Внедрили и развиваем корпоративный портал и CRM-систему на базе Битрикс24 для торговой компании

В компании больше 50 человек, есть активно работающий отдел продаж.

Нужно автоматизировать процессы в компании, чтобы люди могли сосредоточиться на работе, а не процессах.

На базе облачного Битрикс24, тариф "Профессиональный" мы внедрили:

1. Корпоративный портал

Структура компании, единое информационное пространство, поиск, живая лента

2. Проектный офис

Управление задачами и проектами

3. CRM

Воронки для 4 подразделений, отчеты и dashboardы, автоматизация, генерация документов, CRM-формы

4. Интеграции

Roistat, телефония

Сформировали единое информационное пространство коммуникации и работы сотрудников.

1. Создали структуру компании, указали все подразделения, отделы и сотрудников

Штатный функционал построения организационной структуры компании помог ускорить общение между отделами и сотрудниками.

Теперь у Промоборудования есть понятная структура: точное количество подразделений и понимание, чем занимается каждый человек, в каком отделе и подразделении он находится и кто его руководитель.

2. Единое информационное пространство

Больше 50 сотрудников сейчас активно пользуются порталом: пишут в живую ленту, публикуют новости, ведут обсуждения, работают в CRM-системе, а Пульс компании помогает отслеживать активность и вовлеченность каждого сотрудника.

Руководители могут анализировать динамику работы команды, выявлять наиболее активных сотрудников, поощрять их и, при необходимости, принимать меры для увеличения вовлеченности персонала.

3. Поиск

Единый поиск, который ищет информацию сразу по всем разделам портала: сотрудникам, задачам, CRM, документам, чатам и т.д.

4. Живая лента

Когда в компании работает больше 10 сотрудников, то важно быстро доносить всю информацию. Живая лента в Битрикс24 позволяет точечно информировать сотрудников.

Также живая лента позволяет оповещать коллег о важных событиях и отслеживать, кто прочёл текст — это ещё один инструмент контроля сотрудников.

Публикация не теряется в общем потоке: заинтересованные читатели могут добавить её в «Избранное». В качестве получателей сообщения можно выбрать как всю компанию, так и отдельный отдел, рабочую группу или сотрудников с общим признаком, например “Всем руководителям отделов”.

Благодаря внедрению корпоративного портала компания создала единое информационное пространство, структурировала подразделения и оптимизировала коммуникацию между сотрудниками. Активное использование портала более чем 50 сотрудниками, удобный поиск, живая лента и инструменты анализа вовлеченности обеспечили прозрачность процессов и повысили эффективность командной работы.

Создали место для удобной совместно работы над проектами и задачами.

Управление проектами (Скрам, Канбан, Гант, роли и задачи)

Управление задачами (Делегирование, управление сроками, назначение ответственных, шаблоны задач)

Дисциплина работы с задачами

Лишние операции из рабочего процесса ушли благодаря тому, что мы внедрили дисциплину работы с задачами и проектами через Битрикс24. Изменилась сама модель взаимодействия сотрудников: отпала необходимость в дополнительном контроле выполнения поручений с помощью звонков и писем.

Коммуникации и уведомления

Руководитель ставит задачи и следит за их выполнением в Битрикс24. Сотрудники получают уведомления о новых задачах и важных событиях автоматически. Для общения с коллегами не нужно переключаться между приложениями: все коммуникации происходят внутри системы. Простой и удобный интерфейс программы экономит рабочее время.

Мощная, но в то же время удобная для пользователей многофункциональная CRM система.

1. Воронки для 4 подразделений

Мы создали индивидуальные воронки продаж по каждому направлению. Они показывают распределение сделок по стадиям — это позволяет менеджерам быстрее реагировать на заявки и не упускать ни одного клиента.

Интеграция с сайтами

К CRM подключили все сайты «Промоборудования» и реализовали автоматизацию, чтобы заявки со всех сайтов автоматически попадали в Битрикс24.

