты.

12Объединение заявок из различных источников внутри Битрикс24

Мы подключили в Битрикс24 чаты из ВКонтакте, Viber, Instagram*. Потенциальные и существующие клиенты пишут привычным для них способом – в группах и мессендежрах, а сотрудники компании общаются с ними внутри Битрикс24.

Менеджерам больше не нужно переходить по вкладкам и контролировать новые сообщения. Битрикс24 подскажет о новых заявках.

*Деятельность Instagram запрещена в РФ.

13Бриф по ссылке

Не все клиенты охотно заполняют бриф. Тем более, если этот бриф объемный, да еще и файл нужно отправлять обратно по электронной почте.

Мы предложили сократить бриф и настроить его в системе Битрикс24.

Менеджер может ссылкой отправить его клиенту. Тот в свою очередь переходит по ссылке, отвечает на вопросы любым удобным для него способом – с телефона или компьютера. По одной кнопке «Отправить» все ответы попадают в карточку нужного заказа, а менеджер получает уведомление о заполнении брифа.

Такой вариант клиенту понравился, согласовали и настроили!

14Настройка прав

Компании требовалось разграничить права и теперь это работает так:

• Менеджеры видят только свою базу клиентов, свои заказы, элементы дизайна и производства.

• Дизайнеры и производство видят свои карточки.

• Руководители видят всю информацию, относящуюся к их отделам.

• Директор видит полную картину.

15Обучение сотрудников работе в Битрикс24

Новая система для основной части компании – это практически всегда стресс.

Мы помогли адаптироваться к системе – обучили работе с основным функционалом Битрикс24 и работе в CRM.

Каждому отделу показывали их процесс и необходимые действия – далее передали инструкции.

Если в процессе работы после обучения у сотрудников возникали вопросы – разбирали и отвечали.

Результат

1. Весь цикл исполнения заказа внутри Битрикс24 (продажа, дизайн, производство, доставка, монтаж).

2. Прозрачная работа менеджеров – в любой момент руководитель может посмотреть текущую ситуацию по заказам, контролировать простои, анализировать данные по отчетам.

3. Сокращение времени:

– по обработке обращений, ведь больше не нужно искать данные по ранее произведенному расчету;

– все данные автоматически попадают из Excel и Google в нужную карточку, а при повторном обращении клиента, менеджер быстро увидит информацию по заявке, нужной продукции и расчету;

– по созданию документов, благодаря настроенным шаблонам;

– по передаче заявки дизайнерам, на производство, на доставку и монтаж, благодаря настроенной автоматизации;

– по оповещении клиентов; 

– Битрикс24 самостоятельно отправляет письма.

4. Разгрузка бухгалтера – менеджер теперь сам выставляет счета, а бухгалтер лишь поставляет оплату.

5. Минимизация потерь обращений от клиентов, благодаря подключению различных источников заявок в единую систему Битрикс24.


Выскажите мнение
Авторизуйтесь, чтобы добавить свой комментарий.
оставить заявку

Хотите заказать похожий проект?

PROFI с удовольствием обсудит вашу задачу

Оставить заявку