От хаоса к порядку: как агентство Directline заменило 5+ систем на одну платформу

Агентство интернет-маркетинга Directline с командой из 40+ специалистов столкнулось с критической проблемой дезорганизации. Бизнес-процессы были разбросаны по множеству разрозненных систем:

• Redmine — для постановки технических задач,

• AmoCRM — для ведения воронки продаж и клиентских заявок,

• 1С:Бухгалтерия — для финансового учета,

• Slack — для внутренних коммуникаций,

• Google Таблицы — для отчетности и фиксации данных.

Дополнительно использовались отдельный личный кабинет для клиентов, система хранения паролей и корпоративная база знаний. Такой «лоскутный» подход создавал информационный хаос: данные дублировались, сотрудники теряли время на переключение между сервисами, не было единой картины по проектам и их рентабельности. Компания не могла эффективно масштабироваться, а новые сотрудники долго адаптировались. Требовалось найти единую платформу, которая объединит все ключевые процессы: управление проектами и задачами, CRM, финансовый учет, планирование и клиентский сервис.

После анализа рынка и сравнения альтернатив агентство выбрало платформу Аспро.Cloud. Решение привлекло готовым функционалом, который на 90% соответствовал требованиям бизнеса, интуитивным интерфейсом и возможностью быстрого запуска без масштабных доработок. Комплексное внедрение заняло 3 месяца и было разделено на два ключевых этапа, чтобы минимизировать риски и обеспечить плавный переход команды.

В течение первых двух месяцев была выполнена фундаментальная настройка системы:

• Миграция CRM: Все активные сделки и клиентские данные были перенесены из AmoCRM в Аспро.Cloud. Настроены интеграции с корпоративной телефонией, почтой и формами на сайте, чтобы менеджеры по продажам могли сразу начать работу в новой среде.

• Унификация проектов и задач: Разрозненные задачи из Redmine и других источников объединили на общей проектной доске. Для структурирования использовали систему тегов и создали шаблоны для типовых процессов, что позволило стандартизировать работу.

• Интеграция с финансами: Подключили 1С:Бухгалтерию для автоматической выгрузки счетов и актов. Это устранило ручной ввод данных и ошибки бухгалтера.

• Внедрение календаря: В единый календарь перенесли планирование отпусков, бронирование переговорных и корпоративные события, что улучшило координацию ресурсов.

В третий месяц команда сфокусировалась на автоматизации и получении аналитических insights:

• Настройка продвинутой отчетности: Через API данные по задачам, проектам и времени были выгружены во внешнюю дата-студию. Это позволило построить кастомные дашборды для контроля загрузки отделов и рентабельности проектов.

• Подключение клиентского доступа: Через API реализовали возможность для заказчиков отслеживать статусы своих задач в рамках персонального кабинета, повысив прозрачность взаимодействия.

• Планы на развитие: Начата работа по созданию системы онбординга новых сотрудников и структурированной базы знаний внутри платформы для окончательной стандартизации всех процессов.

Спустя год работы на единой платформе Аспро.Cloud агентство Directline получило следующие результаты:

• Полная централизация информации. Все данные о клиентах, проектах, задачах и финансах теперь находятся в едином пространстве. Исчезли дублирование и «информационные силосы».

• Повышение финансовой прозрачности. Появился реальный контроль над бюджетом и рентабельностью каждого проекта. Руководство может оперативно видеть затраты, доходность и нагрузку на команду.

• Ускорение онбординга и процессов. Новые сотрудники вливаются в работу в разы быстрее благодаря единому интерфейсу. Стандартизированные шаблоны задач сократили время на согласование и постановку.

• Повышение клиентского доверия. Клиенты получили прямой доступ к актуальной информации по своим проектам через личный кабинет, что сделало коммуникацию более прозрачной и снизило административную нагрузку на менеджеров.

Directline доказала, что переход от множества разрозненных инструментов к единой платформе — это не просто техническая миграция, а стратегический шаг для роста. Это позволило устранить операционный хаос, заложить основу для безопасного масштабирования бизнеса и сфокусироваться на качестве услуг для клиентов, а не на преодолении внутренних барьеров.