Корпоративный портал для Российского Футбольного Союза

Российский футбольный союз (РФС) — общероссийская общественная организация, которая занимается развитием и популяризацией футбола в Российской Федерации. РФС является единственной признанной ФИФА и УЕФА организацией, обеспечивающей контроль за развитием футбола в России.

Российский футбольный союз ставит амбициозные задачи по развитию футбола в РФ — популяризирует игру среди населения страны, реализует программы развития массового и детского футбола, реформирует детско-юношеские футбольные турниры.

В начале 2020 года РФС запустил проект подготовки резерва «Наша смена». Его цель — создать систему, благодаря которой в профессиональном футболе каждый год будут появляться высококвалифицированные и конкурентоспособные футболисты. Уже запущена и успешно развивается Юношеская футбольная лига, создаются детские и региональные футбольные центры, которые готовят ближайший резерв.

Задачи проекта:

• Объединить территориально удаленные подразделения в разных регионах;

• Сформировать единое информационное пространство;

• Создать систему внутреннего информирования;

• Реализовать управление персональными и совместными задачами;

• Предоставить сотрудникам актуальные сервисы и услуги.

Чтобы оптимизировать текущую работу и координировать взаимодействие всех подразделений, РФС решил создать корпоративный портал.

В августе 2019 года РФС обратился в компанию Эм Си Арт. Сроки ввода продукта в эксплуатацию были сжатыми, поэтому партнёр выбирался с опытом лучших практик и знанием особых требований конкретной индустрии.

Мы хотели лучше понять, как устроена работа РФС, и получить полное представление о приоритетах заинтересованных сторон, поэтому провели несколько очных встреч в офисе РФС и подготовили «дорожную карту» внедрения.

В ходе проекта специалисты Эм Си Арт развернули и настроили программный продукт «1С-Битрикс24: Энтерпрайз», индивидуализировали дизайн портала в соответствии с брендбуком РФС и настроили стандартные функции.

Благодаря NTLM-авторизации сотрудникам РФС не нужно вводить дополнительный логин-пароль для доступа к порталу. Интеграция с Active Directory позволяет сохранять актуальным список пользователей, а интеграция с 1С:ЗУП — получать через портал расчетные листки, просматривать остаток отпуска и запрашивать справки.

На портале координируется работа всех структурных подразделений РФС, входящих в Союз региональных футбольных федераций и объединений, мужских и женских сборных разных возрастов по футболу, пляжному и мини-футболу. Все коммуникации проходят через портал: сотрудники находят здесь необходимую информацию, общаются в рабочих чатах как в письменном виде, так и с помощью аудио- и видеосообщений.

На портале доступен единый календарь событий, который включает все мероприятия РФС. Удобные фильтры позволяют отсортировать события по месту проведения, типу мероприятия, типу команды, полу и возрастной категории участников.

Представители РФС активно используют функционал Битрикс24 для ведения проектов: создают рабочие группы для решения различных типов задач, согласовывают бюджет и ресурсы, контролируют сроки и качество работы.

На портале настроена система IT-поддержки: пользователи оформляют заявки в Service Desk, которые маршрутизируются на IT-специалистов в соответствии с категорией запроса. Уведомления о статусе заявки приходят сотруднику на электронную почту. Руководитель IT-подразделения может в любой момент времени оценить скорость и качество выполнения заявок с помощью специализированного отчета.

Благодаря мобильному приложению все сотрудники РФС имеют доступ к необходимой информации, где бы они ни находились.

Для отдела персонала мы упростили подготовку к командировке — перенесли весь алгоритм в единый автоматизированный бизнес-процесс.

Мы полностью пересобрали стандартный бизнес-процесс Битрикса: продумали все необходимые поля заявления, сгруппировали их по логическим блокам и сделали форму более удобной для заполнения. О ходе согласования командировки сотрудник узнает из уведомлений в «колокольчике» — если не хватает каких-то документов или есть ошибка в форме, оповещение придёт сразу же.

Заполненное заявление отправляется на согласование непосредственному руководителю, а при его отсутствии согласовать командировку могут заместители.

Помимо самого сотрудника и его руководителя, бизнес-процесс оформления командировки затрагивает сразу несколько отделов — МТО, бухгалтерию и визово-протокольную службу (если это заграничная командировка). Для этих отделов в рамках бизнес-процесса автоматически создаются отдельные задачи.

Для всех задействованных лиц мы написали инструкции, где подробно рассказали об алгоритме согласования и учли возможные ситуации — например, если нужна срочная виза или сотруднику необходимо получить наличные деньги в бухгалтерии.

После выдачи наличных и приобретения всех необходимых билетов командировка считается оформленной — инициатор заявления получит сообщение в «Живой ленте» о завершении бизнес-процесса. В «колокольчик» придёт уведомление о необходимости сдать авансовый отчёт по завершении поездки — для этого достаточно скачать предзаполненный системой документ, распечатать его и передать в бухгалтерию.

Перед нами стояла задача доработать стандартное отображение оргструктуры в Битриксе — представители РФС хотели видеть его в корпоративных цветах и сделать более наглядным.

В РФС десятки подразделений — их было сложно разместить в стандартном пирамидальном виде организационной структуры. Мы нашли следующее решение: предусмотрели всплывающие окна, которые появляются при нажатии на список подразделений у основных департаментов. Во всплывающих окнах отображается продолжение организационной структуры, что позволило не перегружать пространство.

Мы поработали и над кастомизацией организационной структуры: реализовали блоки в синих цветах, увеличили аватары в блоках, сделали более читабельными инициалы и должности руководителей.

В результате всего за 4 недели нам удалось запустить удобный функциональный портал на платформе 1С-Битрикс24. Сотрудники активно используют его возможности со стационарных ПК и мобильных устройств. Портал выполняет как информационную функцию, так и упрощает решение повседневных задач. 

Поддержка корпоративного портала РФС позволила оптимизировать ключевые внутренние процессы — например, благодаря автоматизации оформления командировок, подбора персонала и планирования отпусков ускоряется работа сразу нескольких отделов, а раздел «Закупки» упростит операционную закупочную деятельность сотрудников РФС.

Мы продолжаем развитие интранет-портала — в таких крупных организациях, как Российский Футбольный Союз, всегда есть точки роста во внутренних процессах.