Таск-трекер промышленной компании: снизили срывы дедлайнов на 30% в 30 предприятиях

Предстояло создать корпоративный таск-трекер для промышленного холдинга.

Вводный контекст. В компании действует система улучшений, которая направлена на рост показателей и сокращение потерь на предприятиях. Например, можно обновить производственную линию или внедрить новую технологию обработки материала.

В такие проекты вовлечены разные специалисты: от директоров предприятий до закупщиков, мастеров и инженеров линий. Для реализации улучшений они работают в рамках проектных команд.

При этом в холдинге 30 предприятий, каждое из которых ранее самостоятельно выбирало методы управления командами. Выбирались разные точечные сервисы, задачи могли передаваться устно, документация хранилась в разных источниках и у разных сотрудников.

Как результат:

— хаос в процессах

— размывание ответственности

— срывы дедлайнов

— потеря контекста задач

— отсутствие контроля и системности

— сотрудникам сложно организовать рутину проектной работы

— слепая зона для топ-менеджмента (высшее руководство не может получить достоверную информацию об эффективности проектов на местах)

Готовые решения не закрывали потребностей по функционалу — чаще они адаптированы под работу диджитал-команд и не учитывают производственную специфику. При этом вендоры не обладают достаточной гибкостью для добавления кастомных доработок.

Возникла необходимость в собственном продукте, который объединит задачи, сроки и коммуникацию в единой корпоративной среде. Реализацию сервиса заказчик доверил нам — мы уже более 5 лет являемся его цифровым партнером.

Мы создали кастомное корпоративное решение, которое учитывает специфику проектной деятельности клиента.

Внутри трекера:

— реализовано более 60 функций и возможностей

— 40 000 пользователей

— 30 предприятий

Мы интегрировали трекер в действующую экосистему заказчика, что улучшает пользовательский опыт и позволяет сотрудникам бесшовно переходить от сервиса к сервису без дополнительной авторизации.

Интерфейс одновременно понятен как руководству / менеджерам, так и техническим / производственным специалистам. Основным вызовом стала работа с огромным количеством разных типов информации и данных. Задачи, списки, таблицы, Канбан, Гант — все это предполагает филигранную работу с грамотным размещением контента и легкой навигации по нему.

Кастомизация закрывает главную боль клиента по отсутствию на рынке гибкого инструмента для его проектной деятельности.

Благодаря объединению команд в единой системе:

— работа проектных команд стала прозрачной

— сотрудникам удобно следить за своими проектами и задачами

— выросла скорость коммуникаций

— не теряется контекст задач и не размывается ответственность

— все данные про проектам хранятся в одном месте

При создании сервисных продуктов как никогда важен этап аналитики. Здесь нашей задачей было выявить лучшее практики, углубиться в процессы клиента, подготовить структуру и видение стартовой версии трекера.

Перед проектированием изучили особенности процессов и то, как команды холдинга ведут проекты. Основная проблема клиента заключалась в том, что коробочные решения не подходят под производственные сценарии разных предприятий. С помощью исследований мы выявили специфику и нюансы, критичные для клиента, и учли их в архитектуре будущего продукта.

Провели глубинные интервью с руководителями, топ-менеджерами и исполнителями, чтобы определить пожелания и требования к будущему таск-трекеру. В аналитике использовали визуальные методики EventStorming и User Stories, чтобы описать логику системы.

Описали жизненный цикл задачи, согласовали роли и зону ответственности, собрали модель статусов и правила переходов к следующему этапу проекта. Зафиксировали приоритеты и единые поля карточки, а также правила уведомлений. 

Сравнили 12 решений и отобрали 60 функций, которые легли в основу таск-трекера. Зафиксировали, где типовые механики не подходят под специфику компании, и учли гибкость настроек. 

Выделили основные функции для MVP, а дополнительные записали в бэклог для будущих доработок. Все гипотезы утвердили на макетах с командой заказчика. Прошли сценарии создания, редактирования и поиска задач, оценили время на ключевые действия и проработали диаграмму Ганта.

Главное преимущество сервиса — адаптация трендовых фреймворков под специфику клиента. Например, в нашем трекере есть возможность зеркалировать задачи в соседние проекты, добавлены вехи и этапы (дополнительные сущности для отслеживания сроков), а диаграмма Ганта представляет собой расширенную схему с цветовой индикацией дедлайнов и ключевых точек проекта.

Канбан-доска — главный инструмент для управления задачами. 

В таск-трекере реализованы две модели работы с канбаном — классическая по статусам и настраиваемая под любые процессы. Колонки можно добавлять, переименовывать и менять порядок. 

В нашем трекере под процессы клиента добавлена вложенность задач для развибки крупных действий на более мелкие (подзадачи).

Благодаря фильтрам есть возможность сортировать задачи по исполнителям, срокам или приоритетам. Перемещение карточки на доске автоматически меняет ее статус и добавляет запись в историю.

История изменений фиксирует действия сотрудников — для нее мы создали отдельную вкладку с апдейтами. Она позволяет видеть ход проекта и контролировать работу сотрудников. 

