Организация процессов Moscar Finance с помощью Битрикс24

Moscar Finance (moscarfinance.ru) — инвестиционная компания, привлекающая частные средства инвесторов для покупки автомобилей, которые затем сдаются в аренду с возможностью выкупа. Инвесторы получают часть дохода от ежемесячных арендных платежей, а компания организует весь процесс — от покупки авто до взаимодействия с арендаторами, делая участие максимально удобным и прозрачным.

Компания Moscar Finance столкнулась с необходимостью автоматизации и упорядочивания ключевых бизнес-процессов в CRM Битрикс24, связанных с привлечением инвесторов, управлением автопарком и сопровождением сделок. На момент старта проекта Битрикс24 уже использовался в компании, однако система была настроена фрагментарно и применялась в основном как инструмент хранения сведений, без автоматизации и сквозной логики процессов.

Информация по инвесторам, автомобилям и сделкам хранилась в разных разделах CRM и внешних источниках, многие операции выполнялись вручную, а контроль задач, документооборота и финансовых показателей не был связан с конкретными стадиями сделок. В результате система не отражала реальную картину бизнеса и не использовала свой потенциал, что потребовало привлечения внешнего партнера для выстраивания прозрачных и управляемых процессов.

После этапа анализа процессов и погружения в специфику бизнеса Moscar Finance мы определили ключевые направления работы, которые позволили использовать весь потенциал CRM, ускорить обработку информации и повысить прозрачность управления инвестициями и автопарком. Основной целью стало выстраивание логики работы с инвесторами, автопарком и документами, а также минимизация ручного труда сотрудников.

Задачи включали:

- Автоматизация работы с инвесторами и сделками — сбор и отображение информации о вкладчиках и их автомобилях, автоматическое создание копий сделок в смарт-процессах.

- Автоматизация задач и контроля процессов — формирование дел и задач в календаре с уведомлениями и напоминаниями сотрудникам, контроль выполнения этапов работы.

- Автоматизация документооборота и финансовой аналитики — создание договоров, доверенностей и расчетов доходности, расходов и процента выкупа, интеграция финансовых сведений.

- Настройка CRM и бизнес-процессов — конфигурация карточек сделок, смарт-процессов, шаблонов документов и интеграция подразделений компании в систему.

Работы начались с детального изучения текущих бизнес-процессов Moscar Finance, включая управление автопарком, логистику автомобилей, аренду с правом выкупа, документооборот и взаимодействие с инвесторами. Особое внимание уделялось процессам сопровождения сделок и жизненному циклу автомобилей.

Мы провели полный аудит источников информации: данных, уже внесенных в CRM, Google Таблиц и других внешних баз. Анализ включал проверку структуры сущностей, связей между их свойствами, наличие дублирующих записей и точек, где сведения терялись или требовали ручного ввода. Это позволило определить, какие данные и процессы необходимо объединить в единой системе для обеспечения прозрачности и управляемости.

Далее был проведен анализ процессов совместно с командой заказчика: регулярные встречи, созвоны и интервью со всеми сотрудниками, вовлеченными в работу с инвесторами, документами и автопарком. Совместно были согласованы этапы процессов, зоны ответственности подразделений и порядок прохождения данных на каждом шаге, включая проверки документов, юридическую экспертизу и согласование финансовых показателей.

Для наглядного отображения и систематизации работы были созданы карты процессов, включающие сценарии взаимодействия сотрудников, последовательность действий и точки контроля. Эти карты позволили визуализировать узкие места, выявить дублирующие операции и подготовить структуру процессов для последующей автоматизации и настройки CRM.

По итогам анализа была сформирована документированная архитектура бизнес-процессов, которая стала основой для разработки технического решения.

Технические решения выстраивались в строгом соответствии с утвержденной логикой работы компании и отражали реальные сценарии взаимодействия с инвесторами, автопарком и документами.

Автоматизация была построена вокруг этапов сделок и смарт-процессов Битрикс24. Все сценарии запускались в привязке к конкретным статусам и событиям, что позволило исключить ручные действия, обеспечить последовательное выполнение операций и создать прозрачный контроль за прохождением процессов на каждом этапе:

- Подтягивание информации о инвесторе и его автомобилях при выборе карточки смарт-процесса, включая тип инвестора, список закрепленных автомобилей и сопутствующую информацию, что исключило дублирование и ручной ввод.

- Формирование дел в календаре сотрудников с уведомлениями и напоминаниями в зависимости от стадии сделки. Периодичность и состав задач определяются логикой процесса.

- Автоматическое создание задач для подразделений: сбор анкетных данных инвестора, проверка состояния автомобиля, юридическая экспертиза, согласование документов.

- Генерация договоров поручения, доверенностей и расчетов стоимости работ на основе шаблонов, с привязкой к стадии смарт-процесса или ручным запуском при необходимости.

- Привязка автомобиля к карточке инвестора после приема авто для формирования актуальной структуры владения.

- Создание копий сделок в смежных воронках смарт-процессов при переходе на ключевые стадии для сквозного контроля.

- Импорт финансовых показателей из Google Таблиц в карточки смарт-процессов CRM.

- Настройка формул в карточках смарт-процессов для расчета доходности аренды, расходов и процента выкупа.

Реализованные автоматизации объединили данные из различных источников в едином рабочем пространстве, сократили нагрузку на сотрудников при сопровождении инвесторов и автопарка и снизили риск операционных ошибок за счет четкой логики процессов и системного контроля.

Параллельно была выполнена настройка CRM для упорядочивания информации и создания удобной рабочей среды. Основной задачей стало отладка сценариев работы с инвесторами, автомобилями и сделками.

Ключевые работы:

- Настроены и структурированы карточки сделок и процессы для работы с инвесторами, автомобилями и арендными сделками: определены поля, связи между сущностями и правила заполнения сведений.

- Настроена логика специальных смарт-процессов, включая службу безопасности: определены правила проверки данных, согласования и распределения ролей, что обеспечило контроль и прозрачность операций на всех этапах.

- Реализована единая система хранения информации по инвесторам, автомобилям и сделкам, что исключило дублирование и обеспечило целостность записей.

- Выполнена интеграция CRM с Google Таблицами для централизованного обновления финансовых данных, используемых при работе с инвесторами и автопарком.

- Адаптирован интерфейс CRM под задачи сотрудников: упрощена навигация, оптимизировано отображение сведений и настроена логика работы системы для сокращения ручных действий в ежедневной работе.

Новые настройки позволили выстроить единый подход к работе с информацией и процессами, обеспечить прозрачность операций и создать удобную систему для взаимодействия всех подразделений компании при сопровождении инвесторов и автопарка.

До автоматизации и настройки CRM информация по инвесторам, сделкам и автомобилям была разрознена, многие операции выполнялись вручную, а контроль задач и документооборота не был привязан к этапам сделок.

После внедрения CRM и автоматизации процессов Moscar Finance получила:

- Централизованную систему, объединяющую все сведения по инвесторам, автомобилям и сделкам.

- Сокращение ручной работы и дублирования информации — повторяющийся ввод данных уменьшился примерно на 40%.

- Ускорение обработки информации и принятия решений — время на обработку одной сделки сократилось почти на 50%.

- Снижение времени на стандартные операции, что уменьшило нагрузку на сотрудников и высвободило ресурсы для более стратегических действий.

- Прозрачность действий и контроль на каждом этапе — все задачи, документы и финансовые показатели привязаны к конкретным стадиям сделки.

- Согласованная работа всех подразделений — единая система позволила оптимизировать взаимодействие отделов и поддерживать актуальность данных в реальном времени.