Корпоративный портал и мобильное приложение для 5000+ сотрудников РИВ ГОШ

1. Повысить уровень информированности сотрудников.

2. Предоставить всем сотрудникам удобный доступ к разнообразным внутренним сервисам.

3. Сократить временные затраты на поиск информации и получение нужной услуги.

4. Повысить уровень вовлеченности и мотивации персонала.

Эм Си Арт создал единый канал коммуникации для регулярного информирования сотрудников и обмена обратной связью с руководством («внутренние СМИ»).

Организовал пространство для структурного хранения корпоративной информации, к которой можно обратиться в любое время («база знаний»).

Провел цифровую трансформацию HR-процессов и оптимизировал управление корпоративными услугами — как для их заказчика, так и для исполнителя.

Предоставил доступ к цифровым ресурсам компании без ограничения для всех категорий сотрудников – пользователей ПК и смартфона.

Весь состав команды «РИВ ГОШ» заказчик разделяет на 4 категории:

– Офисные сотрудники;

– Работники розничных магазинов и имидж-студий;

– Работники фабрики;

– Работники распределительного центра.

Доля сотрудников офиса, где каждое рабочее место оснащено ПК, составляет всего 19%. Большая часть команды работает «в полях», где нет возможности обеспечить всех персональными компьютерами, — зачастую у сотрудников есть только смартфон, с помощью которого им приходится решать кадровые вопросы.

Заказчик зафиксировал следующие проблемы при взаимодействии внутри команды:

– Отсутствует канал связи, который позволил бы «говорить» напрямую с линейным персоналом и развивать нематериальную мотивацию. Вся коммуникация осуществляется через руководителя — из-за этого информация передается с задержкой или в неполном виде.

– Сложно найти информацию по актуальным для всех процессам: как оформить командировку, как зарегистрировать новый договор и т. д. Знания передаются «из уст в уста» — чтобы решить какую-то задачу, нужно просить помощи у других сотрудников, а такие консультации занимают время.

– Сотрудникам неудобно ориентироваться среди набора разрозненных сервисов и систем, необходимых для работы.

– Увеличились трудозатраты на отработку типовых кадровых вопросов: остаток дней отпуска, стаж, календарь отпусков, расчет заработной платы и пр.

К идее создания портала заказчик подходил три раза, пандемия стала решающим фактором для утверждения проекта: требовался модернизированный способ управления удаленными офисами и многочисленными сотрудниками в разных часовые поясах России.

На старте Эм Си Арт провел предпроектное обследование и организовали серию встреч с заказчиком, где сформулировал бизнес-требования к порталу и зафиксировал их в техническом задании, а затем перешел к реализации интерфейсов.

Cо стороны Эм Си Арт в ППО приняли участие 10 человек, со стороны «РИВ ГОШ» – 17 человек. Мы двигались в комплексном подходе, включающем несколько этапов:

1. Анализ процессов управления человеческими ресурсами: текущие HR-практики, найм и подбор персонала, управление производительностью, оценка и развитие сотрудников, а также внутренние коммуникации и обучение.

2. Анализ технической составляющей, включая информационные системы, используемые для управления HR-процессами. Такой анализ позволил определить преимущества и недостатки существующих решений и выявить потенциальные области для улучшения.

3. Серия интервью с руководителями и сотрудниками различных подразделений компании для выявления потребностей и ожиданий от будущего портала. Специалисты по HR параллельно изучали отзывы и предложения своих сотрудников, чтобы учесть их мнение.

Разработка бизнес-требований к HR-порталу включала описание основных функциональностей, требования к пользовательскому интерфейсу, интеграцию с другими информационными системами и т.д.

По итогам Эм Си Арт составил подробный документ с описанием требований, функциональности и принципов работы новой системы, а также план ее внедрения.

Команда дизайнеров активно взаимодействовала с разработчиками, чтобы обеспечить техническую реализуемость созданных дизайн-концепций. Это включало обсуждение технических ограничений, возможностей и оптимальных решений для реализации задуманного интерфейса:

– Анализ требований пользователей и функционального задания. На его основе команда дизайнеров сформировала общую концепцию пользовательского интерфейса.

– Проведение итеративных процессов проектирования интерфейсов. UX-специалисты анализировали пользовательские потребности и создавали информационную архитектуру портала, определяя логику и структуру навигации.

