Снизили просрочку задач в 2 раза и время на отчеты до 15 секунд благодаря дашборду в Битрикс24

Цель. Разработать и внедрить в Битрикс24 единую информационную панель для мониторинга и контроля задач в режиме реального времени.

Задачи проекта

1. Спроектировать интерфейс информационной панели с понятной визуализацией данных.

2. Вывести на панели блоки с автоматизированной выборкой данных:

- перечень сотрудников с наибольшим количеством просроченных задач («худшие» по выполнению);

- список наиболее эффективных сотрудников («лучшие» по выполнению задач);

- сводные показатели по всем задачам компании (общее количество, процент выполненных в срок, средний срок выполнения);

- зона риска: сотрудники, у которых растёт число просрочек или приближается критический порог;

- перечень наиболее проблемных задач, которые долго не выполняются (с указанием сроков задержки и ответственных).

3. Интегрировать панель с существующей базой задач в Битрикс24 без потери данных.

4. Настроить автоматические обновления данных на панели в режиме реального времени.

5. Обучить сотрудников работе с новой панелью.

До внедрения проекта, клиенту было сложно контролировать задачи в Битрикс24 со стороны инженерно‑технических работников (ИТР) и производственных руководителей (начальников цехов, бригадиров):

• данные собирались из разных источников (проекты, группы задач с фильтрами, дела в CRM);

• много времени уходило на сбор и обработку информации;

• сложно было оценить сотрудников и быстро выделить отстающих и продуктивных.

1 этап. Аудит проблем и задач

Провели серию встреч с руководителями разных уровней и выяснили, что, несмотря на использование Битрикс24, система не давала нужного уровня прозрачности по задачам. После этого, сформулировали проблемы и согласовали с руководством компании цели будущего решения.

2 этап. Создание карты проекта

Задача состояла в том, чтобы выстроить целостную систему управления задачами.

Это было самой сложной частью проекта.

Требовалось не просто внедрить новый инструмент, а изменить подход компании к работе с задачами:

• определить точки автоматизации, где задачи могут ставиться системой, а где только сотрудником;

• настроить распределение задач по должности сотрудника и стадии заказа;

• создать схему взаимодействия между отделами через единую систему задач;

• проработать механизмы контроля и отчётности.

  Результат: пошаговый план внедрения новой системы.

3 этап. Разработка встройки

Разработали приложение-встройку, интегрированное в Битрикс24.

Интерфейс приложения состоит из следующих разделов и функций:

• раздел «Новости компании», который открывается в меню портала и сразу показывает важные новости и просроченные задачи;

• модуль автоматического сбора данных из Битрикс24 — пользователям не нужно предпринимать никаких дополнительных действий;

• единый стиль интерфейса с Битрикс24, визуально приложение неотличимо от основной системы;

• преднастроенные фильтры в отчётах (по количеству задач и дням просрочки) — руководители сразу получают нужную выборку без ручной настройки.

4 этап. Обучение и вовлечение пользователей

Для плавного перехода на новую систему мы организовали обучение:

• провели семинары для руководителей — показали, как контролировать подчинённых и анализировать рейтинги;

• подготовили текстовые материалы и видеоинструкции для обучения сотрудников;

Дополнительно на еженедельных планёрках с руководителями разбирали примеры работы лучших и худших сотрудников — это мотивировало персонал и помогало улучшать систему.

Трудозатраты по задачам значительно снизились благодаря автоматизации: большинство задач ставится системой автоматически в зависимости от должности сотрудника и стадии работ.

• До 15 секунд сократилось время на подготовку отчетов
  (раньше 5-10 часов).

• В 2 раза сократилось количество просроченных задач.

• На 100% улучшилась дисциплина сотрудников по выполнению своей работы качественно и в срок.

• Срок разработки проекта: 14 дней.

• Все данные собраны в едином отчёте на информационной панели.

• Публичность данных (рейтинги лучших и худших исполнителей видны всем) создала здоровую конкуренцию среди сотрудников.

• Все сотрудники видят статус задач в режиме реального времени, что устранило «серые зоны» и недопонимание между отделами.