Оптимизация AmoCRM для event-бизнеса: как Big Event Group структурировала клиентскую базу

Big Event Group — крупная казахстанская компания, организующая кофейные фестивали и объединяющая бариста, кафе и поставщиков. Компания активно работала с физическими и юридическими лицами, продавая места на фестивалях и координируя партнёров и волонтёров.

Однако CRM-система не справлялась с растущим потоком данных. Основные проблемы заключались в хаотичных тегах, дублирующихся записях и отсутствии чёткой структуры. Это мешало аналитике, замедляло работу менеджеров и усложняло масштабирование бизнеса на новые города.

Полностью реструктурировать AmoCRM, навести порядок в базе данных и подготовить систему к работе с тысячами клиентов и несколькими фестивалями одновременно.

Мы провели полную очистку базы: удалили дублирующиеся теги, привели категории к единому виду и запретили создание повторов. Это позволило создать систему, где каждая компания, клиент и партнёр имеют чёткие характеристики, что существенно улучшило поиск и аналитику.

Были созданы отдельные воронки продаж для физических лиц (участники фестивалей), юридических лиц (покупатели мест), партнёров и волонтёров, а также для крупных событий. Настроенные этапы задач — первичный контакт, презентация, подписание договора — сделали процесс прозрачным и удобным для сотрудников.

Мы подключили телефонию, email, Instagram и WhatsApp, чтобы все заявки попадали напрямую в CRM. Внедрили автоматические приветственные сообщения и распределение задач, что позволило менеджерам сосредоточиться на ведении сделок, а не на рутине.

Была внедрена система отчетности по каждому направлению работы: количество клиентов в воронке, выполнение задач, объем сделок. Это дало руководству полную картину работы бизнеса и возможность принимать обоснованные решения.

Big Event Group получила полностью структурированную CRM-систему, готовую к масштабированию на новые города и крупные фестивали. Очистка и систематизация тегов улучшили качество аналитики и поиска информации.

Интеграция всех каналов коммуникаций позволила централизовать переписку с корпоративными клиентами и автоматически распределять задачи между менеджерами.

Теперь компания может эффективно управлять участниками мероприятий, партнёрами и корпоративными клиентами, а руководство имеет полную прозрачность по клиентской базе и сделкам. CRM готова к работе с большими объёмами данных и многомиллионным оборотом, обеспечивая надежность и эффективность бизнес-процессов.