Сметы без Excel и склад под контролем: система управления для компании по установке автополива

🌱 Клиент: компания "Автополив-Sib" - установка систем автоматического полива для загородных домов, коттеджных посёлков и дач. Полный цикл под ключ: собственный склад, оборудование и команда монтажников. Приезжают, проектируют, монтируют и сдают объект.

📍 Точка старта. Это бизнес с реальными процессами и людьми на разных ролях: директор, проектировщики, монтажники, складские работники. Каждый делает свою часть работы, и всё это нужно координировать. До появления системы координация шла привычным способом: Excel, мессенджеры, телефонные звонки.

🎯 В чём была проблема. Процессы велись разрозненно:

- сметы считались вручную в Excel;

- склад жил в 1С;

- отчёты монтажников - на бумаге или в мессенджерах;

- движение оборудования отслеживалось приблизительно.

Единой картины не было: что отгружено, что установлено, что осталось и сколько объект стоит по факту. Чтобы понять реальное положение дел по объекту, приходилось собирать информацию из нескольких источников.

⚙️ Что требовалось сделать:

- единую систему, где у каждого объекта есть вся история - от спецификации оборудования до отчёта монтажника и закрывающих документов;

- автоматический расчёт смет вместо ручной работы в Excel;

- полный контроль движения оборудования: склад, отгрузка, приёмка на объекте, установка;

- разграничение доступа: каждый сотрудник видит только то, что нужно для его работы;

- мобильную версию для монтажников, чтобы отчитываться прямо с объекта.

📋 Дополнительные условия:

- часть оборудования закупается за рубежом, поэтому цены должны быть привязаны к валюте и пересчитываться автоматически;

- у некоторых монтажников есть личные склады - их тоже нужно учитывать;

- систему должна настраивать сама компания: роли, статусы, типы объектов.

🤝 Наша роль: проектирование, дизайн и разработка кастомной веб-системы управления проектами с мобильной версией для монтажников.

Мы создали кастомную веб-систему управления проектами с ролевым доступом, автоматизацией смет и полным контролем движения оборудования.

Центральная сущность системы - объект. Каждый объект - это конкретный участок, где монтируется автополив. Внутри объекта живёт вся история работы с ним: от первоначальной спецификации оборудования до финального отчёта монтажника и закрывающих документов. Параллельно с объектами в системе есть склад, справочник оборудования, управление пользователями и настройки прав доступа. Всё связано между собой.

Роли: каждый видит ровно то, что нужно для работы

• Директор - полный доступ ко всем разделам, включая сметы и цены.

• Проектировщик - работает со спецификацией оборудования, но не видит финансовую часть.

• Монтажник - видит только свои объекты и создаёт отчёты о выполненных работах.

• Складской работник - управляет остатками, отгрузками и приёмками оборудования.

Для каждой роли настраивается, какие разделы она видит, может ли редактировать данные или только просматривать, видит ли цены. Это не просто переключатели "да/нет", а детальная настройка под конкретную команду.

Справочник: единый источник данных

Справочник - это внутренняя база всего, с чем работает компания. Основной раздел - оборудование: артикул, наименование, бренд, категория, единицы измерения и цена. Именно отсюда система подтягивает данные при импорте спецификации: достаточно указать артикул и количество - всё остальное заполнится автоматически.

Здесь же хранятся типы работ - с привязкой к конкретным позициям оборудования, а также бренды, категории и курсы валют. Часть оборудования закупается за рубежом, поэтому цены могут быть привязаны к валюте, и система пересчитывает их в рубли.

9 вкладок от старта до закрытия проекта

Каждый этап работы с объектом - отдельная вкладка: спецификация, работы, смета-план, график, отгрузки, приёмка, отчёты монтажника, смета-факт и документы.

Спецификация. Проектировщик загружает список оборудования из Excel. Если в файле есть цены - импорт с ценами. Если нет - достаточно артикулов и количества, остальное система подтянет из справочника.

