Полный отчет по лидам для Битрикс24 - Доработка

К нам обратился клиент с запросом на создание отчёта по лидам, направленного на анализ источников их привлечения, контроль процесса обработки и оптимизацию конверсии. Клиент искал решение, которое бы позволило отслеживать эффективность различных рекламных каналов, контролировать статус обработки лидов на каждом этапе, а также выявлять пути для улучшения работы с ними и увеличения числа целевых обращений, которые могут конвертироваться в продажи.

Компания-заказчик данного отчёта – крупный поставщик спецтехники для дорожно-строительных, коммунальных и сельскохозяйственных работ, а также техники для подъемных и складских операций.

Мы решили действовать согласно проверенной модели разработки: вся предварительная работа по проекту – сбор требований, обсуждения, анализ и подготовка технического задания – ведется по каскадной модели “Водопад”. Реализация же осуществляется короткими итерациями в рамках agile-подхода. Этот гибридный метод позволяет глубоко понять потребности клиента и при необходимости внести корректировки с минимальными потерями времени как на этапе аналитики, так и на этапе разработки.

По итогам первоначальной аналитики задачи мы проанализировали, в чём состоит потребность данного отчёта (задачи, которые он будет выполнять):

Анализ эффективности источников привлечения лидов:

- Отчет позволяет видеть, сколько лидов пришло из каждого источника, что помогает оценить эффективность рекламных каналов.

Контроль статуса лидов:

- В отчете можно проследить текущее состояние лидов – взяты ли они в работу или остаются необработанными. Это позволяет контролировать и оптимизировать процесс обработки лидов.

Оценка качества лидов:

- Отчет содержит показатели "Целевых" и "Нецелевых" лидов, что позволяет анализировать, насколько хорошо источники приводят потенциальных клиентов, которые соответствуют целевым критериям компании.

Отслеживание скорости обработки лидов:

- Показатель "Время обработки" отображает, сколько времени тратится менеджерами на обработку каждого лида, что дает возможность улучшать и ускорять процесс работы с ними.

Приступив к аналитике, мы понимали, что нужно создать такой отчёт, который будет достаточно универсален для пользователей с разными должностями в компании.

Этот проект является одним из таких случаев, когда клиенту сложно представить, каким он хочет видеть итоговый результат. Хотя клиент напрямую это не озвучил, из опыта мы понимали, что сотрудники с разными должностными полномочиями будут иметь свои цели и потребности в анализе отчета. Например, генеральный директор заинтересуется общими показателями по отделам, руководителю отдела маркетинга будет важна информация о работе его команды со сквозной аналитикой, а менеджеру – статистика только по его лидам. Хотелось сделать довольно гибкий отчёт, способный одновременно подстроиться под потребности каждого сотрудника.

Также были спорные моменты относительно того, что каким-то пользователям интересны все колонки отчёта, каким-то только некоторые из них; для кого то интересны лиды, которые были на конкретной стадии с отчётный период, а для кого-то то те, которые были созданы в отчётный период. Мы решили не идти путём долгих обсуждений и согласований и просто дали пользователям выбор с помощью фильтров/настроек - они могут видеть отчёт именно таким, каким хотят.

Итогом аналитики стало создание привычной для нас древовидной таблицы, но с ключевой особенностью ("киллер-фичей"): количество и порядок уровней группировки данных может определяться самим пользователем (подробнее описано далее в пункте с реализацией). Также определён базовый набор колонок и фильтров, настроек вида отчёта.

При кастомизации Битрикс24 мы придерживались рекомендаций вендора, чтобы система оставалась поддерживаемой и обновляемой. Для этого проект был разработан как локальное приложение с использованием Laravel и Vue 3 технологий. Такой подход позволил интегрировать специфические бизнес-процессы клиента, не нарушая работу всей системы. Laravel обеспечивает стабильную серверную часть с надежной безопасностью и обработкой данных, а Vue 3 – интуитивные и гибкие интерфейсы, что позволяет быстро адаптироваться к изменениям и предлагать масштабируемые решения.

При этом мы учли важные нюансы для обеспечения высокого качества:

Объем данных: из-за большого количества данных необходимо было оптимизировать производительность. Мы позаботились о скорости получения данных из Битрикс24, что позволило ускорить работу приложения и обеспечить пользователю быстрый доступ к отчетам.

Улучшение grid-интерфейса: реализованный нами grid-интерфейс в одном из прошлых проектов был дополнительно усовершенствован. Теперь он поддерживает динамическую иерархию по порядку и количеству строк, что делает работу с вложениями более гибкой и интуитивной, сохраняя все возможности, такие как суммирование, кликабельные ячейки (по нажатию на ячейку открывается всплывающее окно с лидами, из которых составлено значение), сортировки и изменяемая ширина колонок.

В результате приложение получает данные из Битрикс24, обрабатывает их на сервере и отображает пользователю в нужном виде.

