Внедрили корпоративный портал с NPS 96% и КЭДО для 3000+ сотрудников ГК «Благо»

Разработать корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24», чтобы сформировать единую информационную среду, автоматизировать HR-процессы и внедрить КЭДО.

Бизнес-требования:

• Сформировать единый информационно-сервисный ресурс и общую среду для удобства работы, адаптации и развития сотрудников.

• Увеличить эффективность работы и вовлеченность сотрудников: повысить уровень информационной открытости, устранить внутренние информационные барьеры, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.

• Автоматизировать работу с заявками в кадровую службу с помощью внедрения КЭДО.

• Обеспечить оперативный доступ и обмен информацией в общедоступном внутрикорпоративном информационном пространстве.

• Повысить уровень мобильности: сократить потери рабочего времени сотрудников и предоставить доступ к возможностям портала с мобильных устройств.

• Объединить на одной платформе управление проектами в подразделениях.

Совместно с заказчиком мы решили, что разделим проект на 3 этапа: в рамках этапа MVP1 внедрили ключевые базовые возможности портала, а на этапах MVP2 и MVP3 продолжим развитие его возможностей — такой подход позволил быстро запустить сотрудников в интранет и дорабатывать систему с учётом их обратной связи.

Весь персонал компании можно разделить на 2 категории:

• 15% — cотрудники бэк-офиса (в основном в Санкт-Петербурге)

• 85% — работники производственных площадок (заводов) в регионах

При этом доступом к ПК обладали лишь ~19% работников заводов — это усложняло возможность автоматизации и цифровизации операционных процессов. Дополнительная проблема состояла в том, что производственные площадки находятся в географической удалённости друг от друга: главный офис находится в Санкт-Петербурге, а 7 заводов распределены по 5 регионам в европейской части России и Сибири.

До внедрения портала у заказчика не было централизованного подхода к обмену информацией — чаще всего она распространялась с помощью печатных информационных листов, email-рассылок и из уста в уста.

Большое влияние оказывал человеческий фактор: всегда был риск не заметить информационный лист или рассылку, получить информацию с опозданием или в искажённом виде, вовсе забыть её передать сотрудникам.

За распространение информации на производственных площадках отвечали HR-специалисты и руководители подразделений. Из-за наличия дополнительных участников в цепочке коммуникаций уходило ещё больше времени на передачу и возникал эффект «испорченного телефона», поэтому коммуникации внутри компании были малоэффективны.

Отдельной проблемой была разрозненность в управлении проектами: в каждом подразделении использовали своё решение (Teams, Trello или MS Project), что мешало эффективному кросс-функциональному взаимодействию.

Работу с проектом мы начали с предпроектного обследования и организации серии установочных встреч с заказчиком — по итогам этих интервью зафиксировали бизнес-требования в техническом задании, затем перешли к подготовке интерфейсов. Для заказчика была важна не только широкая функциональность корпоративного портала, но и его внешний вид, который должен был соответствовать фирменному стилю ГК «Благо».

На основе собранных требований от заказчика и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, где регламентировали внешний вид иконок, кнопок, фильтров и многих других элементов — впоследствии это позволило нам быстрее готовить макеты и выпускать новые разделы портала.

Также мы учли, что сотрудники будут пользоваться порталом не только с ПК, но на смартфонах и в инфокиосках на производственных площадках, поэтому дизайн страниц делали адаптивным для всех устройств.

Карточка сотрудника — классический личный профиль с полной контактной информацией и возможностями личного кабинета, в котором можно заказать справку или расчетный лист, перейти к оформлению отпуска, оформить заявку и отслеживать статус ее выполнения.

В разделе публикуются актуальные и важные новости компании. По запросу клиента мы выполнили небольшую доработку: новости, опубликованные на сайте компании, автоматически появляются и на портале.

В разделе реализованы необходимые инструменты для вовлечения читателей: новости можно «лайкать» и делиться ссылками на них.

Сотрудники могут быть не только читателями, но и авторами — в разделе реализован функционал «Предложить новость». Предложенная новость будет размещена не сразу — перед публикацией её сначала проверит модератор.

