Редизайн и реструктуризация внутреннего портала Министерства финансов Российской Федерации

Основной бизнес-задачей проекта стала полная модернизация внутреннего портала Министерства. На прежнем портале сотрудники сталкивались с устаревшим дизайном и объективно неудобным UX, что приводило к снижению активности и ограничивало переход ведомства к цифровизации процессов. При этом портал содержал полезную информацию и важные сервисы, но из-за хаотичной структуры, сложности интерфейса и устаревших технологий большинство сотрудников пользовались им только в случае крайней необходимости.

Цели проекта:

- Перевод взаимодействия сотрудников с Министерством в цифровой формат.

- Повышение активности сотрудников на портале.

- Оптимизация структуры портала в зависимости 
от категории ЦА.

- Обновление дизайна в соответствии с новым фирменным стилем.

- Быстрая адаптация новых сотрудников к более user-friendly интерфейсу.

- Упрощение процессов коммуникации и между сотрудниками и департаментами. 

Для решения поставленных задач мы провели серию глубинных интервью с сотрудниками, чтобы выявить ключевые барьеры и проблемы в использовании портала. 

По итогам глубинных интервью выяснилось, что:

- сотрудники не используют портал как «рабочий стол», пользуются им только в случае крайней необходимости;

- многие сотрудники не понимают, как устроена навигация, на портале сложно найти необходимую информацию и разделы;

- сотрудники пропускают важные новости из-за неудобной новостной ленты;

- сотрудники приёмных хотели бы иметь общий доступ 
к заказу пропусков, автомобилей и канцелярии в одном департаменте, просматривать, что уже было сделано другим сотрудником;

- процесс заказа пропусков сложен и не предусматривает кейсов, когда одни и те же посетители приходят в Министерство повторно;

- когда у сотрудника возникает вопрос по порталу или процессам Министерства, он не знает, куда обратиться. Есть потребность в разделе FAQ с разделением по темам, а при отсутствии ответа на вопрос — в наличии контактов людей, которые могут помочь.

Подтвердился ряд наших гипотез, например:

- сотрудники не нуждаются во всех разделах портала 
для организации своей работы;

- сотрудники хотели бы иметь возможность обучения работе на портале, 
но у них нет на это времени.

Мы также изучали, какие паттерны наиболее привычны опытным пользователям, перекладывали эти привычки на новый интерфейс и находили баланс между полным изменением пользовательского пути и использованием старого UX. Таким образом нам удалось не только сохранить преемственность для пользователей, которые привыкли к определенным паттернам, но и оптимизировать скорость и удобство взаимодействия в соответствии с современными требованиями.

Ключевые изменения на портале:

1. Для каждого пользователя предусмотрена персонализация — созданы личные профили с возможностью загрузить аватарку и необходимые данные о себе, а на рабочем столе и в профиле можно настроить виджеты и быстрые переходы на нужные разделы, а также управлять статусом (например, «на работе», «в отпуске», «на больничном»), создать свою QR-визитку.

2. Всего можно создать до 12 мини-виджетов и 2 крупных функциональных виджета под каждую категорию сотрудников.

3. Внедрены интерактивные карты 4-х зданий Министерства с поиском по сотрудникам и кабинетам. Планы этажей и кабинетов помогают сориентироваться как новичку, так и опытному сотруднику - карта указывает входы, выходы и ключевые объекты сферы услуг — от столовой до медцентра, а также расположение сотрудников по кабинетам

4. Цифровизация процесса планирования отпусков с таблицей пересечений отпускных периодов и статусами сотрудников упрощает планирование отпусков, а также значительно упрощает отделу кадров и приёмным департаментов процесс формирования графика отпусков на каждый будущий год.

5. Новости преобразованы в ленты по темам – спорт, социальное обеспечение, профсоюз, и т.д. Пользователь может подписываться на интересующие его ленты с возможностью комментирования и добавления реакций.

6. Перепроектирован сервис бронирования переговорных комнат. Карточка переговорки содержит всю необходимую информацию: вместимость, наличие оборудования и прочее, а пользователю доступно расписание и загруженность для всех комнат.

7. Перепроектирован сервис заказа пропусков – добавлена история заказов по департаменту сотрудника, возможность повторно заказать пропуск в один клик.

8. Добавлена возможность поздравить коллегу с днём рождения и отправить ему благодарность.

