CRM для автоматизации обработки анкет волонтеров на выборы президента

Выборы — одно из ключевых событий государства, в организации и проведении которого помогают десятки тысяч волонтеров. Поэтому сбор и обработка заявок на участие в волонтерской деятельности становился для предвыборных штабов вызовом, сопряженным с рядом организационных трудностей.

Ранее процесс зачисления в штат волонтеров был сложным и долгим: кандидату требовалось лично прийти в местный предвыборный штаб и оставить свои данные в рукописных списках, либо зарегистрироваться через иные волонтерские проекты. Только после этого данные поступали в центральный штаб. Как следствие, процесс работы с заявками был громоздким, сложным и непрозрачным, а региональные штабы не могли эффективно обмениваться данными о волонтерах и координировать работу.

Команда ИТ-интегратора Notamedia предложила нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему, кастомизированную для решения подобных задач. Нам предстояло создать единую точку входа для обращений, автоматизировать обработку заявок, создать систему фильтрации недостоверных обращений, а также разработать инструмент для сбора статистики и учета.

Для решения поставленной задачи нами был предпринят следующий комплекс мер:

1. На основе предвыборного сайта кандидата в президенты было создано единое окно приема заявок.

2. Проведены работы по внедрению CRM-системы «Битрикс24» и ее доработке под задачи заказчика.

3. Автоматизирован бизнес-процесс обработки заявок:

1) Оптимизирован прием заявок с сайта от потенциальных волонтеров. Реализована система верификации заявки через СМС с кодом подтверждения, которая отсеивала ботов и людей, использовавших чужой номер. После верификации данные из корректных заявок поступали по API в CRM-систему на проверку в службу безопасности, а затем автоматически отправлялись в штаб региона, который указал волонтер.

2) Автоматизирована работа с волонтерами. Разработанная система автоматически назначала ответственного за коммуникацию с потенциальным волонтером, после чего сотрудник избирательного штаба получал заявку и приглашал кандидата на собеседование, а назначенная встречи появлялась в календаре. После успешного интервью заявка конвертировалась в контакт и координатор получал возможность определять задачи волонтера.

3) Реализован распределенный доступ к информации. Каждый из региональных предвыборных штабов мог осуществлять мониторинг статуса только тех волонтеров, которые приписаны к его региону. В тоже время работники центрального штаба получили доступ ко всем анкетам и могли в режиме реального времени отслеживали статус работы с заявками и координировать регионы.

4) Настроена система сбора статистики и формирования отчетов. Функционал CRM-системы моментально формировал отчеты за выбранный период и показывал статистику по обработке заявок.

4. Дополнительно была создана инструкция по работе с системой и проведено обучение, позволяющее сотрудникам центрального предвыборного штаба быстро освоить новый инструментарий и передать знания в регионы.

За две недели команда ИТ-интегратора Notamedia разработала и внедрила CRM-систему, которая автоматизировала работу предвыборных штабов, снизила нагрузку на их сотрудников и дала возможность получать оперативную статистику по бизнес-процессу обработки заявок кандидатов. Как результат, менее чем за 2 месяца к избирательному штабу присоединились 20 тысяч волонтеров из всех регионов России.