"Пространство ОМК" или как с помощью Интранета оптимизировать расходы на аренду офисов на 66%

О Заказчике

Объединенная металлургическая компания (АО «ОМК») – индустриальная компания, которая выпускает металлопродукцию и комплексные решения для топливной энергетики, транспорта, строительства и других отраслей экономики.  


Проблема, с которой обратился Заказчик

В конце 2019 года ОМК одной из первых среди производственных компаний опробовала гибридный график работы для офисных сотрудников. В период пандемии этот опыт помог компании быстро перевести весь офисный персонал на удаленную работу. Уже в конце 2020 года ОМК официально ввела гибридный график работы для сотрудников: им предоставили возможность полностью или частично работать вне офиса. В компании ушли от традиционных закреплённых рабочих мест в кабинетах, организовали пространства общего пользования (open-space). Требовался сервис, который бы позволил сотрудникам бронировать рабочие места в соответствии с их производственными потребностями. 

Задачей проекта стала разработка Интранета, который позволил бы:

- сотрудникам — получать актуальную информацию о доступных рабочих местах и забронировать их для краткосрочного использования в удобную дату;

- руководству — оценивать загрузку и востребованность рабочих мест, чтобы в дальнейшем оптимизировать затраты на аренду офисных помещений; минимизировать риски распространения инфекционных заболеваний в коллективе. 

Готовые решения, которые представлены на рынке, не отвечали требованиям бизнес-системы: что-то было долго внедрять, что-то сложно интегрировать с корпоративными информационными системами.

Команда ОМК по цифровизации вышла с инициативой разработать подобный сервис самостоятельно «с нуля», под запросы компании. Опыт и компетенции коллег и подрядчика RDN Group позволили реализовать этот проект в более сжатые сроки, чем было заложено изначально — за 6 месяцев вместо 8, при том, что уже через 4 недели разработали первые прототипы.

В процессе разработки применили гибкие методологии Scrum и Agile. Их же применяли к постановке бизнес-задач, которые стояли перед смежными службами. Благодаря этому получилось реализовать сервис и выполнить все поставленные задачи в самые короткие сроки.

Задача на разработку сервиса поступила от HR-департамента. С учётом его запросов, команда цифровых сервисов в течение первых двух недель работы над проектом предложила следующие решения:

- интеграцию данных пользователей между Интранетом  "Пространство ОМК", учётными HRM-системами и сервисом "Кабинет клиента ОМК";

- автоматическую систему импорта данных сотрудников из внешних систем (ОмниТрекер, отдельный список);

- систему ролей с различными правами доступа к разделам сервиса;

- функционал бронирования для сотрудника и руководителя, позволяющий бронировать рабочие места для себя и подчиненных, управлять созданными бронями;

- личный кабинет администратора бронирования, в котором администратор может настраивать параметры рабочих мест;

- систему уведомлений о создании, изменении и отмене броней для сотрудников и их руководителей;

- подтверждение о посещении офиса по сделанной заявке через QR-код;

- выгрузку отчётности в табличном формате.

Функциональные возможности сервиса “Пространство ОМК”: 

1. Календарь бронирования.

2. Бронирование рабочего места или переговорной (датой, временем, продолжительностью бронирования; расположением помещения на интерактивной карте; наличием оборудования на месте).

3. Интерактивная карта офиса.

4. Возможность получать доступ к системе на рабочем месте в рамках забронированного времени с помощью QR-кода.

5. Выгрузка отчётности.

66% - сокращение расходов на аренду офисов

22% - сокращение расходов на содержание сотрудников в офисе

7,5 из 10 - оценка пользователей удобство пользования Интранетом в течение первых двух недель после запуска

За 6 месяцев разработали собственную систему управления рабочим пространством для всех предприятий ОМК, которую администрируют самостоятельно владельцы сервиса (HR и административный департаменты) без привлечения программистов. Система интегрирована со всеми внутренними HR-системами и системами безопасности.

Несмотря на то, что до марта 2022 года эпидемиологическая ситуация не позволяла протестировать гибридный график в полную силу, количество постоянных пользователей системы ежемесячно (MAU) — не менее 1500 пользователей в головном офисе ОМК в Москве и на предприятиях в регионах. С отменой ковид-ограничений в марте 2022 офисные сотрудники ОМК смогли вернуться в офисы для постоянной работы — рост пользователей за первую неделю марта составил 217% по сравнению с аналогичным периодом февраля 2022 года.

Оценка от коллег — 7,5 баллов из 10 по результатам опроса 175 офисных сотрудников ОМК в течение первых недель после запуска сервиса бронирования.

Оптимизация расходов на аренду офисов на 66%. С помощью новой организации рабочих мест и запуска сервиса «ОМК Пространство» снизили нагрузку на офисы, за счёт этого получилось отказаться от аренды части помещений.

Среди достигнутых целей также можно выделить: 

1. Управление сервисом без разработчиков. Интеграция с учётными системами позволила в автоматическом режиме создавать пользователей, присваивать нужный уровень для работы с сервисом. Это позволяет управлять сервисом без привлечения разработчиков.

2. Гибкое планирование рабочего дня. Сервис позволил сотрудникам гибко и продуктивно планировать рабочий день.

3. Минимизация риска распространения инфекционных заболеваний. На случай, если у кого-то из сотрудников обнаружено инфекционное заболевание, сервис позволяет отследить коллег «из зоны риска» — тех, кто сидел рядом с заболевшим, чтобы оповестить их и перевести на карантин.

4. Организация работы отдела по запросу. За счёт функции бронирования руководителем мест для себя и подчиненных легко организовать коллективную работу отдельного подразделения в нужный день.

5. Ориентирование в любом офисе. Интерактивная карта помещений позволяет легко ориентироваться в офисном помещении любого предприятия компании. Особенно это удобно для сотрудников, находящихся в командировке.

6. Доступ к сервису с любого устройства. Мобильная версия сервиса позволяет быстро бронировать рабочее место «полевым» сотрудникам: менеджерам отдела продаж, сервисным специалистам, сотрудникам отдела производства.