«Стало проще управлять»: как НКО «Мир да Лад» систематизировала проекты и документы в Аспро.Cloud

Превратить хаос из разрозненных инструментов в единую прозрачную систему управления проектами, финансами и документами.

Команда «Мир да Лад» реализует множество социальных инициатив: от адаптации настольных игр для людей с инвалидностью по слуху до проведения мероприятий и обучения других НКО.

Руководителю приходилось вручную планировать проекты, контролировать выполнение задач и регулярно тратить часы на поиск первичных документов для отчетности. Параллельно важно было отслеживать, чтобы игровые наборы доходили до благополучателей в полном объеме, не теряясь на промежуточных этапах.

Попытки найти подходящий инструмент не увенчались успехом:

• Простые таск-менеджеры не подходили для командной работы.

• Более продвинутые системы управления проектами не имели встроенного функционала для работы с документами (договоры, счета, акты продолжали «жить» в почте и папках на компьютере).

• CRM-системы были перегружены sales-функциями и не подходили для проектной деятельности.

• Бухгалтерская программа была слишком сложна для руководителя и не давала оперативной картины по проектам.

Стало очевидно: без системного инструмента управлять процессами будет все сложнее. Нужно было найти решение, которое объединит в себе управление задачами, складской учет, финансы и документы в одном пространстве.

Мы внедрили платформу для управления проектами и бизнес-процессами Аспро.Cloud. Благодаря сотрудничеству платформы для НКО «Технологии Добра» и Аспро.Cloud команда «Мир да Лад» получила скидку 50% на тариф и смогла самостоятельно, при поддержке техподдержки, перенести все процессы в новую систему.

Вместо того чтобы бороться с несколькими программами, команда настроила единое рабочее пространство, которое охватило все ключевые аспекты деятельности организации.

Первым шагом команда перенесла управление проектами в Аспро.Cloud. Для каждого нового проекта (например, адаптация игры или подготовка конференции) создается отдельная карточка. В ней теперь фиксируется всё: план работ, список задач и ответственных, дедлайны, а также связанные документы и финансы. Это избавило руководителя от необходимости держать детали в голове и ликвидировало информационную неопределенность среди сотрудников.

Критически важной задачей был контроль за целевыми товарами — адаптированными настольными играми. Чтобы отслеживать, сколько коробок поступило от издательств, сколько передано благополучателям и какой остаток на складе, команда внедрила модуль «Складской учет».

• Каждое поступление и списание игр фиксируется в системе.

• В разделе «Товарные запасы» руководитель в любой момент видит актуальные остатки.

• Это позволило исключить потери, корректно планировать распределение и своевременно заказывать новые партии.

Чтобы уйти от ручного сбора финансовой информации, команда подключила интеграцию Аспро.Cloud с банками Точка и Сбербанк в модуле «Деньги». Все платежи теперь автоматически загружаются в систему. Руководитель привязывает каждый платеж к конкретному проекту, и в карточке проекта мгновенно отображаются плановые и фактические доходы/расходы. Также в модуле «Кредиты» фиксируются беспроцентные займы от учредителей, что помогает вовремя их возвращать и поддерживать финансовую дисциплину.

Самой болезненной проблемой был поиск документов в отчетный период. Чтобы раз и навсегда решить ее, команда создала в модуле «Списки» единый архив:

• Реестр договоров.

• Списки чеков на закупки.

• Учет актов выполненных работ.

• Командировочные документы.

Теперь все файлы хранятся централизованно и доступны по одному клику, что сэкономило сотни часов рабочего времени и снизило напряжение при общении с бухгалтерией.

Спустя несколько месяцев работы в Аспро.Cloud команда «Мир да Лад» получила единую систему, которая полностью закрыла все операционные потребности:

• Управление проектами стало прозрачным: все задачи, дедлайны и ответственные собраны в одном месте.

• Контроль финансов стал оперативным: руководитель видит финансовую картину по каждому проекту в реальном времени, не заходя в бухгалтерскую программу.

• Учет товаров стал точным: движение каждой коробки с играми отслеживается на складе, исключая потери и нехватку.

• Работа с документами ускорилась в разы: поиск нужного договора или акта теперь занимает секунды, а не часы и «сто-пятьсот миллионов лет».

Главный результат: руководитель перестал быть заложником операционного хаоса и смог сосредоточиться на развитии организации и ее социальной миссии.