Оцифровка для HR бизнес-процесса по адаптации сотрудника в компании

Адаптация нового сотрудника — это ключевой этап, который определяет его успешность в компании.

Наш клиент столкнулся со следующими проблемами:

1. Отсутствие централизованного управления процессом адаптации новых сотрудников — информация о стадиях адаптации и выполнении задач была распределена в разных источниках, что требовало ручного отслеживания.

2. Низкая прозрачность и контроль за этапами адаптации — невозможно было быстро определить, на каком этапе находится сотрудник, какие задачи выполнены, а какие требуют внимания.

3. Необходимость ручного контроля и напоминаний — HR-специалисты тратили время на постоянное напоминание о выполнении задач и сбор подтверждений их завершения.

4. Риск упущения этапов адаптации — из-за отсутствия автоматизации и четкой системы контроля, новые сотрудники могли остаться без должного внимания, что негативно влияло на их интеграцию в компанию.

5. Несвоевременное выполнение задач адаптации — отсутствие четких сроков и автоматического контроля приводило к задержкам и снижению эффективности процесса адаптации.

6. Недостаток автоматизации в расчете сроков адаптации — отслеживание дней адаптации требовало ручного ведения сроков, что увеличивало риск ошибок и снижало оперативность.

7. Отсутствие быстрого итогового чек-листа — не было автоматически формируемого документа, который бы отражал выполнение всех задач адаптации и мог быть использован для оценки успешности интеграции сотрудника.

Задачей было создать систему, которая объединит все этапы адаптации в одном месте, обеспечит автоматический переход между статусами, позволит отслеживать выполнение задач в режиме реального времени, автоматически считать дни адаптации и быстро генерировать итоговый чек-лист.

С помощью Битрикс24 мы решили ключевые проблемы: объединили все этапы в едином пространстве, автоматизировали переход по статусам, настроили контроль выполнения задач в режиме реального времени, автоматизировали подсчет сроков адаптации и настроили автоматическое формирование итогового чек-листа.

✔ Теперь процесс прозрачен, без задержек и упущений, а HR-специалисты больше не тратят время на ручное отслеживание и напоминания. 

✔ Новый сотрудник получает необходимую поддержку на каждом этапе, что повышает эффективность адаптации и интеграции в коллектив.

Настроили ведение карточки адаптации сотрудника по воронке – от первого дня адаптации до успешного окончания.

HR менеджер теперь видет по каждому новому сотруднику актуальный статус прохождения адаптации.

Настроили карточку - в ней можно видеть необходимые данные о сотруднике и выполнении задач на каждом из этапов.

HR может выбрать прям из карточки какие именно задачи по адаптациии должны будут поставиться автоматически.

Все задачи находятся в одном месте, что очень удобно, чтобы проконтролировать их выполнение.

Каждую такую задачу можно открыть и просмотреть описание и комментарии.

Для контроля выполнения всех задач ответственные HR менеджеры должны выполнять специальные задания, которые можно удобно просматривать в отдельном разделе.

Карточка адаптации автоматически продвигается по стадиям в соответствии с установленными сроками — 1 день, 1 неделя и др.

Также настроена автоматическая генерация чек-листа по завершении этапов адаптации, который отражает, кто из сотрудников выполнил задачи, а кто еще не завершил.

✔ Все карточки новых сотрудников объединены в одном месте — это позволяет отслеживать этап адаптации в режиме реального времени. 

✔ Автоматическое продвижение по статусам и срокам исключает задержки и обеспечивает своевременное выполнение задач. 

✔ Система напоминает о необходимых действиях, контролирует прогресс и гарантирует, что новый сотрудник получает всю необходимую поддержку.