Оцифровка бизнес-процесса по закупке оргтехники в Битрикс24

Клиент столкнулся со следующими проблемами и задачами:

● Отсутствие централизованного хранилища заявок на закупку оргтехники.

● Ручное назначение ответственных лиц: необходимо было искать сотрудников для согласования и исполнения заявок, что занимало время и снижало эффективность.

● Ручной контроль статусов заявок: отслеживание прогресса требовало участия сотрудников, что приводило к возможным задержкам и ошибкам.

● Низкая прозрачность затрат: отсутствовала возможность быстро и точно анализировать расходы на закупку оргтехники за конкретные периоды, что затрудняло планирование и оптимизацию бюджета.

Были поставлены следующие задачи:

▶ Автоматизация процессов согласования и исполнения заявок;

▶ Централизация управления заявками;

▶ Повышение прозрачности и аналитики затрат;

▶ Улучшение эффективности и сокращение времени на рутинные операции.

С помощью Битрикс24 мы объединили все заявки на закупку оргтехники и их историю в одном месте, автоматизировали назначение ответственных и переход по статусам, что исключило необходимость личного поиска сотрудников. 

✔ Теперь стало проще анализировать затраты на закупку оргтехники за любой период, что повышает прозрачность и эффективность процессов.

Мы настроили ведение заявки по воронке – от начального запроса инициатора до получения оргтехники и далее закрытия в финальный статус «Получено».

Заявку согласовывает руководитель IT-отдела, и, в случае согласования, заявка автоматически проходит дальше и попадает на исполнение и получение техники сотрудниками IT-отдела.

Инициатор всегда сможет видеть по своей заявке актуальный статус.

✦ Ваш процесс может отличаться, но мы поможем вам организовать любой ваш бизнес-процесс.

Все данные по заявке теперь содержатся в удобной карточке (инициатор, руководитель, отдел, причина закупки, дата заявки, дата завершения, комментарии по согласованию и др. важные данные).

Теперь можно быстро найти нужную заявку, при необходимости отфильтровывать закрытые заявки и смотреть стоимость затрат за период или за все время.

Для согласования заявки и проведения закупки ответственные лица выполняют специальные задания. После их согласования заявка автоматически меняет статус в зависимости от результата.

✔ Все заявки и история в одном месте.

✔ Не нужно ходить по офисам в поисках ответственного за согласование / исполнение заявки → система сама автоматически назначит ответственного и вышлет ему задание.

✔ Автоматический переход по статусам в зависимости от выполнения заданий.

✔ Возможность анализировать данные по сумме затрат на закупку оргтехники за определенный нужный период.