Помимо классических разделов с историей компании и ключевыми фактами о текущей деятельности, здесь доступна интерактивная карта производственных площадок — в ней можно перейти на страницу конкретного завода, чтобы не только узнать общие факты о площадке, но и посмотреть список сотрудников, получить контакты офис-менеджера или ознакомиться с новостями. Далее есть возможность перейти из карточки сотрудника в его подразделение или в проекты с его участием.

На портале сотрудники могут ознакомиться с открытыми вакансиями компании — для поиска релевантных из них предусмотрены удобная фильтрация и поиск. Сотрудник может откликнуться на вакансию от своего имени или порекомендовать кандидата.

Менеджерам по подбору персонала доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики.

Для рекрутеров предусмотрен полноценный функционал управления контентом, который позволяет удобно и быстро публиковать вакансии на портале: удобная форма с разделением по полям, возможность создавать и применять шаблоны вакансий, отправка на модерацию для проверки перед размещением.

Для новичков разработан специальный раздел, где им доступны памятка с организационной информацией и полезными материалами, которые пригодятся на этапе адаптации. В отдельной вкладке отображаются цели сотрудника на испытательный срок и прогресс их выполнения — например, в них могут входить запланированные встречи с руководителем и сотрудниками кадровой службы (welcome training, встречи-знакомства с сотрудниками других подразделений, задания и т. д.). 

До внедрения портала все заявки на получение справок и копий документов отрабатывались через электронную почту. Запросы от сотрудников приходили на почту, Microsoft Teams, через телефон и очное обращение, а отслеживать статус их выполнения было невозможно — это увеличивало срок подготовки документов и повышало вероятности потери заявки.

Мы реализовали интерфейс подачи и обработки запросов в кадровую службу — теперь система оповещает пользователей о поступлении заявки, изменении статуса выполнения и завершении обработки не только с помощью писем на электронную почту, но и в «колокольчике» уведомлений на портале, с помощью SMS-сообщений и уведомлений через телеграм-бота.

Маршруты согласования реализованы на внутренних бизнес-процессах корпоративного портала — процесс подписания и согласования полностью проходит в одной системе как для сотрудника, так и для руководителя, который может быстро согласовать заявление, отправить его на доработку или отклонить. О необходимости подписать документ сотрудники и руководители узнают благодаря уведомлениям в «колокольчике» на портале.

В зависимости от типа заявки для подписания используются:

• ПЭП (только нажатие кнопки на портале)

• УНЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен ввести код из SMS)

• УКЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен подписать документ через КриптоПро с помощью сертификата)

На основании заявления в 1С:ЗУП автоматически создаётся документ (например, на отсутствие) — кадровому специалисту не приходится повторно вносить данные, вся информация доступна в карточке документа.

До внедрения портала все заявки на получение справок и копий документов отрабатывались через электронную почту. Запросы от сотрудников приходили на почту, Microsoft Teams, через телефон и очное обращение, а отслеживать статус их выполнения было невозможно — это увеличивало срок подготовки документов и повышало вероятности потери заявки.

Мы реализовали интерфейс подачи и обработки запросов в кадровую службу — теперь система оповещает пользователей о поступлении заявки, изменении статуса выполнения и завершении обработки не только с помощью писем на электронную почту, но и в «колокольчике» уведомлений на портале, с помощью SMS-сообщений и уведомлений через телеграм-бота.

Маршруты согласования реализованы на внутренних бизнес-процессах корпоративного портала — процесс подписания и согласования полностью проходит в одной системе как для сотрудника, так и для руководителя, который может быстро согласовать заявление, отправить его на доработку или отклонить. О необходимости подписать документ сотрудники и руководители узнают благодаря уведомлениям в «колокольчике» на портале.

В зависимости от типа заявки для подписания используются:

• ПЭП (только нажатие кнопки на портале)

• УНЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен ввести код из SMS)

• УКЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен подписать документ через КриптоПро с помощью сертификата)

На основании заявления в 1С:ЗУП автоматически создаётся документ (например, на отсутствие) — кадровому специалисту не приходится повторно вносить данные, вся информация доступна в карточке документа.

