Разработка мобильного и веб-сервиса для автоматизации трудоустройства вахтовиков «Регро Вахта»

К нам обратилась компания Регро — оператор аутстаффинга сотрудников для вахтовых проектов. В этой статье расскажем, почему был выбран формат цифрового сервиса для автоматизации найма и какие решения позволили создать удобное и прозрачное приложение для вахтовиков и менеджеров, где ранее процессы выполнялись вручную.

Главное о кейсе

Регро Вахта — это сервис для автоматизации процесса подбора вакансий и документооборота для сотрудников на вахтовых проектах. Он даёт возможность вахтовикам самостоятельно выбирать вакансии, загружать документы, проходить проверки службы безопасности и подписывать трудовые договоры, снижая участие менеджеров до минимума.

Цель проекта — создать цифровую платформу, которая автоматизирует ключевые HR-процессы, уменьшает объём ручной работы и ускоряет оформление сотрудников, при этом интегрируясь с существующими бизнес-процессами клиента.

Задачи команды Else Digital:

- разработать мобильное приложение и веб-версию для вахтовиков с удобным интерфейсом и функциональностью подбора вакансий;

- интегрировать сервис с CRM Bitrix24 для синхронизации данных и отслеживания статусов откликов;

- автоматизировать документооборот, включая загрузку, распознавание и подписание документов;

- постепенно внедрять новые возможности: проверка службы безопасности, электронная подпись, бронирование билетов и проживания.

Бизнес-задачи:

- снизить нагрузку на HR и менеджеров за счёт автоматизации процессов трудоустройства;

- сделать процессы прозрачными и удобными для сотрудников;

- обеспечить масштабируемость сервиса без пропорционального роста команды.

Инсайты:

Сотрудники тратят значительное время на поиск вакансий и оформление документов вручную.

Ручные процессы создают дополнительную нагрузку на HR и повышают вероятность ошибок.

Автоматизация ключевых этапов позволяет ускорить трудоустройство и сделать сервис удобным для всех участников.

Гипотеза: если объединить подбор вакансий, документооборот, проверки службы безопасности и подписание документов в единой платформе, сотрудники смогут самостоятельно проходить процесс трудоустройства без ошибок и задержек, а HR — сосредоточиться на контроле и нестандартных кейсах.

Мы начали с анализа бизнес-процессов клиента: как вахтовики подбирают вакансии, как менеджеры обрабатывают документы, какие этапы оформления требуют ручного участия.

Задачей было определить, где система может полностью автоматизировать процессы, а где необходим человеческий контроль.

Так сформировалась идея платформы, которая объединяет:

- подбор вакансий и отклики сотрудников;

- загрузку и распознавание документов;

- проверку службы безопасности;

- подписание трудовых договоров через SMS с дальнейшей интеграцией электронной подписи;

- синхронизацию с CRM Bitrix24 для прозрачного управления статусами.

Основной акцент был сделан на удобстве сотрудников, которые будут работать с приложением на мобильных устройствах и в веб-версии.

Мы спроектировали интерфейс, где:

- каждая роль (вахтовик, менеджер) получает доступ только к релевантному функционалу;

- подбор вакансий реализован через простой и понятный фильтр;

- процесс загрузки документов и откликов проходит без лишних действий и уведомлений;

- отображение статусов документов и вакансий синхронизируется с CRM в реальном времени.

Основная цель заключалась в том, чтобы пользователи могли пройти весь путь трудоустройства «в одном потоке», без необходимости обращаться к менеджерам.

На этапе реализации мы работали по месячным спринтам в формате Time & Material:

- каждый месяц определялись блоки задач, которые команда анализировала, проектировала и разрабатывала;

- функциональность внедрялась поэтапно, начиная с базовой регистрации, подбора вакансий и загрузки документов;

- интеграция с CRM, сервисом распознавания документов и системой проверки службы безопасности позволяла автоматизировать ключевые этапы бизнес-процесса;

- подписание документов через SMS внедрялось как первичный вариант с последующей плановой интеграцией электронной подписи;

- в перспективе планируется автоматизация бронирования билетов и проживания для вахтовиков через приложение.

Мы сознательно выбрали кроссплатформенную архитектуру: мобильное приложение на React Native, веб-версия на Next.js и бэкенд на Django. Это позволило обеспечить единый пользовательский опыт и гибкость для дальнейшего масштабирования.

Интеграция с CRM Bitrix24 и автоматизация бизнес-процессов

Мы связали приложение с CRM клиента таким образом, чтобы все статусы вакансий, откликов и документов обновлялись в реальном времени. Это дало возможность менеджерам видеть актуальные данные без ручного контроля, а вахтовикам — отслеживать процесс оформления прямо в приложении.

Автоматическое распознавание и проверка документов

Вахтовики загружают сканы документов непосредственно в приложение, после чего система автоматически распознаёт их и проверяет соответствие требованиям службы безопасности. Это снижает количество ручных ошибок и ускоряет этап проверки, который ранее занимал несколько дней.

Подписание документов через SMS с плановой интеграцией электронной подписи

Мы реализовали подписание трудовых договоров и соглашений через SMS, где данные о номере телефона и коде фиксируются в документе. Это позволяет юридически подтверждать действия сотрудников, а в дальнейшем решение будет заменено на полноценную электронную подпись для ещё большей автоматизации.

Как проект изменил жизнь пользователей

Регро Вахта существенно упростил процесс трудоустройства для сотрудников и оптимизировал работу HR:

- вахтовики могут самостоятельно подбирать вакансии и откликаться на них через приложение;

- документы загружаются и автоматически распознаются, исключая ошибки и задержки;

- подписание документов через SMS обеспечивает юридическую корректность и прозрачность действий;

- автоматизация проверок службы безопасности ускоряет оформление и сокращает необходимость ручного участия;

- в перспективе вахтовики смогут самостоятельно бронировать жильё и покупать билеты, что уменьшит нагрузку на менеджеров и ускорит выход на работу.

С точки зрения менеджеров и компании:

- ручные операции практически полностью сокращены, каждый этап контролируется системой;

- сервис интегрирован с CRM, что обеспечивает прозрачность и единое хранилище данных по всем откликам и документам;

- постепенное внедрение новых функций позволяет непрерывно развивать продукт без остановки процессов.

Проект Регро Вахта позволил полностью автоматизировать процесс трудоустройства вахтовиков и существенно снизить объём ручной работы менеджеров.

Вахтовики самостоятельно выбирают вакансии, загружают документы и подписывают договоры через приложение, что сокращает время оформления с нескольких дней до нескольких часов.

Автоматизация проверки документов и синхронизация с CRM обеспечивают прозрачность бизнес-процессов и уменьшают количество ошибок.

Регро Вахта стал единой платформой для цифрового управления трудоустройством, где автоматизация и интеграция с CRM снижают операционные затраты, ускоряют оформление сотрудников и делают процессы прозрачными и предсказуемыми.

Если вам нужен цифровой сервис, который автоматизирует процессы трудоустройства и делает работу с вахтовиками прозрачной и эффективной —  напишите нам, обсудим задачу и подберем оптимальное решение.