Основные функции и возможности отчёта

По завершению разработки приложение имеет такой вид

Разберём содержимое таблицы:

Первая колонка - отображает названия полей, по которым сгруппирован отчёт

“Всего (шт)” - общее количество лидов за отчётный период

“Не взял в работу” - лиды имеющие статус “Не обработан”

“В работе” - лиды, непосредственно, взятые в работу, но еще не дошедшие до целевой стадии

“Потенциальный клиент” - лиды, которые близки к тому, чтобы стать целевыми

“Время обработки” - среднее время обработки лида менеджером

“Целевых (шт)” - количество целевых лидов

“% Целевых” - доля целевых лидов относительно общего количества

“Не целевых (шт)” - количество нецелевых лидов

Как мы можем видеть, колонок получилось достаточно много, и, как говорилось выше, высока вероятность, что части сотрудников некоторые колонки будут мешать, поэтому мы сделали опциональную возможность сокрытия колонок.

Классической является ситуация, когда, например, в компанию клиента приходит новый сотрудник, и названия колонки ему не достаточно, чтобы понять какая информация в ней действительно содержится и как рассчитывается. Для решения этой проблемы мы добавили иконку к названиям колонок, при нажатии на которую выводится описание колонки.

Также часто у клиентов возникает вопрос из разряда “Почему в этой ячейке отображается такое значение?”. Наша таблица имеет кликабельные ячейки - при нажатии правой кнопкой мыши откроется всплывающее окно со списком лидов, на основе которых рассчитано значение ячейки.

И при нажатии на ссылку с названием лида открывается лид в интерфейсе Битрикс24.

Перейдем к фильтрам/настройкам отчёта.

- “Отчётный период” - промежуток дат, за которые будут браться лиды. Имеет прямую связь с галочкой “Статус лидов на момент отчётного периода”. Рассмотрим на примере колонки “В работе”: допустим, у нас стоит отчётный период с 1 по 31 августа, а лид был создан 17 августа, но перешел в работу только 3 сентября. Если галочка поставлена - лид не попадёт в колонку, поскольку с 1 по 31 августа он еще был новым и не перешел в работу. Если не поставлена - лид попадёт в колонку, т.к в расчёте статусов в этом режиме не участвует отчётный период и будет взят актуальный статус лида.

- Уровни отчёта - влияет на порядок и количество группировок в таблице. Можно выбрать как сразу все группировки, так и какую-то одну. Более конкретно: можно сгруппировать лиды, например сначала по направлению, а потом по филиалу, или наоборот, сначала по филиалу, или только по направлению, либо вообще просто по менеджеру.

- Остальные фильтры осуществляют фильтрацию по пользовательским полям лида.

Дополнительно и для удобства пользователей каждый фильтр имеет множественный выбор и возможность поиска по его опциям.

По аналогии с колонками в таблице, к фильтрам добавлены описания с описанием логики работы фильтров.

Отчёт поддерживает экспорт в Excel файл, по нажатию на кнопку “Скачать”. При экспорте учитываются все фильтры и группировки которые применил пользователь. Также уровни и в самом Excel’e являются сворачиваемыми, по аналогии с таблицей в отчёте.

Мы стремимся оптимизировать работу наших клиентов, поэтому проводим детальный внутренний контроль качества перед передачей отчета на проверку. Тем не менее, даже с учётом, того, что мы делали отчёт максимально гибким, после первой демонстрации функционала клиент высказал дополнительные пожелания по улучшениям. Это вполне ожидаемо, поскольку визуализация данных и процессов в новом отчете часто выявляет новые потребности.

Внесение таких корректировок осуществляется в рамках гарантийного обслуживания, так как наша основная цель – предоставить ценный и эффективный инструмент, а не просто следовать техническому заданию, которое может быть интерпретировано по-разному.

Этот проект помог клиенту улучшить анализ лидов и эффективность их обработки. Наш подход к реализации проекта – подробная аналитика и гибкая разработка – позволил завершить его в установленные сроки и в рамках бюджета.

Основные преимущества созданного отчета для клиента:

- Оперативный анализ источников лидов: Возможность быстро оценивать эффективность рекламных каналов и их вклад в привлечение лидов.

- Контроль и оптимизация обработки лидов: Инструменты для оценки текущего статуса работы с лидами, позволяющие управлять нагрузкой и улучшать конверсию.

- Детальный анализ работы команды: Мониторинг эффективности отдельных менеджеров и подразделений с возможностью глубокой детализации.

- Гибкое отображение данных: Динамическая иерархия в отчете для удобного анализа в различных разрезах, с учетом специфики каждого пользователя.

Ключевые результаты, достигнутые в проекте:

- Повышение эффективности работы с лидами: Улучшение контроля и прозрачности обработки, что позволяет быстро реагировать на изменения и повышать конверсию.

- Облегчение работы сотрудников: Благодаря удобному интерфейсу, доступ к актуальной информации стал проще, а процессы оптимизировались, снизив нагрузку на команду.

- Гибкость и адаптивность: Доработка отчета на основе обратной связи от разных сотрудников позволяет легко масштабировать и дополнять функциональность в будущем.

Мы уделяем особое внимание выявлению ключевых потребностей и активному вовлечению всех заинтересованных сторон, включая конечных пользователей – будь то менеджеры, руководители или сотрудники отделов маркетинга. Это позволило нам разработать отчет, который точно соответствовал ожиданиям клиента и был нацелен на повышение эффективности работы его команды.

Если вам или вашему бизнесу требуется разработка подобного отчета или любого инструмента для анализа данных, мы готовы предложить свои услуги. Наше решение можно расширить с помощью диаграмм, графиков и полноценных дашбордов, которые помогут вам видеть и анализировать ключевые показатели вашего бизнеса.