Оцифровка бизнес-процесса по согласованию договоров в Битрикс24

Компания, занимающаяся продажей новых и подержанных автомобилей, обратилась за помощью в автоматизации ключевых бизнес-процессов:

● Согласование договоров

● Оплата счетов

● Обработка претензий

Выбрали нашу компанию из-за:

● Успешного опыта реализации аналогичного проекта

● Глубокого понимания возможностей Битрикс24

● Ориентации на результат и пользовательский опыт

В данном кейсе мы рассмотрим настроенный процесс согласования договоров.

Задачи:

Настроить в Битрикс24 процесс согласования договоров так, чтобы:

► Всегда было понятно, кто сейчас ответственный за этап.

► Была видна история согласования (кто, когда, комментарии).

► Была возможность отправить договор на доработку автору.

► Была видимость, если договор пришел повторно на согласование (для ускорения процесса).

► Был настроен прием оригиналов в архив.

Внедрение Битрикс24 позволило сократить время на поиск информации, обеспечить полную прозрачность процесса — каждый этап виден в режиме реального времени, а действия участников фиксируются. 

Это упростило коммуникацию, позволило оперативно получать обратную связь и выявлять узкие места. Повторное согласование стало быстрее благодаря отметкам о предыдущих проверках, а все документы теперь хранятся в едином электронном архиве с возможностью удобного поиска и контроля доступа.

Сначала мы провели детальный анализ текущего процесса согласования договоров. В ходе обсуждений с ключевыми участниками выяснили, как проходит согласование на практике, где возникают задержки и какие этапы требуют автоматизации. 

На основе полученной информации мы составили схему процесса и выделили точки, где можно внедрить автоматизацию. 

Далее мы подготовили техническое задание, которое стало основой для реализации в Битрикс24.

В системе была создана воронка согласования договоров с четко определенными этапами и статусами. 

В карточке каждого договора отображаются ключевые данные — контрагент, автор, дата, номер договора и текущий согласующий. Это позволяет всегда видеть, кто и на каком этапе находится.

Была реализована история согласования — в карточке каждого договора отображается таймлайн с записью всех этапов согласования. 

Пользователь может увидеть, кто и когда принимал участие в процессе, какие комментарии оставляли, а также какие действия были выполнены. 

Это позволяет быстро находить нужную информацию по договору и понимать, как проходило его согласование.

Для каждого этапа были настроены автоматические задания, которые появляются у согласующих в отдельном разделе. Согласующий может не только принять договор, но и отправить его на доработку с комментарием. Автор договора получает уведомление о доработке и видит статус своего документа в реальном времени — это позволяет ему оперативно вносить изменения и повторно отправлять договор на согласование.

Если договор приходит повторно, система отмечает это в карточке, чтобы согласующий сразу понимал, что документ уже проверялся. 

Это позволяет сократить время на повторное согласование и ускорить процесс в целом.

Для повышения мобильности и оперативности процесса работа возможна и через мобильное приложение Битрикс24. 

Согласующие могут утверждать договоры в пути, получать уведомления вне офиса — это особенно удобно для сотрудников, находящихся в командировках или работающих удалённо.

Для удобного хранения и поиска договоров был настроен электронный архив.

✔ Автоматизировали процесс согласования договоров — уменьшилось время на ручное согласование.

✔ Обеспечили прозрачность и контроль — всегда видно, кто и когда что делал, а также появилась возможность анализировать узкие места в процессе.

✔ Улучшили коммуникацию — все комментарии и действия фиксируются, а автор получает обратную связь в режиме реального времени.

✔ Упростили повторное согласование — система отмечает, что договор уже проверялся - согласующий может быстро принять решение.

✔ Создали электронный архив — все документы хранятся в одном месте. Обеспечили удобный поиск и доступ по правам.