Автоматическая отправка сообщений

С помощью роботов менеджеры отправляют контактным лицам письма, sms, голосовые сообщения и сообщения в WhatsApp.

Отчетность

С помощью диаграмм сотрудники «Промоборудования» могут определить этапы, на которых они теряют потенциальных клиентов.

2. Сделки и контрагенты

Внедрили карточку клиента с уникальным набором полей в зависимости от того, кто клиент: физическое или юридическое лицо. У полей есть функция автозаполнения данных о компании по ИНН или названию, благодаря синхронизации с сервисом DaData.

Компания часто сотрудничает с клиентами, имеющими разветвленную структуру, т. е. с большим количеством внутренних подразделений, поэтому эта структура сейчас отображается в карточке клиента.

Вся информация по сделкам и коммуникациям с потенциальным клиентом тщательно собирается и фиксируется в карточке сделки.

Проверка карточек на дубликаты

Сделок с одной компанией может быть множество, но менеджеры не могут завести компании с одним ИНН и КПП несколько раз (с одним ИНН, но с разными КПП — могут).

Этот метод позволяет не плодить множество одинаковых компаний в системе. Если менеджер при заведении ИНН и КПП получает совпадение, то он просит права доступа к этой компании и совершает все манипуляции в рамках одного клиента.

В таком случае пользователям не приходится искать информацию по разным карточкам клиента при дальнейшей работе.

3. Отчеты и dashboardы

Отчёты по CRM-системе выводятся в разделе Dashboard, где сразу виден вклад менеджеров в продажи, нагрузка на менеджеров в разрезе каналов коммуникации, а также менеджеров, за которыми руководителю нужно присматривать.

Отчёты строятся с учётом служебных доступов сотрудников: рядовому менеджеру доступны только его сделки, начальник получает сведения о клиентах и сделках подчиненных.

4. Генерация документов

Чтобы упростить работу менеджеров в CRM-системе, мы реализовали возможность автоматического создания документов:

коммерческих предложений,

первичных документов,

договоров на основе данных сделки и связанной компании.

5. CRM-формы

Создали формы обратной связи для маркетинговых целей. Формы автоматически сохраняют данные заявки в CRM-систему. Для существующих клиентов и повторных продаж CRM-формы умеют узнавать пользователя и обращаться к нему с персонификацией.

6. Автоматизация и бизнес-процессы

Разработали бизнес-процесс, который синхронизирует маркетинговые метки и прочую техническую информацию для автоматических действий со сделкой и связанными контактами.

1. Передача заявок в CRM через Roistat

Все заявки с сайтов, а также телефонные звонки на коллтрекинг передаются сначала в систему Roistat, а затем моментально отправляются в CRM.

Плюсы:

- Резервное хранение информации о заявках в Roistat;

- Данные сохраняются в проекте Roistat. Если CRM недоступна, то отправляются в CRM снова через некоторое время;

- Гибкая или быстрая настройка передачи заявок в CRM;

- Есть дополнительная аналитика по заявкам в кабинете Roistat.

2. Подключили телефонию клиента к CRM

Настроили интеграцию с телефонией от нескольких телефонных провайдеров. Все входящие и исходящие звонки автоматически фиксируются в карточке контакта и сделки CRM. Ведется статистика и запись телефонных звонков.

Теперь сотрудникам не нужно переключаться между разными мессенджерами, искать нужные переписки, вспоминать номера телефонов и содержание разговоров. Стало проще управлять сделками, отслеживать путь клиента и хранить документы.

Благодаря Битрикс24 получилось сделать структуру компании — это создаёт понимание, кто и чем занимается, к кому обращаться и кто за что отвечает.

Время руководителя тоже сэкономили: сейчас задачи ставятся прямо на портале. Вместо того, чтобы контролировать процессы письмами, звонками и личными встречами, руководитель следит за всем онлайн в режиме реального времени.

Мы справились с поставленной задачей и помогли компании автоматизировать процессы.