Разработка личного кабинета администратора для приемной кампании УрФУ

УрФУ состоит из 16 институтов, и одновременно в них обучается более 35 000 студентов. Прием документов от абитуриентов ежегодно ведется по 116 направлениям бакалавриата. Заявления подаются офлайн и онлайн — с помощью суперсервиса ЕПГУ «Поступление в вуз онлайн».

Каждый год операторы обрабатывали огромное количество заявлений с помощью собственного сервиса. Но его было невозможно интегрировать с суперсервисом ЕПГУ и другими государственными IT-ресурсами. Поэтому было принято решение создать новый личный кабинет оператора.

Университету было нужно собственное IT-решение, которое:

— упростит работу с большим количеством документов;

— позволит управлять рабочими процессами в период приемной кампании — например, создавать расписания вступительных экзаменов;

— будет бесперебойно обмениваться информацией с сервисом приема документов ЕПГУ и другими государственными ресурсами.

Рассказываем, как упростили работу операторов приемной комиссии УрФУ — крупного университета в Екатеринбурге. Создали IT-решение, которое позволяет быстро обрабатывать заявления абитуриентов, управлять процессами приемной кампании.

Для удобства операторов заявление разделено на блоки:

— паспортные данные;

— вступительные испытания;

— льготы и достижения и другие.

При заполнении для каждого блока назначается эксперт, который должен его проверить. Например, в приемной комиссии УрФУ есть операторы, которые специализируются на работе с льготными группами абитуриентов. Поэтому для проверки блока можно выбрать компетентного эксперта. В сервисе отображается, кто и когда проверил заявление. 

Если после проверки выявлены ошибки в заполнении заявления, абитуриент автоматически получает уведомление об этом по электронной почте или через суперсервис «Поступление в вуз онлайн» Единого портала Госуслуг.

Пользователям модуля «Абит» доступна информация о контрольных цифрах приема, проходных баллах, количестве мест.

В заявлении также отображается выбранное направление подготовки, конкурс, на который претендует поступающий — общий, льготные квоты, целевые квоты или платная основа. Любые согласия и контракт на обучение за собственный счет можно подписать с помощью простой электронной подписи без визита в вуз. Достаточно ввести цифровую комбинацию из sms-сообщения.

При необходимости оператор приемной кампании может добавить в систему нового заказчика целевых квот — организацию, которая оплачивает обучение студентов для того, чтобы потом получить их в качестве сотрудников. Также возможно добавление новых направлений подготовки, управление институтами в системе.

Настроили двустороннюю интеграцию с ЕПГУ: все заявления, поданные на Госуслугах, автоматически регистрируются в системе УрФУ и наоборот. Также абитуриенты, выбравшие специальности, на которых требуются творческие вступительные испытания, записываются на экзамен с помощью Госуслуг. Благодаря интеграции, выбранные дата и время автоматически передаются в сервис УрФУ. Также личный кабинет обменивается информацией с ИСПДН — информационной системой персональных данных населения.

Добавили в сервис инструменты для управления приемной кампанией. Благодаря им операторы могут добавлять новые направления подготовки, конкурсы, создавать и редактировать расписания вступительных испытаний, менять статусы направлений в приемной кампании, максимальное количество согласий от абитуриентов. В личном кабинете можно запустить поиск по любым необходимым параметрам. При этом для удобства можно использовать фильтры.

Перед началом и во время приемной кампании 2023 года Министерства науки и высшего образования активно информировало абитуриентов о подаче заявления через Госуслуги, как о приоритетном способе. Поэтому поток заявлений, который прошел через модуль УрФУ «Абит», был несравнимо больше, чем в прошлые годы.

Руководство УрФУ осталось довольно качеством разработки, оперативным реагированием нашей команды на возникающие проблемы. Мы разработали удобный и простой в применении административный интерфейс. Благодаря ему операторы приемной кампании могут самостоятельно, без участия программиста, находить и исправлять ошибки. Они могут настраивать контрольные даты в «Абит» для Сервиса Приема, редактировать справочники.

Дали экспертам возможность обрабатывать заявления с ЕПГУ согласно статусной модели, используя интерфейс модуля «Абит», разработанный с учетом всех пожеланий заказчика. Также они могут использовать для обработки интерфейс, максимально повторяющий суперсервис «Поступление в вуз онлайн». Мы настроили двустороннюю интеграцию с ЕПГУ, автоматизировали процесс заключения договоров, поданных через суперсервис.