На базе этих данных дизайнеры разрабатывали прототипы интерфейса, визуальные компоненты и элементы управления, учитывая принципы удобства использования и доступности.

Окончательные версии интерфейсов проходили тестирование с участием фокус-групп пользователей для оценки удобства, эффективности и соответствия поставленным требованиям. На основе полученной обратной связи Эм Си Арт проводил корректировки и доработки интерфейса до его финальной версии.

Для заказчика важна не только функциональность интранета, но и его визуальная составляющая — корпоративный портал должен соответствовать фирменному стилю «РИВ ГОШ» и учитывать пользовательское поведение.

Перед разработкой прототипов и макетов Эм Си Арт составил мудборд — подборку привлекательных сайтов о красоте и косметологии. Анализ лучших решений помог нам точнее понять ожидания заказчика к визуальной составляющей интранета.

На основе собранного мудборда и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, в котором регламентировали цвета, шрифты, отображение иконок и других элементов интерфейса портала. UI-kit постоянно дополнялся по мере развития проекта — впоследствии это ускорило создание новых страниц портала.

Совместно с заказчиком мы решили, что внедрять портал будем постепенно. На время пилотного внедрения заказчик выделил фокус-группу из 20 сотрудников, для которых организовал демонстрацию возможностей портала — впоследствии участники давали ценную обратную связь о разработанных сервисах и «отлавливали» неочевидные баги. Затем фокус-группу расширили до ста человек — в «РИВ ГОШ» этот состав прозвали «Золотой Сотней».

Чтобы завлечь пользователей из розницы на корпоративный портал, в MVP включили самые популярные сервисы, которые нужны всем сотрудникам — заказ справок, формирование расчетных листов и оформление отпусков. Помимо этих сервисов, сотрудники наиболее активно использовали сервисы благодарностей и дней рождения.

Что вошло в MVP:

– Главная страница

– Личный профиль сотрудника

– Личный кабинет

– Расчетный лист

– Остаток дней отпуска

– Банк идей

– Сервисы: благодарности, опросы, документы, медиафайлы, адресная книга, дни рождения, открытки, новые сотрудники

– Корпоративные новости

– Организационная структура

– Ссылки на внешние системы

– Памятка новичка

– Медицинское обслуживание

– История компании

– Интеграции с внешними системами

– Реализация мобильного приложения на базе платформы Bitrix Mobile.

Всё начинается с главной страницы — связующего элемента для всего корпоративного портала «РИВ ГОШ».

Элементы главной страницы:

– Верхнее меню: поиск, навигационное меню, «колокольчик» уведомлений и элементы личного кабинета сотрудника.

– Левое меню: популярные сервисы, ссылки на избранные сервисы (список пользователь настраивает самостоятельно), виджет для подключения к Wi-Fi.

– Основной баннер со слайдером, где размещаются важные новости и сообщения.

– Приветственный баннер, который отображается при первой авторизации сотрудника на портале и ведет на ознакомительную страницу для новичков.

– Актуальные новости компании.

– Корпоративные сервисы: дни рождения, благодарности, банк идей, опросы, новые сотрудники.

Отдельной доработкой реализовали на Sphinx общий поиск в интранете — его мы научили:

– Автоматически исправлять ошибок в словах (на основе анализа данных из базы);

– Искать по транслитерации слова (например, по запросу «шанель» поиск выдаст результаты, где указано «Chanel»);

– Исправлять раскладку (RU ↔ EN);

– Искать по внутренним вхождениям (по введенной части слова поиск выдаст результаты с полным словом);

– Искать по морфологии с учетом числа и падежа.

Профиль сотрудника

Профиль состоит из карточки сотрудника с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала (заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и др.).

Личный кабинет

Карточка сотрудника

Расчетный лист

Сервис позволяет за пару кликов сформировать расчётный лист. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию.

Отпуска

Сотрудник может увидеть оставшееся количество дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков.

Дни рождения

Сервис позволяет отслеживать дни рождения сотрудников и отправлять им поздравления через портал — текстовым сообщением или с добавлением открытки. При необходимости можно подписаться на напоминания — уведомление придет за неделю и за сутки до дня рождения.

Банк идей

Расширили возможности штатного Банка идей Битрикс24 — кастомизировали интерфейс, добавили возможность модерирования идей и переработали статусную модель.

