Система управления запасами и закупками: неликвид, дефицит и рекомендации по заказу

Владелец магазина регулярно вкладывал дополнительные средства в товар, но ожидаемого роста финансового результата не получал. Денег на очередные закупки не хватало, ходовые позиции периодически заканчивались, при этом общий объём склада оставался большим.

Нужно было разобраться, где именно застревают оборотные средства, оценить качество закупок и понять, можно ли увеличить продажи без новых вложений — за счёт более эффективного распределения уже имеющегося товарного запаса.

Первичный аудит должен был ответить на несколько вопросов:

какая часть денег заморожена в медленно продающихся товарах;

какие позиции отсутствуют на складе при подтверждённом спросе;

насколько прошлые закупки соответствуют фактической скорости продаж;

какой запас действительно нужен с учётом срока поставки;

какой финансовый эффект может дать перераспределение денег из избыточного запаса в ходовые позиции.

После аудита требовалось построить постоянную систему контроля, чтобы эти проблемы не возникали снова через несколько месяцев.

Работа началась с анализа фактических продаж, остатков и закупок по каждой товарной позиции.

Аудит выявил три ключевые проблемы:

1. Большая доля денег находилась в медленных товарах.
Около 55% стоимости склада приходилось на позиции, которые не продавались несколько месяцев или продавались крайне медленно.

2. Одновременно ходовые товары отсутствовали в наличии.
Было найдено 326 позиций с подтверждённым спросом и нулевым остатком. Из-за отсутствия товара часть потенциальных продаж вообще не попадала в обычные отчёты.

3. Объём закупки не всегда соответствовал скорости продаж.
Закупщик ориентировался на историю и собственный опыт, но единых правил для каждой позиции не было. В результате часть бюджета регулярно уходила в товар, которого после закупки оставалось значительно больше необходимого.

На основе аудита построили BI-систему управления запасами и закупками. Она ежедневно анализирует более 20 000 товарных позиций и для каждой рассчитывает:

- реальную скорость спроса с учётом дней, когда товар был в наличии;
- текущий и целевой запас;
- запас в днях продаж;
- риск дефицита или затоваривания;
- рекомендуемый объём следующего заказа;
- качество и достаточность исходных данных.

Для разных товаров и групп можно задавать свои правила: срок поставки, минимальный заказ, упаковку, необходимый резерв и другие ограничения.

Также реализованы:
- общий экран состояния склада;
- подробная карточка каждой позиции;
- проверка нового заказа до отправки поставщику;
- анализ уже сделанных закупок;
- очередь товаров, которые требуют действий;
- отдельный контроль качества данных.

Система не заменяет закупщика, а даёт ему расчёт и объясняет, почему товар нужно заказать, сократить в заказе или временно не покупать.

В результате первичного аудита удалось количественно показать, почему магазину не хватает оборотных средств, несмотря на большой склад.

Ключевые выводы:
• около 55% стоимости склада находилось в медленных позициях;
• 326 товаров с подтверждённым спросом отсутствовали в наличии;
• около 895 тыс. в месяц закупочного бюджета можно было перераспределить из избыточного запаса;
• для выбранной группы ходовых товаров рассчитан потенциал восстановления до +1,55 млн выручки в месяц — примерно +10% к текущему уровню;
• расчётный потенциал валового результата — около +725 тыс. в месяц, или примерно +9%.

После аудита была построена система, которая ежедневно пересчитывает состояние более 10 000 товарных позиций и помогает владельцу и закупщику видеть:
• где деньги заморожены в избыточном запасе;
• какие ходовые товары требуют пополнения;
• насколько оправдан был объём прошлых закупок;
• сколько имеет смысл заказать с учётом спроса и срока поставки.

Главный результат — вместо разового ручного анализа появился постоянный инструмент управления оборотными средствами и закупками.

Финансовые показатели выше — расчётный потенциал на основе фактической истории продаж, а не гарантированный прогноз.