Один поиск вместо 3–5 систем: экономия 12,5 млн ₽ в год на поиске информации

Сотрудники искали информацию параллельно в 3–5 системах: документы, внутренние базы, справочники и переписка жили отдельно друг от друга. На каждый запрос уходило время на переключение между окнами, а ответы у разных людей расходились.

Нужен был один вход в поиск поверх всех источников — без миграции данных и без замены систем, которые уже работают.

Подняли поверх существующих источников единый поисковый слой на RAG: документы, внутренние базы и справочники индексируются как есть, оставаясь там, где лежат.

Что сделали:

Собрали коннекторы к каждому источнику, настроили регулярную переиндексацию.

Настроили семантический поиск с проверкой ответа по источнику — ответ всегда приходит со ссылкой на документ.

Сделали одно окно поиска, куда сотрудник задаёт вопрос обычным языком.

Разграничили доступ: каждый видит в выдаче только то, к чему у него есть права.

Посчитали вместе с клиентом эффект в деньгах и зафиксировали методику расчёта.

Экономия 12,5 млн ₽ в год на поиске информации — цифра посчитана и подтверждена клиентом.

Вместо 3–5 систем сотрудник работает в одном окне.

Ответы перестали расходиться между людьми: источник один и всегда виден в ответе.

Существующие системы остались на месте: ничего не мигрировали и не переписывали.