От регистрации партнёра до коммерческого предложения: единый портал для компании “Гравитон”

До начала проекта заявки с сайта вручную переносили из почты и мессенджеров в Excel и 1С. Менеджеры отдельно проверяли остатки, создавали счета и передавали документы в бухгалтерию. Из-за двойного ввода данных сотрудники тратили до 30% рабочего времени, а часть заявок терялась. Цель проекта - создать единую точку входа для партнёров, сократить обработку заявки с 2 часов до 20 минут, исключить ручной ввод и снизить количество потерянных заявок на 25%. 

Мы объединили сайт, партнерский портал и CRM в единую систему.

Портал стал основной точкой взаимодействия для партнеров: здесь они могут регистрировать заявки, получать документы, отслеживать статусы и пользоваться сервисами. CRM используется сотрудниками компании для обработки обращений и сопровождения проектов. 

Обмен данными между системами автоматизирован: информация о новых заявках, изменении их статусов и готовых документах передается без ручного дублирования. 

Реализация проекта:

Автоматизация работы с заявками

После заполнения формы на сайте заявка автоматически поступает в систему и назначается ответственному менеджеру. 

В карточке заявки менеджер видит всю историю обращения, загруженные документы, состав оборудования и статус. Изменения, внесенные менеджером в CRM, автоматически отображаются в партнерском портале, а сформированные документы возвращаются в личный кабинет партнёра. 

Система статусов партнеров и программа лояльности

После модерации организация получает доступ к партнерской программе. В зависимости от оборота ей может быть присвоен один из трёх статусов: 

• Серебряный

• Золотой

• Платиновый

  

  Каждый статус даёт доступ к скидкам, специальным условиям и предложениям. Партнёр может скачать официальный PDF-сертификат своего уровня прямо в личном кабинете.

  Проверка гарантии и статуса ремонта

  • Проверка статуса ремонта — по номеру накладной, без обращения к менеджеру.

  • Проверка гарантийного периода — по одному или нескольким серийным номерам. Отображаются даты начала/окончания гарантии и признак активного покрытия.

  Для разных категорий клиентов (юрлица и физлица) доступны отдельные страницы с гарантийной политикой.

  Регистрация заявок

  Партнер регистрирует заявку на тендер, закупку или мониторинг цен, загружает техническое задание и конкурсную документацию, а также указывает состав оборудования с признаком «реестровое». Заявку можно сохранить в черновиках и вернуться к ее заполнению позже

  Далее заявка проходит сквозной маршрут: зарегистрирована → формирование КП → ожидание результатов → размещение заказа → завершена / отклонена. На каждом этапе её статус обновляется в личном кабинете, а партнер получает уведомление по электронной почте. Сформированное коммерческое предложение возвращается из CRM непосредственно в карточку заявки.

  Обучение и Академия

  В портал встроен раздел с обучающими материалами. Партнёр может подать заявку на обучение, получить доступ к материалам и просматривать список доступных курсов. 

  Централизованное управление контентом позволяет компании обновлять материалы и управлять доступом для разных категорий пользователей.

  Документация и поддержка

  В портале собрана и структурирована вся техническая база: инструкции, схемы, сертификаты, драйверы и прошивки — с удобным поиском и фильтрацией по оборудованию.

  Также реализованы база знаний и каталог сервисных центров, которые помогают партнерам самостоятельно находить необходимую информацию.

  Технические особенности

  • Интеграция с CRM — передача данных о регистрациях партнёров и заявках, синхронизация статусов и документов. 

  • Автоматическая проверка дублей и подстановка реквизитов.

  • Генерация PDF-сертификатов для партнёров.

  • Интеграция с внешним конфигуратором.

  • Фильтрация и выгрузка данных по сервисным центрам и документации.

    

Автоматизация внутренних процессов сократила время обработки заявок и освободила до 1,5 часов рабочего времени в день. Партнеры получили доступ к актуальным статусам заявок, ремонтов и гарантии, а также к обучающим материалам и сервисным центрам. 

• Сокращено время первого ответа клиенту с 15 до 2 минут.

• Повышена прозрачность и эффективность взаимодействия с партнерами и клиентами.

• Сокращено время на получение статусов заказов и ремонтов.

• Упрощен доступ к сервисам и документации.

• Усилен уровень лояльности партнёров за счёт системы статусов и скидок.

• Создана масштабируемая архитектура для добавления новых функций и сервисов.