Модуль сложных ивентов в Битрикс24

Единый ресурс застройщиков (ЕРЗ) проводит большое количество мероприятий для представителей строительной отрасли по всей России. Эти события играют важную роль в обмене опытом, поиске партнеров и продвижении инноваций в сфере строительства.

Мероприятия бывают разного формата:

- Однодневные.

Компактные встречи, семинары или мастер-классы, которые проводятся в одном месте и одном времени.

- Многособытийные.

Более масштабные форматы, включающие в себя множества мероприятий, которые проходят в разные дни, в разных залах и в разное время. Примером такого формата является «Большая строительная неделя» — ключевое событие года в строительной отрасли.

Подготовка, планирование и распределение докладов, участников и площадок — это титаническая работа для организаторов.

Нужно постоянно контролировать:

- Расписание мероприятий и их логическую последовательность;

- Загрузку докладчиков и участников;

- Занятость залов и техническое обеспечение;

- Регистрацию и доступ участников к нужным сессиям;

- Обновления и изменения в программе в режиме реального времени.

Все эти задачи требуют высокой степени организации, точности и оперативного реагирования. Без эффективной системы управления и планирования сложно обеспечить бесперебойное проведение таких масштабных мероприятий и удовлетворить ожидания участников.

До текущего момента планированием таких сложных мероприятий занимались в MS Excel, где вручную велась информация о датах, залах, расписаниях и мероприятиях. Такой подход, несмотря на свою простоту, имел существенные ограничения: отсутствие централизованного источника данных, высокая вероятность ошибок при внесении изменений, сложности в синхронизации информации между участниками и организаторами.

У клиента уже был внедрен процесс для ведения одиночных мероприятий в Битрикс24, с настроенной синхронизацией данных с сайтом https://profi.erzrf.ru/. Однако при планировании сложных, многособытийных мероприятий, включающих несколько дат, залов и форматов, возможности CRM оказались недостаточными.

Особую сложность представляло ведение данных в трёх разных системах — в CRM, в Excel и на сайте. Любое изменение в расписании требовало ручного обновления во всех трёх местах, что занимало значительное количество времени и усилий. Это приводило к дублированию информации, потере актуальности данных и увеличению нагрузки на сотрудников, отвечающих за организацию мероприятий.

В связи с этим возникла необходимость в автоматизации и централизации управления сложными мероприятиями — с возможностью планирования, визуализации расписания, синхронизации с CRM и сайтом, а также контроля за участниками и докладами в режиме реального времени.

Перед нами стояла задача разработать отдельный функционал планирования проведения сложных мероприятий в Битрикс24, чтобы автоматизировать и централизовать управления сложными многособытийными мероприятиями, включая планирование, визуализацию расписания, синхронизацию с CRM и сайтом, а также контроль за участниками и докладами.

Ключевые цели:

1. Создать единую систему управления мероприятиями, где можно будет:

- Планировать и корректировать расписание;

- Назначать докладчиков и участников;

- Управлять залами и временными слотами.

2. Интегрировать систему с Битрикс24, чтобы:

- Автоматически синхронизировать данные о мероприятиях, участниках и докладчиках;

- Обеспечить доступ к информации из CRM без необходимости ручного ввода.

3. Интегрировать систему с сайтом https://profi.erzrf.ru/, чтобы:

- Обеспечить актуальность информации для участников;

- Упростить создание и редактирование мероприятиям на сайте;

- Автоматически обновлять расписание и доступные сессии.

4. Минимизировать дублирование данных и ручной труд, за счёт:

- Автоматической синхронизации между системами;

- Визуализации расписания и контроля изменений в режиме реального времени.

5. Обеспечить масштабируемость решения, чтобы оно могло использоваться как для однодневных, так и для многособытийных мероприятий.

Мы реализовали первый этап автоматизации и оптимизации процесса управления сложными мероприятиями в рамках продукта Битрикс24. Учитывая масштабность задачи и её потенциал для дальнейшей автоматизации, мы сосредоточились на создании устойчивой и расширяемой базы, которая обеспечит эффективное управление сложными событиями.

