Сократили операционные расходы при управлении закупками на 25%: «Личный кабинет поставщика» ТМХ

Стремительный рост ТМХ выявил потребность в создании единой системы для более эффективного взаимодействия производственных предприятий Группы ТМХ (ПП Группы ТМХ) и более 5000 поставщиков товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Цели создания системы:

1. Создать единое цифровое пространство — централизованную платформу для прозрачного взаимодействия ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ со встроенными инструментами контроля сроков и статусов;

2. Гарантировать качество значимых данных: обеспечить поступление от поставщиков ТМЦ данных и документов в строго регламентированном виде, в полном объеме и без необходимости уточнений;

3. Повысить надежность процессов: минимизировать влияние человеческого фактора за счет сохранения истории коммуникаций и автоматического архивирования данных и документов;

4. Сформировать цифровой профиль поставщика: создать электронный «портфель поставщика» для объективной оценки и выстраивания долгосрочной партнерской стратегии;

5. Автоматизировать рутину: минимизировать ручной ввод и исключить дублирование данных;

6. Обеспечить бесшовную интеграцию: настроить передачу данных между системой и IT-инфраструктурой ТМХ.

Идея и концепция будущей системы «Кабинет поставщика ТМХ», объединяющей процессы, данные и участников в единый согласованный контур взаимодействия, родилась внутри ТМХ. Для технической реализации этого стратегического и масштабного проекта Заказчику потребовался компетентный IT-партнер, обладающий экспертизой в разработке сложных корпоративных систем.

Наша команда, выступившая в роли Исполнителя, благодаря подтвержденным компетенциям в создании высоконагруженных решений на платформе 1С-Битрикс24, взяла на себя техническое воплощение этой концепции. В тесном партнерском взаимодействии с Заказчиком мы с нуля реализовали и внедрили уникальные сервисы, соответствующие специфике бизнес-процессов ТМХ.

В рамках проекта ТМХ были определены ключевые бизнес-процессы для автоматизации:

· Рекламационная работа и Претензионная работа — для оперативного реагирования и решения проблем;

· Аккредитация поставщиков — удобный и прозрачный процесс проверки новых партнеров;

· Корректирующие мероприятия (по методу 8D) — от выявления проблемы до полного ее устранения;

· Оценка поставщиков (QCDT) по ключевым критериям: качество, цена, сроки и технологии для определения перспектив дальнейшего сотрудничества;

· Национальный режим — специализированный модуль для подтверждения соответствия требований в области локализации производства ТМЦ;

· Meeting Room — помощь пользователям в режиме реального времени.

Реализация такого масштабного проекта потребовала организации слаженной распределенной команды.

Команда Заказчика:

· Сформулировала стратегическое видение и концепцию системы;

· Смоделировала и оптимизировала бизнес-процессы, подлежащие автоматизации;

· Провела работу по разработке детального технического задания и формализации функциональных требований ко всем модулям системы;

· Спроектировала пользовательский опыт (UX) и интерфейс системы (UI) с учетом отраслевой специфики и потребностей конечных пользователей;

· Взяла на себя работу по управлению проектом (координация и взаимодействие между всеми участниками и контроль соответствия реализуемого решения бизнес-целям), управление продуктом (приоритизация задач разработки).

Команда Эм Си Арт:

· Как технический партнер, обеспечила полный цикл разработки — от развертывания и подготовки платформы до реализации всех модулей и сервисов согласно утвержденным требованиям Заказчика и дизайн-макетам;

· Реализовала с нуля уникальные сервисы системы, используя экспертизу в разработке на 1С-Битрикс24 и интеграции с 1С;

· Совместно с экспертами со стороны команды Заказчика приняла участие в разработке серверной логики и архитектурных решениях, обеспечивающих надежность и масштабируемость системы;

· Реализовала верстку пользовательского интерфейса Кабинета поставщика ТМХ с обеспечением кросс-браузерной и кросс-платформенной совместимости;

· Внедрила интеграцию с корпоративными системами Заказчика.

