Систематизация и автоматизация процесса согласования договоров в Bitrix24

До внедрения автоматизации процесс согласования договоров был фрагментированным: инициаторы направляли документы вручную по почте или в чатах, статусы терялись, а сроки согласования затягивались. Не было прозрачного понимания, на каком этапе находится документ, и кто отвечает за текущую итерацию.

Целью проекта было: создать прозрачный, управляемый и автоматизированный процесс согласования договоров (внешних и внутренних) с возможностью отслеживания всех стадий и автоматическим формированием листа согласования.

Создать прозрачную Канбан-доску с четко выстроенными этапами согласования.

Реализовать удобную подачу заявки на согласование для инициаторов.

Настроить универсальные задания и уведомления для всех участников процесса.

Для упрощения старта процесса была создана интерактивная форма «Подача заявки на согласование договора», доступная прямо из ленты новостей Bitrix24.

Форма включает обязательные и опциональные поля:

- Контрагент и ИНН

- Наименование и номер договора

- Сумма и срок действия

- Условия оплаты

После отправки формы в разделе “Согласование договоров” автоматически создаётся карточка договора, готовая к прохождению по этапам.

Процесс реализован в формате Канбан-доски, где каждый этап соответствует определённой роли согласующего.

Цепочка согласования выглядит следующим образом:

- Руководитель инициатора (определяется автоматически по структуре компании)

- Юрист

- Бухгалтер

- Главный бухгалтер

- Финансовый директор

- Генеральный директор

Каждый участник получает уведомление о задаче согласования, а после завершения своего этапа документ автоматически переходит к следующему согласующему.

Карточка состоит из двух ключевых областей:

- Общий раздел — хранит основную информацию о договоре. До 90% данных заполняются автоматически на основе заявки.

- Таймлайн — отображает все действия и переходы карточки между стадиями, формируя прозрачную историю согласования.

Дополнительно в карточке формируется лист согласования, где фиксируются решения и комментарии всех участников цепочки.

- Среднее время согласования сократилось более чем на 40%.

- Исключены потери информации между отделами.

- Руководители получили прозрачную аналитику по этапам и узким местам.

- Автоматически формируется лист согласования — без ручных правок и таблиц.

Созданный процесс стал единым цифровым пространством для работы с договорами — с понятной логикой, прозрачностью и удобством для всех участников.

Автоматизация на Bitrix24 позволила компании повысить управляемость процессов и ускорить принятие решений.