Внедрение Битрикс24 в продажах и производстве упаковки

Компания комплексно обеспечивает предприятия упаковочными материалами (картонными коробами, стретч-плёнкой, ПЭТ- и ПП-лентами, клейкими лентами), термоэтикетками и упаковочным оборудованием на территории России.

Изначально сотрудники работали с заявками различных источников в разных окнах. Ведение заявки никто не контролировал, так как это было довольно сложно с учетом нескольких систем. Где-то могли потерять заявку или забыть перезвонить клиенту. Из-за этого продажа не осуществлялась и терялась лояльность клиента. Много времени сотрудники тратили на составление типовых документов — КП, договора, счета.

Руководитель компании решил внедрить систему Битрикс24, так как система могла помочь с главными проблемами:

● Заявки терялись;

● Не было общей и прозрачной картины по работе менеджеров;

● Не было понимания о качестве разговоров менеджеров с клиентами.

● Также руководство хотело отобразить работу закупок, производства, бухгалтерии.

Задачи:

► Объединить заявки из всех источников в одну систему (Viber, телефония, формы, заказы, онлайн-чат сайта и др.);

► Настроить воронку для ведения заявок (лидов);

► Настроить воронку для ведения сделок (продаж) и заказов с сайта;

► Подключить телефонные записи к CRM;

► Организовать рабочие процессы для отдела закупок и производства;

► Организовать процесс выставления актов бухгалтерией;

► Произвести интеграцию с 1С для исключения доп. работы в двух системах.

С помощью Битрикс24 мы объединили работу отделов продаж, закупок и производства в едином интерфейсе, что сократило потери заявок и время на подготовку документов.

Настроенный автоматический контроль и возможность оценки качества коммуникации с клиентами повысили дисциплину и эффективность, а сквозная аналитика способствовала увеличению продаж.

Развернули коробочную версию Битрикс24 — она позволяет выполнить максимальную автоматизацию бизнеса и кастомизировать систему «под себя».

Ранее все заявки из разных источников находились в разных окнах — Viber, WhatsApp, телефония, почта, формы, заказы, онлайн-чат сайта и др.

Объединили заявки из всех источников в Битрикс24. Теперь любой новый запрос создает автоматическую заявку, которую необходимо обработать.

Подключение телефонии и записей разговоров позволило менеджерам иметь возможность переслушать свой разговор в случае необходимости и уточнения данных, а руководителям осуществлять периодичную проверку на качество проведения телефонных разговоров.

Добавили онлайн-чат от Битрикс24 на сайт – для удобства коммуникации посетителям.

Благодаря объединению заявок сокращается время на открытие сервисов, проверки новых запросов. Плюсом, ответ клиенту производится быстрее, что повышает его лояльность.

► Настроили воронку для заявок (лидов)

Настроили воронку для ведения лидов. Теперь сразу видно какие заявки находятся в работе, и кто за них ответственный.

Также настроили карточку заявки — все нужные данные в одном месте!

► Настроили распределение лидов на всех менеджеров

Менеджеры получают специальное задание — кто первый возьмет лид в работу, тот и становится ответственным за его дальнейшее ведение. Это позволяет исключать простои по обратной связи клиенту.

► Настроили воронку продаж (сделок)

Настроили воронку для ведения продаж.

Менеджеры ведут свои заказы, а руководители видят общую текущую картину по всем заказам в работе.

► Настроили карточку сделки

Собрали все нужные данные по сделке (заказу) в одном месте: это и данные клиента, сумма, способ, планируемая дата и адрес доставки, планируемая дата отгрузки и др. данные, которые в любой момент можно зайти и посмотреть.

► Настроили быструю генерацию документов

В самих карточках сотрудники генерируют в пару кликов коммерческие предложения, договора, счета и сразу в этом же окне отправляют документ клиенту по почте.

Это экономит много времени, благодаря чему менеджер может заняться другими заявками на продажу.

Внедрение сквозной аналитики позволило выявить проблему с высоким процентом отказов по заявкам, приходящим с Яндекс.Директ. Проанализировав отказы (запросы посетителей и причины отказов, в том числе переговоры менеджеров по телефону), был скорректирован сайт компании и рекламные кампании.

В результате, показатель отказов был сокращен в 3 раза, т.е. во столько же возросла эффективность рекламы → увеличились продажи.

Не всегда удобно и возможно полностью отказаться от 1С. Зачастую компании все же предпочитают работу до оплаты вести в Битрикс24, а уже после продолжить в 1С. Получается, что в таком случае нужно использовать несколько систем одновременно (Битрикс24, 1С). Сделка в Битрикс24 дошла до оплаты — нужно создать заказ в 1С.

Интеграция позволила менеджерам не делать это вручную. С определенной стадии сделок заказ автоматически создается в 1С со всеми нужными данными. Отгрузку в 1С далее так и осуществляют кладовщики, а менеджер по продажам только получает уведомление и автоматическую смену стадии на «Отгружен» внутри Битрикс24.

В Битрикс24 есть возможность организации не только отдела продаж, но и других отделов. 

►Например, здесь мы организовали процесс по закупкам. 

Менеджеры составляют запросы, а закупщик ведет их по воронке — связывается с поставщиками, планирует доставку на склад.

► Настроили автоматический расчет выгоды от продажи

В процессе по закупкам автоматически высчитывается выгода — разница между суммой продажи и суммой закупки. Таким образом руководители всегда знают, насколько выгодна та, или иная сделка.

► Настроили удобный просмотр закупок из сделки

Очень удобно, когда менеджеру отдела продаж прям из своей сделки можно посмотреть заявки на закупки и их статус.

Закупщик ведет заявки по своей воронке, а менеджер видит статусы и получает автоматические уведомления.

Аналогично процессу по закупкам, был реализован процесс по отправке клиенту образцов.

Менеджер также видит всю информацию внутри своей сделки.

Для производства реализовали различные процессы и автоматизации: по ПВД-пакетам, по Пленке ПВД, по Стретч-пленке.

Теперь видно, что ожидает сырье, что стоит в очередь на производство, какие товары сейчас в работе, а какие уже произведены.

Интересный момент, что для производства ПВД-пакетов нужна ПВД-пленка и теперь, как только пленка произведена, ПВД-пакет автоматически сменит статус на ожидание очереди с уведомлением оператору.

Также автоматически рассчитывается срок производства каждого элемента.

Водители получают задание на планирование даты доставки, а далее задание на подтверждение доставки. Все планируемые доставки сотрудники могут посмотреть на календаре. Водитель это может сделать в том числе со своего мобильного телефона.

Бухгалтер составляет запрос, а менеджер получает уведомление о необходимости отправить акт клиенту. Таким образом всегда можно посмотреть, все ли отправлено и ничего не забыть.

В самой карточке акта виден процесс коммуникации — письма клиенту и когда акт был отправлен.

Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников.

Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами).

Далее провели обучение по работе с CRM для менеджеров, закупщика, операторов производства, бухгалтера, руководителей.

Наша компания PROFI успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по любым вопросам, реализовываем новые доработки и автоматизации.

► Организовали работу и общение в едином интерфейсе для отдела продаж, закупок и производства, обеспечив прозрачность процессов

► Сократили потери заявок за счёт автоматизации

► Сократили время на подготовку типовых документов благодаря шаблонам и автоматизации

► Реализовали автоматический контроль работы менеджеров, что повысило дисциплину и эффективность

► Внедрили возможность контроля качества общения с клиентами, что позволило улучшить клиентский опыт

► Увеличили продажи за счёт настройки сквозной аналитики, которая помогает принимать более обоснованные управленческие решения