Опросы

Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками — это помогает сокращать текучку и вовремя находить болевые точки в коллективе.

Журнал

В Журнале публикуются новости компании — в том числе те, которые не попадают на корпоративный сайт. Кроме того, каждый месяц контент-менеджеры «РИВ ГОШ» выпускают на портале дайджест самых популярных и актуальных новостей.

Сотрудники компании могут не только читать Журнал, но и предложить новость для публикации — после проверки модератором она также будет размещена на портале.

Также Эм Си Арт полностью переработал возможности штатного визуального редактора и упростил для контент-менеджеров создание новостей на портале.

Заказ справок

Сервис позволяет быстро заказать справку или копию документов — для этого достаточно заполнить небольшую форму. В сервисе предусмотрены статусы для отслеживания процесса, а по готовности сотрудник получит уведомление на портале.

Медицинское обслуживание и запись к врачу

«РИВ ГОШ» заботится о здоровье сотрудников — на портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу.

Страница новичка

Когда в компании появляется новый сотрудник, важно помочь ему не потеряться в большом объеме информации — в дальнейшем это помогает новичку быстрее адаптироваться и раскрыть свой рабочий потенциал.

В такой большой компании, как «РИВ ГОШ», новые сотрудники приходят очень часто, поэтому мы разработали специальную страницу, которая помогает освоиться на рабочем месте и не «заблудиться». На странице опубликованы приветственное видеообращение Президента «РИВ ГОШ» и пошаговые инструкции о том, с чего начать свой первый рабочий день.

Миссия и ценности компании

Сотрудникам комфортнее работать в компании, убеждения которой они разделяют. Сформулированные ценности и миссия помогают компании «РИВ ГОШ» донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы.

История компании

Многолетнюю историю «РИВ ГОШ» упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании.

Организационная структура

Кастомизировали штатную организационную структуру Битрикс24, а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования.

Доступ к возможностям корпоративного портала реализован в мобильном приложении Битрикс24. Эм Си Арт переработал интерфейсы штатного приложения под фирменный стиль заказчика, адаптировал и добавил в «мобилку» новые сервисы. Теперь все сотрудники «РИВ ГОШ» имеют полноценный доступ к порталу — даже если у них нет компьютера на рабочем месте.

После полноценного запуска MVP мы перешли к развитию возможностей корпоративного портала.

Заявки

Сервис заявок помогает упростить процессы получения IT-оборудования и мебели — особенно это актуально при трудоустройстве нового сотрудника.

Вакансии

Вакансии компании доступны в специальном разделе. Сотрудник может оставить отклик самостоятельно или порекомендовать кандидата — за успешное привлечение компания выдает бонусы. Кадровым специалистам доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики.

Справочник магазинов

«РИВ ГОШ» — это 250+ магазинов, географически распределенных по территории России. Мы разработали раздел, который содержит всю основную информацию о магазинах с контактными данными управляющих и территориальных менеджеров. В карточках магазинов также отображаются полученные награды за внутренние конкурсы и активности.

Пятиминутка

Пятиминутка — это еженедельное собрание в головном офисе, которое транслируется для сотрудников розничного департамента и управляющих магазинами. На собрании освещаются все основные события за прошедший отчетный период, а также анонсируются все важные мероприятия и маркетинговые активности.

Это важный элемент сплочения коллектива «РИВ ГОШ» — на пятиминутке любой сотрудник может в прямом эфире задать интересующие вопросы топ-менеджерам.

Конкурсы

Еще один способ из инструментов коллективного взаимодействия в «РИВ ГОШ» — конкурсы среди сотрудников. Например, мы помогли запустить на портале конкурс для детей сотрудников — их просили показать, каким они представляют себе «РИВ ГОШ». Наградой за победу стала возможность лично провести завтрак с Президентом компании.

Сейчас портал покрывает все базовые функции и бизнес-процессы. Далее в планах углублять исследования пользователей, апгрейдить клиентский путь и автоматизировать процессы.

В 2024 году готовимся реализовать несколько крупных сервисов:

1. Полностью автоматизировать адаптацию нового сотрудника.

2. Дополнить геймификацию: ввести награды за достижения и подключить магазин сувенирной продукции.

3. Расширить возможности HR-автоматизации. Например, добавить постановку целей и управление KPI.