Удобная функция — «Личный проект». Это отдельная доска со всеми личными задачами исполнителя. Такое пространство полезно для планирования рабочего времени и управления дедлайнами.

Внутри каждой карточки есть поля с информацией о проекте, авторе, статусе и сроках, а также чек-лист, загрузка и предпросмотр файлов — туда пользователи подгружают техническую документацию, фотоотчеты с объектов, расчеты и проч. 

Прикрепленные документы и изображения автоматически появляются во вкладке «Файлы» по конкретному проекту.

Все изменения и комментарии фиксируются в истории задачи — всегда можно восстановить цепочку действий и понять, кто, что и когда поменял. В задачах со статусом «Завершено» все добавленные ранее комментарии и файлы сохраняются — их нельзя удалить для сохранения хронологии и истории проекта.

Кроме задач в трекере можно создавать вехи и этапы — это контрольные точки проекта. Внедрения клиента часто связаны с техническим оснащением, новыми методологиями производства. Это сложные процессы, которые реализуются по шагам и на каждом ключевом отрезке времени проверяются несколькими службами. Именно поэтому возникла потребность в дополнительных контрольных сущностях.

Диаграмма Ганта визуализирует ключевые этапы и задачи, подсвечивает отклонения от плана и зоны риска. Мы добавили цветовую и символьную индикацию, чтобы пользователь легко ориентировался в схеме и дедлайнах.

На нашей шкале показаны сроки, отклонения и зависимости. Диаграмму можно выгрузить в формате PNG для презентаций и отчетов — мастхэв для компаний, где действует линейная иерархия и традиционные методы деловых коммуникаций.

Как мы уже писали выше, в нашей системе есть этапы и вехи — крупные блоки работ, которые объединяют задачи и подзадачи. На диаграмме Ганта время этапов и вех автоматически складывается из всех сроков вложенных задач.

В полном виде диаграммы клиента отличаются широкой вложенностью, поэтому мы добавили возможность настройки отображения для более легкой аналитики под задачу, которая есть у менеджера сейчас. Например, можно отобразить только просроченные задачи, задачи конкретного автора, посмотреть только вехи и этапы. Фильтры позволяют выводит Гант по нескольким критериям одновременно.

Также прямо на схеме можно управлять задачами — открыть их по клику или передвинуть даты прямо на графике — все остальные сроки подтянутся автоматически и на схеме, и внутри проектов/задач.

В трекере все проекты собраны в одном реестре — это позволяет быстро сориентироваться в текущих задачах и отследить статус работы по каждому направлению. 

Каждый проект организован так, чтобы команде было удобно работать и отслеживать все этапы и документы в одном месте. Управлять ролями и приглашать сотрудников можно прямо в карточке проекта. Статусы показывают, кто уже приступил к работе, а кто только получил приглашение.

Проекты делятся на 2 типа: 

— открытые (видны всем пользователям)

— закрытые (видны только команде)

В отдельном блоке «Задачи» собраны все задания из открытых проектов. Можно найти конкретный проект или файлы, которые нужны специалисту для выполнения своих задач. А также отследить работу других команд и, например, узнать, занят ли сейчас коллега или его можно привлечь к проекту.

В этих разделах реализована удобная фильтрация по 15 критериям и поиск — такой подход позволяет быстро найти нужную информацию.

Новый сервис интегрировали в действующую экосистему продуктов для улучшений. Они также разработаны совместно с нашей командой.

Добавляя все сервисы в единый ландшафт, мы делаем цифровые продукты более удобными для пользователей и бизнеса:

— единая авторизация

— общая база данных

— настройка связей между сущностями разных сервисов (например, по ссылке можно посмотреть карточку обоснования проекта в соседнем сервисе)

— безопасность и отсутствие утечек данных

— гибкость и масштабирование (клиент нуждается в регулярном обновлении софта под свои запросы)

— порядок в системах и процессах

Так, пользователи экосистемы автоматически получили доступ в таск-трекер с уже настроенным личным кабинетом.

Благодаря объединению команд в едином сервисе:

— на 30% сократилось количество сорванных дедлайнов

— на 25% выросла скорость коммуникации внутри команд

— на 50% сократилось время постановки задач

— на 35% быстрее стали работать руководители проектов

— до 0 снизилось количество потерянных задач

Для конечных пользователей важны и качественные эффекты внедрения:

— комфортная работа с кастомизированным софтом в едином окне

— удобная навигация от сервиса к сервису внутри общей экосистемы 

— хранение и закрепление всей информации и артефактов по проекту 

— у руководства появился инструмент контроля за внедрениями и работой проектных команд

— выстроен единый флоу работы руководителей проектов, стандартизированы процессы ведения проектов

— сервис кастомизирован под особенности компании — больше не нужно использовать костыли и пытаться «прогнуть» процессы под готовые решения

— у исполнителей появилось настроенное рабочее пространство для выполнения проектных задач

Мы продолжаем развивать и масштабировать сервис — предприятия поэтапно подключаются к софту, а в бэклоге еще множество функций для улучшения. Например, сейчас в разработке находятся дашборды с отчетами по эффективности проектов для топ-менеджмента.