Такой подход к организации работ позволил объединить глубокое предметное видение Заказчика с технической экспертизой нашей команды, что гарантировало создание решения, оптимального как с функциональной, так и с технической точек зрения.

Проект реализуется с применением современных подходов к управлению и разработке:

· Предсказуемость и контроль: вся разработка ведется в формате аутстаффинга по заранее согласованному ежемесячному бэклогу. Это дает заказчику полную финансовую и временную предсказуемость, а нашей команде разработки – четкий и измеримый план на каждый месяц;

· Экспертиза и кастомизация: вместо типовых решений все ключевые сервисы и модули были разработаны нами с нуля, что обеспечило их соответствие уникальным бизнес-процессам Заказчика.

Кабинет поставщика ТМХ построен по модульному принципу — вся система состоит из независимых модулей, взаимодействующих через стандартизированные интерфейсы. Это не просто техническое решение, а стратегический выбор, который превращает Кабинет поставщика ТМХ в живую, растущую цифровую экосистему. Она позволяет оперативно реагировать на обратную связь от поставщиков, быстро внедрять улучшения и планомерно наращивать функционал.

По мере развития потребностей ТМХ можно в дальнейшем легко разрабатывать и добавлять новые сервисы, не перестраивая всю систему целиком.

Архитектурные особенности:

· Гибридная архитектура: сочетание возможностей платформы 1С-Битрикс24 и 1С: ERP;

· Событийно-ориентированная модель: автоматическое создание кейсов при событиях в смежных системах;

· Единое рабочее пространство: централизованный канал для всех процессов взаимодействия;

· Сквозное логирование: детальный трекинг операций для анализа и устранения ошибок;

· Бесшовная интеграция: единое пространство данных между всеми системами;

· Безопасность: многоуровневая система защиты корпоративного уровня.

Данная архитектура обеспечивает создание надежной, масштабируемой и безопасной системы по ключевым бизнес-процессам взаимодействия производственных предприятий Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ.

Создание единой цифровой платформы уже трансформировало взаимодействие ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ:

• Единая рабочая среда — создан централизованный канал для коммуникаций и контроля, повысивший скоординированность работы всех участников процессов;

• Стандартизация данных — информация от поставщиков теперь поступает строго в заданном формате, что снижает затраты на ее дальнейшую обработку и верификацию;

• Сохраняемое организационное знание — полная история коммуникаций и архив документов позволяют новым сотрудникам быстро адаптироваться, обеспечивая непрерывность бизнес-процессов;

• Проактивное управление цепочкой поставок — цифровой профиль поставщика стал инструментом для глубокого анализа и выстраивания стратегического партнерства;

• Высвобождение ресурсов — автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам сконцентрироваться на более значимых задачах;

• Бесшовная интеграция — прямая передача данных в IT-системы ТМХ минимизировала количество ошибок и ускорила обмен информацией;

• Скорость принятия решений — механизмы синхронизации данных сократили сроки обработки запросов, предоставив ТМХ столь важное конкурентное преимущество – высокую скорость.

Бизнес-эффекты в цифрах:

1. Сокращение издержек на 25% за счет автоматизации процессов и ликвидации ручного ввода данных;

2. Ускорение согласования документов в 3 раза за счет автоматизированного документооборота;

3. Устранение 80% рецидивов через инструменты модуля превентивного разрешения инцидентов;

4. Снижение риска человеческого фактора на 70% благодаря интеграции данных поставщика в IT-инфраструктуру ТМХ.

5. Сокращение среднего срока работы с запросами на 41% благодаря автоматизации документооборота;

6. Снижение операционных расходов на 25% через использование цифрового профиля надежности поставщика.

Что дальше?

В настоящий момент наша команда ведет разработку новых сервисов системы, таких как:

✔ Аудиты — от уведомления до подготовки отчета по результатам аудита;

✔ Управление изменениями — удобный сервис для поставщиков при внесении изменений и улучшений в комплектующие;

✔ Управление сертификатами — централизованный контроль за документами о соответствии;

✔ Санкционный импорт — информирование поставщиками о наличии санкционного импорта в поставляемых ТМЦ;

✔ Документация — все необходимые документы в одном месте.