Внедрение Цифрового профсоюза в Профсоюз ССК Газрегион

Цель внедрения Битрикс24 в Первичную профсоюзную организацию ООО «ССК „Газрегион“ — цифровизация и автоматизация ключевых бизнес-процессов для повышения эффективности, прозрачности и качества взаимодействия с членами профсоюза.

Внедрение системы позволяет централизованно управлять обращениями граждан, организацией мероприятий, договорной деятельностью и реализацией социальных программ. Смарт-процессы по проведению мероприятий охватывают полный жизненный цикл — от планирования и регистрации участников до анализа обратной связи, что способствует постоянному совершенствованию форматов событий.

Ведение структурированных реестров (дети членов профсоюза, заключённые договоры, преференции НГСП) обеспечивает достоверность данных, упрощает подготовку отчётности и реализацию социальных инициатив. Интеграция с корпоративной почтой, WhatsApp, Telegram и ВКонтакте налаживает оперативную и удобную коммуникацию с членами профсоюза.

Создание базы знаний и стандартизация типовых процессов (оформление отпусков, командировок, документооборот) позволяют оптимизировать внутренние рабочие процедуры и повысить их прозрачность.

В рамках внедрения Битрикс24 в Первичную профсоюзную организацию ООО «ССК „Газрегион“» была проведена комплексная настройка цифровой платформы для автоматизации и оптимизации ключевых процессов. Создана структура портала, приглашены пользователи и выполнены базовые настройки: указано название, задан формат дат, рабочее время, выходные и праздники, настроены карточки сотрудников и контактов. Загружены данные членов профсоюза, подключены корпоративная почта, WhatsApp (через Olchat), Telegram-бот и ВКонтакте, что обеспечило многоканальную коммуникацию. Разработаны CRM-формы для сбора обращений и заявок. При поступлении нового запроса автоматически создаётся Лид, который запускает бизнес-процесс: проверяется наличие контакта, при необходимости он создаётся или привязывается, после чего формируется Смарт-процесс и Лид закрывается как обработанное обращение.

Реализованы следующие смарт-процессы:

«Мероприятие» — охватывает три стадии: планирование, регистрация участников и сбор обратной связи. На этапе регистрации через CRM-форму автоматически создаются карточки участников, им приходит подтверждение и напоминания перед мероприятием. После события администратор отмечает посещаемость, а система автоматически отправляет форму отзыва только тем, кто присутствовал, и закрывает карточки с анализом результатов.

«Отзывы о мероприятиях» — форма с автоматическим подтягиванием ФИО и названия мероприятия упрощает заполнение и повышает количество обратной связи.

«Предложения по мероприятиям» — позволяет членам профсоюза вносить свои идеи для учёта при планировании.

Для ведения реестров созданы:

«Дети членов профсоюза» — с привязкой к родителю, расчётом возраста и отображением в карточке контакта, что упрощает организацию социальных и детских программ.

«Реестр договоров» — с привязкой к компаниям, хранением файлов и типовыми полями, обеспечивающими прозрачность партнёрских отношений.

«Преференции НГСП» — для учёта участия в программе, выдачи карт и контроля льгот.

Настроены стандартные бизнес-процессы: отпуска, командировки, счета, исходящие документы, выдача наличных. Создана база знаний для внутреннего обучения и справки, на общем диске организованы папки с распределёнными правами доступа.

В результате внедрения достигнута полная цифровизация деятельности профсоюза: повышены эффективность, прозрачность, качество взаимодействия с членами и уровень их вовлечённости за счёт современной, централизованной и автоматизированной системы управления.

Успешно реализована цифровизация профсоюзной деятельности: настроены структура, пользователи, интеграции, автоматизированы процессы обращений, мероприятий, учёта детей, договоров и преференций НГСП. Внедрены CRM-формы, бизнес-процессы и база знаний. Обеспечены прозрачность, эффективность работы и рост вовлечённости членов профсоюза.