Настройка бизнес-процессов «Битрикс24» для хостела «Дерево»

Для хостела Дерево настроить бизнес-процессы по согласованию документов и выдаче наличных денежных средств.

В процессе деятельности в хостеле сформировалась объемная и сложная структура взаимодействия между подразделениями компании, что значительно усложнило контроль за рабочими процессами.

Для решения мы настроили автоматизацию бизнес-процессов в Битрикс24, что значительно упростило работу рядовых менеджеров компании и их руководителей, а также позволило сэкономить много рабочего времени. Все согласования решаются путем подачи заявки через стандартизированную форму. 

Страница администрирования шаблонов бизнес-процессов. На данной странице представлен список всех типов процессов настроенных в системе.

Переходя в раздел, посвященный конкретному типу процессов, мы видим список текущих обращений.

Сотрудник с правами администратор Битрикс24, может просматривать подробную информацию по всем обращениям, отслеживать историю изменений.

Чтобы посмотреть историю кликаем по кнопке изменить в данном меню или дважды по нужной строке. Затем во вкладке “Бизнес-процессы” кликаем на текущем статусе

История изменений

Посетив настройки конкретного бизнес-процесса мы увидим структуру/путь, по которой будут обрабатываться все подобные заявки. Здесь администратор может изменять структуру/путь и этапы обработки заявки, может переназначать ответственных за тот или иной этап:

-Этап выбора начальника;

-Этап добавления второго начальника;

-Этап изменения утверждающего;

Мы упростили процесс согласования и сделали его более прозрачным и контролируемым для руководителей хостела.

В результате рядовому сотруднику больше не требуется создавать большое количество побочных задач и переписок для согласования рабочих вопросов. Появился порядок и понятный процесс.

Нормализовался поток заявок в бухгалтерию. Все заявки теперь поступают централизованным потоком, уже согласованными у ответственных лиц и со всей необходимой информацией, что избавляет бухгалтера от лишних разъяснений.

Клиентам больше не надо ожидать долгого ответа на запрос какого-либо счета или документа. Все согласования проходят в кратчайшие сроки.

Всё это экономит много времени всем участникам бизнес-процессов, позволяя каждому сотруднику хостела Дерево сосредотачиваться на выполнении своих рабочих вопросов.