Работы. К каждой позиции оборудования в справочнике привязана своя работа: форсунка - монтаж форсунки, DIN-рейка - монтаж щита управления. При загрузке спецификации система сама подтягивает все связанные работы. Один раз настроил справочник - и больше не нужно прописывать работы для каждого проекта вручную.

Сметы без ручного труда

Смета-план формируется автоматически на основе спецификации и работ. Руководитель видит стоимость оборудования и работ раздельно и суммарно, цену для клиента и внутреннюю цену для прораба. Если одна работа привязана к нескольким видам оборудования, система корректно суммирует количество. На отдельные позиции можно дать скидку, а готовую смету - выгрузить или сохранить в документы объекта.

Смета-факт собирает всё воедино: сколько было в спецификации, сколько отгружено, принято и фактически установлено - и рядом плановая и фактическая стоимость.Сравнение плана с фактом - в один клик.

Отгрузка и приёмка: что ушло и что дошло

Отгрузку можно сформировать из спецификации или вручную. Оборудование часто едет на объект в несколько заходов, поэтому у каждой отгрузки есть дата, сотрудник и свои позиции.

Отгрузка и приёмка - разные события, и система их разделяет. Бывают расхождения: что-то не довезли, что-то вернули, что-то пересчитали иначе. В приёмке фиксируется, сколько каждой позиции реально получено на объекте и кто принял оборудование.

Отчёты монтажника

Монтажники работают через мобильную версию системы прямо на объекте. По итогам каждого дня монтажник создаёт отчёт: сколько единиц оборудования установлено и какие работы выполнены. Руководитель в любой момент видит сводную картину: план, факт по дням и остаток. Сразу понятно, идёт ли монтаж по графику.

Склад в реальном времени

Раздел склада показывает реальное движение оборудования: что пришло, что ушло и что есть прямо сейчас. Главное отличие от справочника: позиции нельзя редактировать напрямую - остатки меняются только через операции: отгрузку, приёмку или перемещение.

Если оборудование приняли на объект, но не использовали, его можно вернуть на склад или сразу переместить на другой объект. Обычная практика: отгрузили 300 единиц, использовали 150 - остаток сразу едет на следующий объект, минуя склад.

У некоторых монтажников есть личные склады. В системе они работают по той же логике, что и основной склад: оборудование не "зависает" между складом и объектом, и в любой момент понятно, у кого что находится.

Мобильная версия для работы на объекте

Монтажники работают со смартфона и видят только те объекты, к которым прикреплены. С телефона можно отправить ежедневный отчёт, зафиксировать отгрузку и подтвердить приёмку оборудования на объекте.

Как шла работа

Три месяца на всю систему. За это время собрали всё, что описано выше: объекты с девятью вкладками, справочник оборудования и типов работ, автоматические сметы план и факт, склад с отгрузками, приёмками и перемещениями, склады монтажников, мобильные отчёты с объекта и настройку прав под каждую роль.

Система развивается вместе с бизнесом заказчика. Например, вкладка "График" уже есть в системе: базовый функционал работает в боевом режиме, а новые инструменты добавляются по мере того, как появляется реальная потребность в них.

Система работает в боевом режиме и используется командой ежедневно. Это стало возможным благодаря плотному взаимодействию: заказчик активно участвовал в разработке и давал оперативную обратную связь.

Что получил заказчик

• единое пространство для всей команды - от директора до монтажника;

• автоматическое формирование смет вместо ручной работы в Excel;

• полный контроль движения оборудования: склад - объект - установка;

• прозрачность между плановыми и фактическими показателями;

• гибкое управление правами доступа для каждой роли;

• мобильный интерфейс для монтажников на объекте.

Раньше, чтобы понять реальную картину по объекту, нужно было собирать данные из Excel, 1С и мессенджеров. Теперь вся история объекта - в одном окне.

Система установлена на серверах заказчика и является его интеллектуальной собственностью с возможностью патентования.

Работа продолжается: новые инструменты добавляются по мере того, как у команды появляется в них реальная потребность.