Автоматизировали HR процессы крупного производственного предприятия

После продажи бизнеса местному руководству компания перестала использовать международные внутренние сервисы для работы. Компания обратилась к нам за разработкой всех инструментов в едином пространстве. Срок разработки был ограничен, перейти на новый Личный кабинет требовалось как можно раньше. Также было необходимо осуществить переезд с иностранного сервера на российский.

Мы разделили команду, распараллелили разработку и в то же время анализировали инструменты для получения максимально качественного результата в короткий срок.

Помимо этого, мы получили запрос на перевод HR документооборота компании в электронный вид.

Особенности проекта:

- Импортозамещение неудобных устаревших международных инструментов

- Создание инструментов, рассчитанных именно на сотрудников компании

- Переезд с иностранного сервера на российский

Сотрудники использовали международные неудобные инструменты с устаревшим интерфейсом. Все сервисы находились в разных местах: отдельный инструмент для оформления отпуска, для бронирования рабочего места, для создания топливного отчета и пр.

Весь HR документооборот компании хранился исключительно в бумажном виде. Никакой автоматизации – сотрудники обращались к HR специалистам напрямую, а учет велся через excel таблицы.

При трудоустройстве в компанию каждому сотруднику было необходимо идти в HR отдел к своему локальному администратору для подписания всех политик компании на бумаге. Все политики компании хранились в бумажном виде у сотрудников HR отдела.

Для разработки такой масштабной системы мы провели суммарно более 300 часов над сбором и описанием требований, проведением исследований и кастдевом.

Мы изучили множество систем, чтобы в конечном счете взять лучшее у конкурентов и внести свои уникальные возможности для удобства использования. 

Собрали красивый и удобный UI-kit.

Нашей командой бэкендеров была выбрана микросервисная архитектура, что позволило обеспечить расширяемость приложения. Благодаря грамотно выстроенной архитектуре приложения команда разработки всегда быстро реагировала на изменения и доработки со стороны бизнеса.

Перевели весь HR документооборот в электронный вид с удобным интуитивно понятным интерфейсом. Автоматизировали весь HR отдел, благодаря чему сотрудники сократили трудозатраты на заполнение и учет документов в 10 раз. 

Создали единое пространство для любых нужд сотрудника: оформления отпуска, составления топливного отчета, просмотра расчетного листа и пр.

Если раньше сотрудники тратили несколько дней на составление и согласование топливного отчета, то сейчас эта задача решается за несколько десятков минут.

Мы разработали интуитивно понятную систему, чтобы все 2000 пользователей Личного кабинета сразу понимали, как работать в нашем интерфейсе.

В системе разработана ролевая модель, согласно которой пользователям доступны только необходимые ему разделы. А руководители подразделений и администраторы будут получать уведомления и просматривать информацию только по своим подчиненным.

Теперь все политики компании хранятся у каждого сотрудника в Личном кабинете. Каждой политике присвоен свой статус в зависимости от состояния электронного документа. Система сама напоминает сотруднику, в течение какого времени необходимо ознакомиться с документом. 

При необходимости сотрудник может просмотреть файл политики или скачать его.

Подписать согласия на обработку персональных данных тоже можно внутри Личного кабинета одним кликом.

Если по каким-то причинам сотрудник решил, что пользоваться услугами того или иного поставщика он больше не хочет, то ему доступен отзыв согласия – теперь не нужно уведомлять руководителя и HR администратора, так как они автоматически получат уведомления об отзыве сотрудников из своих отделов.

Ознакомиться с активными и неактивными поставщиками услуг можно в соответствующем разделе. Пользователи с ролью “HR-АДМИНИСТРАТОР” может также изменять и добавлять новых поставщиков.

Вести актуальную статистику документооборота теперь стало в разы проще – для этого мы разработали раздел “Отчеты”, где руководители и администраторы подразделений смогут просматривать информацию по подписанным и неподписанным документам в считанные секунды вместо вручную заполняемых excel таблиц.

Помимо документооборота HR отделов, нами был разработан инструмент для создания и согласования топливных отчетов. Сотрудники, в пользовании которых есть служебные автомобили компании, могут создать топливный отчет за определенный месяц, загрузить чеки и маршрут. При этом система автоматически подсчитает, какой пробег или расход топлива нужно ввести на основе полученных данных.

Администрирование базы автомобилей и согласование топливного отчета тоже доступно внутри Личного кабинета. До этого сотрудники использовали excel таблицы.

Для удобства ознакомления создали мобильную версию основных разделов для роли Пользователь.

Полностью автоматизировали процесс учета документов

10 юридических лиц объединили в одной системе

7 инструментов в едином пространстве

Более 6 часов сотрудники сэкономили на подписании документов