Внедрение Битрикс24 для строительной компании ОСК

Что было в начале

Специфика работы компании подразумевает постоянную работу с документами, согласование этих документов между отделами компании. Сотрудники довольно часто бывают вне офиса (решение оперативных вопросов на строительных объектах, командировки), что сильно влияет на внутреннюю коммуникацию.

Процесс согласования документов довольно сложный и часто требует участия сотрудников из разных отделов (юриста, инженера, проектировщика, закупщика, директора и т.д.). У руководителя определенное время уходит на то, чтобы разобраться, на какой стадии и у кого находятся нужный документ. Особо важно учесть, что процесс согласования не всегда происходит последовательно по цепочке, от одного сотрудника к другому. Иногда документы могут возвращаться к прежнему специалисту, иногда бывают коррективы от руководителя, которые требуют повторной проверки документа сотрудниками отделов.

Заказчик обратился к нам с данной проблемой и запросом на автоматизацию данного процесса.

Задачи

- Настроить систему постановки и контроля задач.

- Наладить процесс работы и передачи документов между отделами.

- Настроить систему отчетности по сотрудникам для каждого руководителя.

Разобрали бизнес-процессы заказчика и автоматизировали процесс работы с документами с помощью следующих инструментов.

СИСТЕМА ПОСТАНОВКИ И КОНТРОЛЯ ЗАДАЧ БИТРИКС24

Любая задача заводится в CRM, при этом добавляются ответственные сотрудники и руководители отделов.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Разработали ветки бизнес-процессов под основные задачи компании. При этом задачу не может взять любой сотрудник, она упорядоченно движется по ответственным.

ТРИГГЕРЫ

Триггеры показывают уведомления сотрудникам и их руководителям по движению процесса, просрочке задач и т.д.

Выполнили все задачи заказчика и увеличили эффективность работы компании.

ВРЕМЯ

Благодаря внедрению Битрикс24 срок оказания услуг по оформлению документов сократился на 30%, что благополучно сказалось на клиентах компании.

КОНТРОЛЬ

Руководитель в любой момент может увидеть на какой стадии находится работа по каждому из клиентов и контролировать процесс работы.

ОБУЧЕНИЕ

Каждый сотрудник был оперативно подключен к CRM и обучен по использованию функционала.

ЕДИНОЕ ОБЛАКО ДАННЫХ

Все документы хранятся на диске Битрикс24, сотрудник в любой момент может зайти и посмотреть/скачать/исправить необходимые ему документ.