4. Внедрить Service Desk, связанный со всеми информационными системам компании, который станет единой точкой контакта с IT, АХО, СБ и другими службами компании.

5. «Оцифровать» офис РИВ ГОШ: сделать интерактивную карту офиса, разместить на ней сотрудников, описать их функционал, добавить контактную информацию.

В конечном счете в интранете появились все 5000+ сотрудников «РИВ ГОШ» — этого удалось достичь постепенно и несколькими «волнами». Для новых пользователей было важно донести полезность портала и продемонстрировать его возможности, поэтому представители заказчика использовали разнообразные инструменты продвижения интранета.

– В первую очередь заручились поддержкой президента и топ-менеджмента: записали специальное видео с президентом, в котором он приглашал сотрудников познакомиться с интранетом;

– Сняли подробный видеоролик о возможностях портала;

– Проводили онлайн-встречи с демонстрацией всех возможных пользовательских сценариев;

– Получили помощь в продвижении от территориальных менеджеров — они быстро осознали, что благодаря возможностям интранета высвобождаются десятки часов рабочего времени.

– Публиковали анонсы новостей со ссылкой на портал в закрытом телеграм-канале команды;

– Поводили email-рассылки с обзором новых сервисов портала;

– Показывали заставки на корпоративном ТВ в офисе;

Дополнительно привлекали внимание офлайн-методами:

– Использовали наклейки с QR-кодом в офисном пространстве;

– Брендировали мерч. Например, на форзаце ежедневников, которые есть у всех сотрудников, размещены ссылки на портал, а все новые сотрудники в Welcome pack получают брошюру с описанием функционала портала;

– Выступали вживую перед линейным персоналом и наглядно демонстрировали, как пользоваться порталом.

1. Уровень информированности сотрудников «в полях» ощутимо вырос. Работники розничных магазинов, производства и склада получили удобный доступ к необходимой корпоративной информации.

2. Минимизировали возможность потери информации — теперь сотрудники получают ее напрямую из проверенного источника. Накопленные знания впредь будут оставаться внутри компании – все предыдущие наработки не пропадут, а бизнес-процессы не встанут на паузу, если меняется человек.

3. Высвободили рабочее время сотрудников и ускорили операционную деятельность компании. Вместо поиска или помощи в поиске информации они занимаются своими непосредственными задачами. Заказчики и исполнители теперь более эффективно управляют корпоративными услугами.

4. Повысили внутренний корпоративный имидж — команда убеждается в том, что «РИВ ГОШ» является современной компанией, ориентированной на комфорт сотрудников. HR-подразделение получило новые возможности для продвижения корпоративной культуры и организации мероприятий. Согласно внутренней статистике, уровень вовлеченности и мотивации персонала значительно возрос.

___________________________________

Команда Эм Си Арт продолжает сотрудничать с «РИВ ГОШ» — мы помогаем коллегам с освоением возможностей портала и дорабатываем систему под потребности заказчика.

___________________________________

Статистика:

Статистика сервисов по данным на декабрь 2023:

– Прочитано новостей: 80 000

– Сделано записей к Beauty-специалистам: 2200

– Выдано справок: 5000

– Изготовлено пропусков для новых сотрудников: 350

– Заказано IT-оборудования: 300 рабочих мест

– Предложено идей: 200

– Выдано парковочных мест: 50

___________________________________

Исследование удовлетворенности

В конце 2023 года компания провела исследование удовлетворенности сотрудников «РИВ ГОШ». Индекс eNPS составил 75% – довольно высокий показатель на шкале значений от -100% до 100%. Доля сторонников составила 81%, критиков 6%.

___________________________________

Комментарий Дмитрия Скорикова, менеджера по развитию корпоративного портала:

«Не вся аудитория компании сразу приняла и поняла удобство сервиса, но со временем для каждого нашёлся сервис «по душе». Кто-то читает новости, кто-то записывается на массаж, кто-то ищет контакты коллег, а кто-то активно участвует в конкурсах для сотрудников.

Большой популярностью пользуются сервисы для well-being. Так, например, через портал можно записаться на услуги косметолога, маникюр или массаж прямо в офисе. Через этот сервис можно выбрать специалиста и удобное время для записи. Также есть сервис записи к офисному врачу и вся подробная информация про ДМС, корпоративные скидки и бонусы».