Корпортал АО «Наука и инновации» Росатом: как объединить работу 11 научных институтов

АО «Наука и инновации» (научный дивизион «Росатом») осуществляет координацию деятельности ряда научных организаций в областях ядерной физики, водородной энергетики, новых материалов и других направлений. Это требует постоянного мониторинга множества бизнес-процессов, а также оценки эффективности работы каждого отдела и подразделения.

Изначально сбор и обработка данных в каждом из 11 научных институтов и центров, координируемых АО «Наука и инновации», выполнялись вручную — в том числе по направлениям, связанным с учетом рабочего времени сотрудников для расчета выплат и анализа трудозатрат. Это приводило к существенным затратам времени и осложняло координацию работ между подразделениями.

Поэтому перед командой ИТ-интегратора Notamedia стояла задача доработать корпоративный портал заказчика, чтобы автоматизировать рутинные бизнес-процессы, а также настроить систему автоматического сбора и загрузки данных для учета выполненных задач и рабочего времени.

Реализовать этот проект необходимо было в закрытом контуре, вследствие чего команда разработчиков ИТ-интегратора Notamedia должна была находиться непосредственно на территории заказчика во время проведения работ.

Чтобы дать сотрудникам и руководителям АО «Наука и инновации» инструмент, который поможет эффективно решать задачи и упростит сбор ключевых внутренних данных, нашей командой были предприняты следующие шаги:

1. Провели серию интервью с руководителями и менеджерами, участвующими в проекте, в ходе которых удалось собрать необходимую информацию о бизнес-процессах, требующих автоматизации, что позволило нам:

– Проанализировать и отрисовать текущие бизнес-процессы;

– Выявить направления для их улучшения;

– Спроектировать архитектуру, описать ролевые модели для каждого процесса.

2. Формализовали ролевые модели и настроили справочники:

– Разработали ролевую модель и добавили уведомления по ключевым процессам;

– Создали разделы и справочники в системе;

– Разработали табель распределения рабочего времени, а также бизнес-процесс его формирования и согласования;

– Реализовали системы согласования/отклонения по ролевой модели;

– Добавили уведомления по ключевым процессам;

– Настроили систему создания комментариев при возвращении отчета на доработку;

– Доработали структуру подразделений компании.

3. Настроили систему учёта рабочего времени и загрузки-выгрузки файлов с отчетами:

– Настроили проверку распределения 100% рабочего времени каждого сотрудника;

– Реализовали возможность отзыва согласования/отклонения руководителями табеля распределения рабочего времени;

– Добавили возможность финальной выгрузки файла, а также фильтрации по объектам учета, по которым будет формироваться распределение табеля рабочего времени с последующей выгрузкой в табличный файл.

4. Составили и актуализировали документацию по работе с порталом, подготовив:

– Модель угроз и нарушений ИБ;

– Руководства пользователя, администратора, администратора ИБ;

– Матрицу доступа;

– Всю необходимую документацию, включая сведения о результатах категорирования для ФСТЭК России и др.

Сегодня корпоративный портал АО «Наука и инновации» — это эффективный и удобный инструмент контроля достижения поставленных целей, который:

– Сделал 100% рабочего времени сотрудников прозрачным и доступным для мониторинга;

– Позволил наладить эффективную коммуникацию и обмен данным между 11 научными институтами и центрами;

– Значительно сократил время на составление итоговой отчетности, которая содержит распределение табеля рабочего времени всех сотрудников по ролевой модели;

– Дал руководству надежный инструмент, отражающий трудозатраты и эффективность как в разрезе отдельных сотрудников или подразделений, так и всей компании в целом.