На данный момент на корпоративном портале внедрены и автоматизированы ключевые бизнес-процессы — в рамках этапа MVP3 команда дорабатывает ранее реализованный функционал.

Что входит в MVP3:

• Обращения в юридический отдел

• Сервис «Заявки на подбор персонала»: согласование оффера и доработка интеграции в части публикации вакансий

• Развитие КЭДО

Также в будущем планируется решить на портале задачу по автоматизации учёта рабочего времени.

На данный момент на корпоративном портале внедрены и автоматизированы ключевые бизнес-процессы — в рамках этапа MVP3 команда дорабатывает ранее реализованный функционал.

Что входит в MVP3:

• Обращения в юридический отдел

• Сервис «Заявки на подбор персонала»: согласование оффера и доработка интеграции в части публикации вакансий

• Развитие КЭДО

Также в будущем планируется решить на портале задачу по автоматизации учёта рабочего времени.

В ноябре 2024 г. заказчик провёл внутренний опрос пользователей корпоративного портала — это позволило выяснить, какие сервисы сотрудники оценивают наиболее высоко, что им нравится или не нравится на портале. В опросе была предусмотрена возможность поделиться идеей для улучшения — обратная связь от сотрудников помогает заказчику придерживаться user-friendly подхода при развитии портала.

По итогам опроса:

✅ 96% респондентов готовы рекомендовать портал;

✅ Средняя оценка сервисов на портале — 4,24 балла из 5.

✅ Самые высоко оцененные сервисы: Справочник сотрудников (4,58 баллов из 5) и КЭДО (4,32).

Вот что писали сотрудники в своих отзывах:

• Прекрасная идея, хороший продукт, когда реализуются все проекты, будет быстро, удобно, функционально.

• Мое мнение, что выполнено все на 100%.

• Хотелось бы знать больше новостей именно на том заводе, где непосредственно работаем. Как говорится, мелочи, а приятно быть в курсе всего, что происходит именно там, где я тружусь!

• Трудности были на начальном этапе. Преодолел с помощью специалистов. Всё пояснили, сейчас очень удобно работать.

• Абсолютно понятный интерфейс, хорошее время отзыва при запросе, комфортный дизайн.

1. Проводили онлайн-встречи с руководителями производственных площадок.

2. Отправляли информационные email-рассылки по корпоративным адресам.

3. Заручились помощью специалистов КДП: вместе с доступами они выдавали сотрудникам листовки с описанием ключевых возможностей портала и при необходимости обучали пользоваться инфокиосками.

4. Разместили анонсы на информационных досках на производственных площадках.

5. В планах: внедрить конкурсы и геймификацию для вовлечения сотрудников.

1. Разработали единое пространство для удобной работы и взаимодействия сотрудников. Для всех 3000+ сотрудников ГК «Благо» теперь доступен корпоративный информационно-сервисный ресурс, который обеспечивает оперативный обмен информацией и доступ к корпоративным сервисам.

2. Ускорили операционную деятельность. С помощью портала удалось оцифровать работу с корпоративными сервисами и заявками в кадровую службу — это помогло устранить внутренние информационные барьеры и сократить потери рабочего времени сотрудников на непрофильные задачи.

3. Оптимизировали документооборот. Благодаря внедрению КЭДО и интеграциям с внешними системами кадровые вопросы решаются с помощью заявок на портале в пару кликов.

4. Увеличили эффективность работы и вовлеченность сотрудников. Внедрение портала позволило повысить уровень информационной открытости, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.

5. Повысили доступность корпоративных сервисов. Работники производственных площадок ГК «Благо» по всей России получили удобный доступ к необходимым возможностям портала не только на персональных компьютерах, но и на смартфонах и инфокиосках.

6. Перенесли управление проектами на единую платформу. Теперь все подразделения ведут свои проекты на корпоративном портале — это позволило повысить эффективность кросс-функционального взаимодействия. 

Статистика использования портала:

✅ Более 60% сотрудников уже хотя бы раз воспользовались возможностями портала

✅ Ежедневно на портал заходят 400+ уникальных пользователей

✅ Более 70% сотрудников пользователей портала проводят на портале не менее 10 минут