От заявки до коммерческого предложения в тот же день: автоматизировали продажи с помощью ИИ

Клиент – крупный B2B-дистрибьютор ИТ-оборудования и офисной техники. Компания поставляет корпоративным заказчикам компьютеры, серверное и сетевое оборудование, оргтехнику и другие решения для оснащения рабочих мест и ИТ-инфраструктуры. Заказчик сотрудничает с тысячами корпоративных клиентов и регулярно получает заявки на поставку оборудования.

После поступления заявки менеджеру нужно изучить запрос, подобрать подходящие позиции, проверить характеристики и цены, учесть условия заказа и подготовить коммерческое предложение. До начала проекта этот процесс выполнялся вручную. На подготовку одного КП уходило в среднем несколько часов.

Когда заявок стало больше, менеджеры не успевали их обрабатывать и тратили много времени на подготовку КП, а риск ошибок в ценах, характеристиках и условиях поставки вырос.

Готовые решения не учитывали специфику ассортимента, внутреннюю документацию и накопленный опыт работы с клиентами. Менеджерам по-прежнему приходилось дорабатывать результат.

Компании нужен был инструмент, который учитывает данные сделки и информацию о продуктах и сделках. Для этого заказчик обратился к нам.

Задачи:

1. Создать приложение для подготовки КП на основе данных из CRM и внутренней документации компании.

2. Обучить ИИ на документации компании, прайсах и примерах существующих коммерческих предложений.

3. Интегрировать десктоп-приложение с CRM для автоматической передачи данных по заявкам.

4. Обучить сотрудников работе с новым приложением и встроить его в процесс подготовки КП.

Мы разработали десктоп-приложение с ИИ, которое автоматизирует подготовку коммерческих предложений на основе данных из CRM и внутренней базы знаний компании.

Работа начинается в CRM. Когда менеджер переводит сделку на этап подготовки КП, приложение получает сведения о клиенте, составе заказа, товарах, скидках и условиях оплаты. Затем система находит подходящую информацию во внутренних источниках и формирует коммерческое предложение. Менеджеру остается проверить документ, при необходимости внести изменения и экспортировать его в нужном формате.

База знаний компании

Для подготовки КП нужно учитывать характеристики оборудования, актуальные цены, условия поставки, а также подходы к составлению предложений, которые уже применяются в компании. Мы загрузили в систему внутреннюю документацию, прайс-листы и примеры ранее подготовленных коммерческих предложений.

Документы разбиваются на смысловые фрагменты и индексируются для последующего поиска. Вместе с содержимым сохраняется дополнительный контекст: категория продукта, актуальность информации и тип клиента. Это помогает находить сведения, подходящие не только по содержанию, но и по контексту конкретной сделки.

Отдельно система использует примеры успешных КП, чтобы учитывать принятую в компании структуру документов, тон коммуникации и способы аргументации. Для этого анализируются пары «запрос клиента – готовое коммерческое предложение».

Подготовка КП

После получения данных из CRM система сопоставляет информацию по сделке с содержимым корпоративной базы знаний. Для поиска используется RAG-подход. Он сочетает семантический и текстовый поиск с дополнительным ранжированием результатов. Благодаря этому система может находить релевантные сведения, даже если формулировки в заявке и внутренних документах различаются.

Например, если клиент запрашивает оборудование с определенными характеристиками, система учитывает состав заказа и находит в базе соответствующие описания, цены и условия. ИИ не придумывает характеристики или условия сделки самостоятельно. При генерации он использует найденную внутреннюю информацию и данные из CRM. Это снижает риск появления неподтвержденных сведений в документе.

Готовое КП открывается в десктоп-приложении, где менеджер может проверить и отредактировать документ. После проверки его можно экспортировать в PDF или DOCX, а информация о предложении автоматически передается обратно в CRM.

Внедрение в рабочий процесс

Чтобы новый инструмент стал частью ежедневной работы, мы провели обучение для сотрудников. Сначала менеджеры познакомились с приложением и правилами проверки сгенерированных документов. Затем они отработали подготовку КП на реальных сделках под руководством специалистов.

После этого процесс включили в рабочий регламент. В качестве показателей для оценки работы системы предусмотрели время подготовки предложения, количество правок и другие метрики, связанные с качеством КП.

Компания получила десктоп-приложение, которое автоматизирует подготовку коммерческих предложений. Система берет на себя значительную часть рутинной работы менеджеров.

В результате:

1. Увеличилось количество откликов от клиентов. Персональное КП приходит в тот же день, это стало конкурентным преимуществом и помогло увеличить количество сотрудничеств.

2. Снизилась нагрузка на отдел продаж. Менеджеры меньше времени уделяют рутинной подготовке документов, а необходимость расширять штат отпала

3. Сократился риск ошибок при подготовке предложений. Система использует данные из CRM и корпоративной базы знаний, что помогает уменьшить количество неточностей при переносе информации вручную.

Автоматизация позволила ускорить переход от входящей заявки к предметному обсуждению заказа. При этом менеджер сохраняет контроль над содержанием КП и проверяет документ перед отправкой клиенту.