Система складского учёта в Telegram с OCR и контролем сроков годности

Автоматизировать складской учет медицинского оборудования, реагентов и расходных материалов компании MedTechCity.

До разработки системы значительная часть информации хранилась и обрабатывалась в Google Sheets. Нужно было сделать удобный интерфейс для сотрудников, чтобы основные складские операции можно было выполнять прямо из Telegram без постоянной ручной работы с таблицами.

Система должна была позволять:

- быстро проверять актуальные остатки;

- добавлять новые товары и партии;

- фиксировать выдачу и движение продукции;

- учитывать серии и сроки годности;

- получать данные из Google Sheets и записывать изменения обратно;

- распознавать информацию о товаре по фотографии;

- автоматически контролировать сроки годности;

- заранее уведомлять сотрудников о реагентах и расходных материалах, срок использования которых подходит к концу.

Основная цель - объединить складской учет, работу сотрудников и автоматические уведомления в одной системе.

Разработал внутреннего Telegram-бота для работы со складом, интегрированного с Google Sheets.

Google Sheets используется как централизованное хранилище складских данных, а Telegram-бот - как удобный интерфейс для сотрудников. Бот получает актуальную информацию из таблиц и записывает обратно изменения после складских операций.

В системе реализовано:

• просмотр актуальных складских остатков прямо в Telegram;

• добавление новых товаров и партий;

• фиксация выдачи и движения продукции;

• учет серий, количества и сроков годности;

• история складских операций;

• отдельная логика работы для разных категорий оборудования и реагентов;

• автоматическая группировка складских позиций;

• двусторонняя синхронизация с Google Sheets;

• распознавание данных по фотографии упаковки с помощью OCR;

• возможность ручного ввода, если автоматическое распознавание не удалось;

• автоматическая фоновая проверка сроков годности;

• отправка уведомлений в рабочую Telegram-группу при приближении срока окончания годности продукции.

Например, сотрудник может сфотографировать упаковку реагента. Система распознает информацию с изображения, определяет необходимые данные и помогает добавить товар на склад без ручного заполнения всех полей.

Отдельный фоновый процесс регулярно проверяет складские таблицы. Если у реагента или расходного материала приближается окончание срока годности, бот автоматически отправляет предупреждение сотрудникам в Telegram.

Система работает постоянно на Linux-сервере и запускается как системный сервис.

Стек: Python, aiogram, Telegram Bot API, Google Sheets API, gspread, OCR, asyncio, Linux, systemd.

Складской учет был перенесен в удобный Telegram-интерфейс и связан с существующими Google-таблицами компании.

В результате:

• сотрудники могут проверять остатки, добавлять и выдавать товар прямо из Telegram;

• данные автоматически синхронизируются с Google Sheets;

• часть информации о реагентах можно добавить по фотографии упаковки с помощью OCR;

• система учитывает серии, партии, количество и сроки годности;

• бот автоматически проверяет сроки годности продукции;

• при приближении окончания срока годности система самостоятельно отправляет предупреждение в рабочую Telegram-группу;

• складская система работает постоянно на сервере и не требует ручного запуска.

Вместо отдельной работы с таблицами, фотографиями и сообщениями сотрудники получили единый инструмент для ежедневной работы со складом.