Цифровая платформа системной помощи для благотворительного фонда «Онкологика»

К нам обратилась основатель Благотворительного фонда всесторонней поддержки и навигации взрослых онкопациентов «Онкологика» Мирославы Сергеенко с задачей создать Личный кабинет для взрослых онкопациентов.

Фонд много лет оказывает медицинскую, психологическую и социальную поддержку. Количество обращений росло, а процессы оставались ручными: заявки приходили через почту и мессенджеры, а статусы отслеживались вручную.

Совместно с командой Фонда «Онкологика» Мирославы Сергеенко нам нужно было создать цифровую платформу, которая поможет структурировать процесс получения помощи, снизить нагрузку на сотрудников и сделать путь клиента фонда понятнее.

Участие в проекте также приняли ребята из агентства Dotorg. Они отвечали за брендинг и визуальную айдентику, а Bauns вместе с командой фонда — за проектирование, UX, дизайн интерфейса и разработку Личного кабинета.

Задачи, которые должен был закрыть личный кабинет: 

— Структурировать процесс получения помощи;

— Снизить нагрузку на команду;

— Сделать путь к получению помощи удобным для клиентов фонда;

— Объединить заявки, документы, мероприятия и коммуникацию в одной системе;

— Стать основой для дальнейшей цифровой трансформации фонда.

За 3 недели мы совместно с командой фонда собрали MVP-версию Личного кабинета, а ещё через 3 недели выпустили продукт в релиз.

Главная сложность проекта — отсутствие готовых аналогов на российском рынке. Одновременно с этим нужно было учитывать состояние человека, который приходит за помощью в стрессовой ситуации.

Ключевые решения проекта:

✔️ Вместо ручной обработки заявок команда фонда получила структурированный путь: от подачи заявки до отслеживания статуса помощи, загрузки документов, участия в мероприятиях и получения персональных рекомендаций.

✔️ Новый продукт объединил заявки, статусы, документы и коммуникацию в единой системе и заложил основу для дальнейшей цифровой трансформации.

Этап 1. Погрузились в работу фонда

Мы начали с погружения в работу Фонда «Онкологика» Мирославы Сергеенко и вместе с командой разобрали, как человек получает помощь сейчас: куда пишет, какие документы отправляет, кто обрабатывает заявку и где возникают задержки.

Так мы зафиксировали основные сценарии, разделы для первого релиза и принципы интерфейса: прозрачность, последовательность и снижение тревожности.

Этап 2. Сценарная архитектура вместо классического прототипирования

Из-за сжатых сроков мы не пошли по классическому пути с долгим прототипированием. Вместо этого собрали сценарную архитектуру. Внутри определили ключевые сущности системы — заявки, статусы, документы, события и профиль пользователя. А ещё описали, как они связаны между собой.

Каждую функцию проверяли через вопрос: помогает ли она клиенту фонда быстрее и понятнее получить помощь. Всё, что не влияло на первый релиз, переносили на следующие этапы развития продукта.

Этап 3. User flow и перевод офлайн-процесса в цифровую систему

Совместно с командой фонда мы перевели офлайн-процесс помощи в цифровой user flow. Важно было сохранить человеческую логику поддержки, но убрать хаос из переписок, звонков и ручного отслеживания статусов.

Отдельно продумали онбординг и стартовую анкету. Анкета помогает собрать базовую информацию о человеке, подсказать нужные разделы и частично подготовить будущие заявки на помощь.

Этап 4. Анкета и центральный дашборд пользователя

После анкеты клиент фонда попадает на дашборд — главный экран Личного кабинета, где собраны активные заявки, статусы, список документов, ближайшие мероприятия и полезные материалы.

Отдельно переработали раздел с документами. Клиент фонда видит, какие документы нужны для выбранной услуги, что уже загружено и чего не хватает. Это помогает убрать лишние вопросы и снизить тревожность на одном из самых сложных этапов.

Этап 5. Визуальный язык как часть позиционирования фонда

Фонд «Онкологика» Мирославы Сергеенко — не про жалость, а про силу, поддержку и движение вперёд. Эту идею важно было сохранить и в интерфейсе.

Мы усилили фирменный оранжевый цвет, добавили чёткие контуры, структурную сетку и выразительные акценты. Интерфейс получился ясным и местами ярким, чтобы не создавать ощущения «серого» личного кабинета с бесконечными формами.

Этап 6. Разработка и интеграция с CRM

Разработка шла параллельно с дизайном. Проект достался нам с действующей кодовой базой, поэтому мы вместе с командой фонда аккуратно встроили новый интерфейс в существующую архитектуру.

Также провели технический аудит, синхронизировали Личный кабинет с Bitrix CRM, доработали отображение статусов и внедрили новый UI. Теперь человек видит статус своей заявки в кабинете, а не узнаёт его только через переписку с сотрудником фонда.

Вместе с командой Фонда «Онкологика» Мирославы Сергеенко мы запустили Личный кабинет для взрослых онкопациентов.

Главные результаты проекта:

1. Структурировали процесс оказания помощи. Раньше учёт вели через почту, мессенджеры и звонки, теперь — вся информация собрана в единой системе. 

2. Снизили нагрузку на команду фонда. Интеграция с Bitrix позволила автоматизировать работу с заявками. Сотрудникам больше не нужно вручную отслеживать статусы и дублировать информацию в разных каналах.

3. Создали прозрачный пользовательский путь. Пользователь видит: созданные заявки, их текущий статус, какие документы требуются и какие шаги будут дальше.

4. Объединили коммуникацию в одной платформе. В личном кабинете собраны: заявки на помощь, документы, мероприятия фонда, материалы и рекомендации.

5. Заложили основу для цифровой трансформации. Создали архитектуру и UI-kit, которые позволяют: масштабировать продукт, добавлять новые функции, развивать базу знаний, интегрировать онкомейтов внутрь системы.

После работы над проектом приехали из Питера в Москву и лично присутствовали на IV форуме Онкологики. Сооснватели Bauns (Филипп и Алиса) вместе с основателем фонда Мирославой Сергеенко презентовали цифровую платформу команде, партнёрам и участникам форума.