Перед началом реализации мы провели подробный бизнес-анализ функционала, чтобы понять специфику работы клиента и выявить ключевые требования. Учитывая сложность доработки, мы подготовили подробную техническую документацию, включая описание новых сущностей, логики взаимодействия и интеграций. Это позволило создать структурированное и масштабируемое решение.

На основе Смарт-процессов мы реализовали новую сущность — Сложный ивент, которая объединяет все элементы мероприятия в единую систему управления. 

В состав сложного ивента входят:

- Даты проведения;

- Залы;

- Список направления мероприятий;

- Одиночные мероприятия.

Дополнительные сущности: перерывы, запреты на сессии и другие элементы, влияющие на расписание.

Эта структура позволяет организаторам эффективно планировать, распределять ресурсы и контролировать логистику мероприятия.

Для удобства работы с новой сущностью мы отрисовали персональный дизайн под конкретные запросы клиента. Разработана отдельная визуальная страница для планирования сложных мероприятий, которая интегрирована с текущими процессами в CRM.

Каждому сложному мероприятию соответствует отдельная страница, где отображаются:

- Название.

- Даты проведения.

- Залы.

- Одиночные мероприятия.

- Составные мероприятия.

- Направления мероприятий (цветовое обозначение мероприятий) — это ключевой элемент для клиента, позволяет избежать пересечений по темам и обеспечить удобство для участников.

- Дополнительные сущности: перерывы, запреты на сессии и другие элементы, влияющие на расписание.

- Информация по участникам мероприятия (количество требуемое/подтвержденное).

- Ответственный за мероприятия.

Для удобства управления реализованы фильтры по следующим критериям:

- Ответственный.

- Вид мероприятия.

- Направление.

- Участники. Соответствие требуемого количества подтвержденным участникам.

Мы реализовали функционал контроля приглашённых участников. Для каждого мероприятия доступна информация о:

- Требуемом количестве участников.

- Текущем статусе участия (утвержден, приглашен, резерв и т.д.).

- Ответственных за приглашения.

Все данные ведутся в CRM, что обеспечивает прозрачность и возможность оперативного управления.

В рамках реализации для публичной части сайта мы разработали отдельный шаблон-конструктор сложного мероприятия.

Большая часть данных о мероприятиях, их расписании, направлениях и участниках автоматически синхронизируется из Битрикс24, что обеспечивает актуальность информации в режиме реального времени.

Дополнительные данные, такие как текстовые описания, баннеры и дополнительные материалы, вносятся администраторами в системе управления сайтом.

Этот подход позволяет участникам получать точную и своевременную информацию о мероприятиях, их структуре и доступности сессий, без необходимости ручного обновления на стороне организаторов.

Данная разработка позволила Единому реестру застройщиков:

- Эффективно планировать и управлять сложными мероприятиями;

- Снизить нагрузку на организаторов за счёт автоматизации;

- Обеспечить единый источник данных и минимизировать дублирование;

- Упростило контроль за участниками и докладами;

- Повысило точность и прозрачность в управлении мероприятиями.

В итоге получили Единую систему управления интегрированную с CRM и сайтом.

Кому это может быть интересно?

- Организаторы мероприятий и event-агентства;

- HR-отделы и отделы развития;

- Образовательные учреждения и тренинг-центры;

- Компании, проводящие корпоративные мероприятия.

Чем может помочь наша разработка?

- Автоматизация расписания. Распределение мероприятий по дням, времени, залам и направлениям.

- Интеграция с сайтом. Информация о мероприятиях обновляется в реальном времени.

- Отслеживание статуса участников. Приглашен, подтвердил участие, не явился и т.д.

- Упрощённый контроль. Вы всегда видите, кто где и когда будет.

- Единое хранилище данных. Всё в одном месте, без дублирования информации.

- Прозрачность и точность. Данные всегда актуальны, доступны и легко анализируются.

Почему это выгодно:

- Снижает нагрузку на организаторов. Автоматизация берёт на себя рутину.

- Ускоряет процесс планирования. Всё интегрировано и структурировано.

- Повышает эффективность. Вы экономите время и ресурсы.

- Улучшает клиентский опыт. Участники получают актуальную информацию в режиме реального времени.