Миграция из Pipedrive в amoCRM

Компания использовала Pipedrive CRM. В марте Pipedrive приостановила работу в России: доступ к аккаунтам сохранился, но продолжать оплачивать систему стало невозможно. Изучив отечественные аналоги, решили перенести процессы и работу в

amoCRM.

Задачи:

– Перенести клиентскую базу из Pipedrive в amoCRM с сохранением истории

– Настроить воронки продаж

– Обучить работе в новой системе

Шаг 1. Описали бизнес-процессы

В компании было 4 основных процесса продаж:

– работа с входящими заявками

– работа с холодной базой

– работа с повторными продажами

– реализация проектов

Чтобы составить полноценный путь клиента от первого касания до закрытия сделки, мы изучили и описали основные сценарии работы. Это позволило точно описать этапы воронки продаж и проработать поля карточки сделки, контакта и компании, которые менеджер заполняет при работе с клиентом.

Шаг 2. Настроили воронки продаж

До этого клиент вел все сделки в одной воронке и не учитывал специфику работы теплых и холодных продаж. Из-за этого возникали проблемы:

– было непонятно, откуда приходят заявки;

– каким клиентам и когда отправлять напоминание или назначать встречу;

– как построить единый процесс продажи.

Мы создали две отдельный воронки: “Входящие заявки” и “Холодные продажи”. Теперь каждый этап воронки – понятное ТЗ для менеджера, не нужно гадать о следующем шаге или действии.

Шаг 3. Настроили поля карточки сделки

При квалификации клиента важно фиксировать информацию в поля сделки. Если не сделать это сразу, то потом легко забыть – в итоге информация о заказчиках неполная и разрозненная. 

Поэтому мы настроили обязательные поля – без их заполнения менеджер не может закрыть окно сделки или перенести её на другой этап. Теперь сотрудники не забывают уточнять необходимую информацию и вносить данные в CRM. 

Шаг 4. Подготовили базу для импорта в amoCRM

Самый объемный и ювелирный этап проекта. В каждой CRM по разному настроено хранение информации, поэтому просто выгрузить данные из одной системы и загрузить в другую – невозможно. 

Сначала мы выработали алгоритм связки и продумали формулы для объединения файлов, которые учитывали все комбинации связей. Например, когда у компании 2 контакта, но у каждого контакта своя сделка. При этом у каждого контакта и сделки свои примечания в истории в разной хронологии. Было непросто это все учесть, но задача оказалось выполнимой.

Мы экспортировали данные из Pipedrive и собрали разрозненные excel-таблицы в единый структурированный документ. После изменили поля и сущности для импорта в amoCRM. Важно было не потерять ни единой связки, ни единой капли информации. Даже небольшая ошибка могла привести к потери данных и переделыванию работы с начала.

Благодаря продуманному и организованному процессу, перенос данных прошел успешно. Отдел продаж смог сразу продолжить работу в новой системе.

Шаг 5. Подключили почту

Неожиданной сложностью стала интеграция CRM и почты – основного канала общения с клиентами.. В Preca используют корпоративную почту на Outlook, но стандартный механизм подключения не срабатывал. Пришлось обращаться в поддержку amoCRM и подключать системного администратора, чтобы найти причину. 

Оказалось, работали устаревшие методы аутентификации. После устранения проблемы, интеграция заработала корректно и стало возможно вести рабочую переписку сразу из amoCRM. 

Шаг 6. Обучение

Для каждой воронки продаж были записаны скринкасты – видео, на которых показывалось, как работать со сделкой, как ставить задачи, какие этапы выставлять в воронке и в каких ситуациях.

Часто этап обучения опускают, считают не обязательным. Но если сотрудники не понимают, как работать в системе или им неудобно – то высок шанс саботажа CRM. То есть деньги на программу и внедрение будут потрачены, но продажи так и будут вестись на удобных листочках или привычных в таблицах. 

Шаг 7. Сопровождение и адаптация

После обучения менеджеры приступили к работе в CRM. Конечно, когда начинаешь работать с любой новой системой возникают дополнительные вопросы. Поэтому в течение 14 дней мы поддерживали команду и отвечали на вопросы по работе в CRM.

Теперь отдел продаж прошел период адаптации, освоился в новой программе и спокойно работает самостоятельно.

Теперь в Preca прозрачно выстроена работа в CRM. Информация о клиентах унифицирована, благодаря этому со временем будет легче построить системы отчетности и увеличить объем.

Сотрудники не саботируют систему, а спокойно перестроились на новый рабочий процесс и стали более автономны – вопросы по процессу продаж или следующему этапу отпали.