9. Добавлены компетенции сотрудников и поиск по ним. Теперь найти человека, отвечающего за какую-либо профессиональную сферу в департаменте или во всём Министерстве, стало проще и быстрее, стало понятно к кому можно обратиться за помощью.

10. Интегрирован робот Мефодий, который помогает сотрудникам разобраться с новыми разделами “Профиль” и “Рабочий стол”.

11. У сотрудников появился общий календарь, объединяющий дни рождения коллег, праздники и различные мероприятия Министерства, в т. ч. спортивные.

12. Оптимизирован поиск в телефонном справочнике - теперь в нем проще и быстрее ориентироваться благодаря множеству фильтров.

13. Появился новый раздел “Моя работа”, включающий подраздел с актуальными вакансиями департаментов и полную информацию об организации служебных процессов в Министерстве.

14. Обновлён раздел “Спорт” - появилась возможность создавать карточки спортивных мероприятий, отфильтровывать их по видам спорта, привязывать к новостям-анонсам и отчётам с соревнований с фотографиями.

15. Появился раздел “Обучение”, содержащий информацию о наставничестве, о системе профессионального обучения в Министерстве, о практике для студентов, а также календарь образовательных мероприятий.

16. Появились новые сервисы “Заказ кадровых документов” и “Форма обратной связи", которые помогают наладить более быструю и эффективную коммуникацию между сотрудниками и Министерством.

Нетривиальность задачи заключалась в том, что среди пользователей портала были люди разного возраста и с разным уровнем цифровой подготовки, и нам нужно было суметь сохранить некоторые механики старой версии портала, к которым привыкли пользователи, и при этом сделать их взаимодействие с порталом еще более удобным и быстрым.

Немного статистики и интересных фактов из процесса: 

Создали более 3 000 макетов и около 700 листов отчётных документов.

Ощутили себя немного детективами.

Из-за ограничений доступа к внутренним системам Министерства стандартные процедуры сбора и анализа данных пришлось заменить на онлайн-сессии с демонстрацией экрана. Мы буквально «прогуливались» по всем разделам портала вместе с заказчиком, записывая детали и восстанавливая структуру разделов на основе просмотренного. 

Побывали и в роли архитекторов.

В процессе создания интерактивной карты помещений Министерства столкнулись тем, что нужна актуализация схем здания, в которых располагается Министерство, имеют богатую историю с многочисленными перестройками и реконструкциями, что создало множество скрытых переходов, коридоров, тупиков и проходных кабинетов. Чтобы корректно отобразить их на карте, мы попросили сотрудника пройтись по коридорам с камерой, чтобы зафиксировать каждый угол и ход. На основе этого видео нам удалось воссоздать карту, которая полностью соответствует реальной архитектуре, включая малозаметные переходы и важные ориентиры.

Свежий взгляд на внутренний портал для 1500+ сотрудников Министерства помог автоматизировать и оцифровать сервисы, сократить бюрократические процессы и главное - сделать этот портал действительно полезным и удобным даже для самых консервативных пользователей.

Полная реструктуризация и новый дизайн портала, переработка 20+ разделов и сервисов, и, как результат,  +20% рост активных пользователей и практически 100 % постоянных пользователей - все сотрудники Министерства.

Почти год после запуска показал:

3 176 640 страниц портала просмотрено;

до 1 416 уникальных пользователей в день; 

до 18 000 просмотров страниц в день;

около 15 500 раз воспользовались сервисами заказа авто, пропусков и библиотеки.

По результатам опроса самыми полезными и востребованными стали новые фичи “Карта Министерства с поиском по кабинетам”, “Создание личных профилей сотрудников”, “Показать актуальный рабочий статус (“в офисе”, “в отпуске”, “в декрете” и так далее)” и сервис “Планирование отпусков”. Также более 90% респондентов высоко оценили дизайн и функциональность.

С помощью нового портала сотрудники теперь не только легко и быстро получают нужные сервисы, например, заказ служебного автомобиля, канцелярии или пропуска для своих посетителей, но и оперативно получают актуальную и полезную для них информацию о событиях Министерства, спортивных мероприятиях, льготах для госслужащих, быстро находят контакты коллег, необходимые документы, и т. д.

Помимо этого, внутренние процессы кросс-отделов стали более эффективными, а взаимодействие между коллегами упростилось.

В целом портал трансформировался из «вспомогательного» инструмента, который использовался сотрудниками крайне редко в повседневный рабочий ресурс, который соответствует современным требованиям и поддерживает сотрудников на каждом этапе их работы.